Generell informasjon om verktøyet

Kort om beregningsverktøy for bemanning

Helsedirektoratet har utarbeidet et verktøy for beregning av et minimumsbehov for bemanning for helsestasjons- og skolehelsetjenesten som kan bli grunnlag for virksomhetsplanlegging. Verktøyet legger opp til at tjenesten selv legger inn tidsbruk på anbefalte oppgaver, og får ut et estimat på hvor mange årsverk, fordelt på relevant personell, som det er behov for. Helsedirektoratet har i tillegg angitt et anbefalt estimat for tidsbruk på oppgavene som det har vært mulig og hensiktsmessig å estimere tidsbruk på nasjonalt.

Verktøyet kan brukes på kommunenivå eller for hver enkelt helsestasjon og tar utgangspunkt i oppgavene som helsestasjons- og skolehelsetjenesten er pålagt gjennom lov eller forskrift (forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten), samt det som anbefales i Nasjonal faglig retningslinje for helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom. Og for jordmortjenesten Nasjonal faglige retningslinjer for svangerskap- og  barselomsorg

Foreløpig er det kun ferdigutviklet et beregningsverktøy for deltjenesten helsestasjon 0 til 5 år. Helsedirektoratet arbeider videre med tilsvarende verktøy for de andre delene av helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Det forventes at jordmortjenesten og skolehelsetjenesten i grunnskolen vil kunne være nest ute i løpet av 2021.

Dersom du synes bakgrunnsdokumentet er uklart, eller beregningsverktøyet ikke fungerer som det skal, håper vi at du vil sende en tilbakemelding til: Kristine.Hartvedt@helsedir.no

Formål

Formålet med beregningsverktøyet er å:

  • bidra til planlegging av virksomheten i tjenesten;
  • synliggjøre oppgavene som er pålagt gjennom lov eller forskrift, eller som anbefales i de nasjonal faglige retningslinjene som gjelder for tjenesten, og;
  • skape større bevissthet rundt hva tjenesten bruker tiden sin på.

Kommunens befolkningssammensetning, geografiske forskjeller og organisering av helsestasjons- og skolehelsetjenestetilbudet vil påvirke bemanningsbehov i den enkelte deltjeneste. Verktøyet er tenkt til å kunne ivareta hver enkelt kommunes særskilte behov og ulike nasjonale situasjoner som påvirker tjenesten. Eksempler er  koronapandemi og sammenslåing av kommuner som har berørt mange kommuner på ulik måte.

Hensikten med bakgrunnsdokumentet er å gi veiledning i hvilke type oppgaver som inngår i verktøyet, gi tips til hvordan man kan beregne tidsbruk, samt gi innsikt i de vurderingene som har ligget til grunn for Helsedirektoratets tidsestimeringer. Kapittelinndelingen i bakgrunnsdokumentet gjenspeiler inndelingen i verktøyet.

Metode

Innsiktsarbeid

Verktøyet er utviklet i samarbeid med relevante fagpersoner i tjenesten. Det er gjennomført innspillsmøte med ledere/fagledere og relevante fagpersoner i de ulike deltjenester,  både fra  små og store kommuner, og fra ulike deler av landet. I tillegg er det gjennomført samtaler med relevante forbund og foreninger. På bakgrunn av innspill og testing er verktøyet og bakgrunnsnotatet videreutviklet og tilpasset tjenestens behov.

Metode for tidsestimering

Beregningsverktøyet tar utgangspunkt  å oppdatere tidsberegningene i IS-1798 Utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten, de nye nasjonal faglige retningslinjer og ved innspillsmøter med ansatte i tjenesten. For flere oppgavekategorier i verktøyet, har Helsedirektoratet angitt en anbefaling om hvor mye tid som bør settes av til den aktuelle oppgaven. Når det gjelder helsesestasjons- og skolehelsetjenesten er det tatt utgangspunkt i  tidsestimeringene i utviklingsstrategien, som er oppdatert og justert i tråd med retningslinjen og innspillene fra feltet. Det er også lagt til tidsestimat  for svangerskaps- og barselsomsorgen, i tråd med retningslinjer, innspill og beregninger som er gjort i verktøyet for helsestasjon 0-5 år.

Helsedirektoratet har angitt et anbefalt tidsestimat for de oppgavene som det har vært mulig og hensiktsmessig å estimere tidsbruk på nasjonalt. Estimatene er basert på hva Helsedirektoratet mener er nødvendig for å utføre oppgavene tjenesten er pålagt gjennom lovverket, samt de anbefalte oppgavene i nasjonale faglig retningslinjer for helsestasjons- skolehelsetjenesten, helsestasjon for ungdom og svangerskap- og barselomsorg  på en god og forsvarlig måte. Den enkelte deltjeneste må likevel vurdere hvordan oppgavene ivaretas best hos seg, og legge inn tidsestimat som gjenspeiler kommunens befolkningssammensetning og geografiske forskjeller best mulig.

Beregningene av tidsbruk på de ulike typene oppgaver må baseres på gjennomsnittsberegninger, og det er ikke meningen at verktøyet skal gjenspeile den enkeltes arbeidshverdag. Leder kan i samarbeid med de ansatte vurdere å dokumentere all tidsbruk på enkelte oppgaver over en periode, for å få mest mulig riktige tall. I den sammenheng kan det være lurt å beskrive hvilke oppgaver som ikke blir gjort, og hvor mye tid det trengs for å ivareta disse oppgavene. Man bør videre undersøke hvilke muligheter man har for å trekke ut data fra journalsystemene sine, og vurdere hvorvidt man dokumenterer på en måte som gjør det mulig å trekke ut ønsket statistikk.

Metode for beregning av bemanningsbehov

Helsepersonell: Tidsestimatene som legges inn i verktøyet omregnes til  antall årsverk fordelt på ulike type helsepersonell. Det er lagt til grunn at ett årsverk med arbeidsuker på 37,5 timer (jordmor, helsesykepleier eller lege på fulltid) utgjør 1688 timer totalt, og for fysioterapeut på fulltid 1620 timer for arbeidsuker på 36 timer. Denne beregningen er basert på tall fra SSB og tar høyde for ferie og helligdager.

Merkantilt personell: Det er lagt inn i verktøyet at hvert årsverk for jordmor, helsesykepleier, lege eller fysioterapeut skaper et behov for en 20 prosent stilling med merkantilt personell. Dette er i tråd med beregninger i Utviklingsstrategien fra 2010 og ulike innspill fra feltet. Innsiktsarbeid viser at kommunene har utfordringer med å rekruttere  fagpersoner til helsestasjon- og skolehelsetjenesten. Merkantilt personell vil kunne bidra til at fagpersoner i tjenesten i størst mulig grad kan bruke tiden sin på oppgaver direkte knyttet til planlegging og oppfølging av barn, unge og gravide.

Det finnes mange relevante oppgaver for merkantilt personell, slik som å bemanne resepsjonen, brukerstøtte for IKT, oppfølging av journalsystem og elektronisk kommunikasjon, økonomioppgaver mm. Disse oppgavene gjøres gjerne av en autorisert helsesekretær eller kontorfaglig personell.

Begrensninger i verktøyet

Anbefalt bemanningsbehov som Helsedirektoratet legger til grunn er absolutt et minimum for å kunne følge nasjonale anbefalinger, og det er flere faktorer som kan forårsake at det reelle behovet for bemanning vil være høyere enn det summen i verktøyet tilsier.

Følgende elementer er IKKE tatt høyde for i beregningene og må tidsestimeres utenfor verktøyet for å gi et mer komplett bilde av bemanningsbehovet:

  • Pauser
  • Sykdom
  • Leder/faglederstillinger
  • Ledelsesoppgaver
  • Oppgaver utover det som er pålagt i lov og forskrift eller anbefalt i retningslinjen (for eksempel smittevernoppgaver, oppgaver knyttet til asyl- og flyktninghelse eller særskilte prosjekter eller  utprøvinger, mm.

Først publisert: 14.01.2021