1. Fellesdel: Ledelse, styring og brukermedvirkning

Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten, har ansvaret for at kravene til styringssystemet blir oppfylt.

• Kommunen har det overordnede ansvaret for helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom, og har plikt til å planlegge, gjennomføre og korrigere virksomheten, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd.[5] Ansvaret ligger hos øverste leder i kommunen, i siste instans hos kommunestyret.
• Leder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten i kommunen har i de fleste tilfeller fått ansvaret delegert, og er ansvarlig for at tjenesten oppfyller kravene til styringssystemet.
• Selv om ansvaret er delegert, er kommunens øverste ledelse ansvarlig for at helsestasjons- og skolehelsetjenesten oppfyller kravene til styringssystemet.

Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6, § 7, § 8 og § 9 beskriver nærmere hva innholdet i styringssystemet skal være.

For å kunne yte faglig forsvarlige tjenester, skal virksomheten ha et styringssystem som blant annet skal:

• Sikre god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling mellom de ansatte.
• Sørge for at de ansatte har riktig og tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene sine. Ledelsen skal sikre at de ansatte har tilgang til og oversikt over de lover, forskrifter, retningslinjer og veiledere som er aktuelle for tjenesten. Se mer i anbefalingen Kompetanse.
• Sikre at avvik fra faglig forsvarlighet og avvik fra andre krav som tjenesten setter til seg selv blir registrert og håndtert, og at det blir satt i gang tiltak for å rette opp feil og tiltak for å forebygge sårbare områder i tjenesten.
• Sørge for at erfaringer fra de ansatte og erfaringer fra brukerne brukes aktivt for å forbedre virksomheten.

Mer informasjon om internkontroll

• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (lovdata.no)
• Helsedirektoratets veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Statens helsetilsyn: Styre for å styrke. Rapport fra helsestasjonsvirksomheten
• Statens helsetilsyn: Helsestasjonen - Hjelp i rett tid? Oppsummering av landsomfattende tilsyn med helsestasjoner 2013.

Ledelsen skal sørge for at alle de ansatte kjenner til:

• hva som er deres arbeidsoppgaver
• omfanget av eget ansvar og omfanget av tjenestens ansvarsområde
• hva som er andre samarbeidspartneres ansvarsområder, se kapittel Fellesdel: Samhandling og samarbeid
• virksomhetens mål
• hvem som har myndighet til å ta faglige og administrative beslutninger

For å oppfylle kravene i forskriften, bør ledelsen i helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom blant annet sørge for at:

• det er gjort interne avklaringer om hvilke oppgaver helsesykepleier har ansvar for og hvilke oppgaver legen har ansvar for og hvordan de skal samarbeide, se anbefalingen Samarbeid mellom helsesykepleier og lege.
• det blir gitt mest mulig lik informasjon om de ulike helseopplysningstemaene som står oppført i helsestasjonsprogrammet og tema i skolestartundersøkelsen på 1. trinn og helsesamtalen på 8. trinn, se anbefalingene Helsestasjonsprogrammet og Tema i skolestartundersøkelse og helsesamtale på 8. trinn.
• det blir laget rutinebeskrivelser for hvem som skal henvise til andre instanser.
• det blir etablert oversikt over de områdene i helsestasjon- og skolehelsetjenesten hvor det er fare for svikt eller at virksomheten ikke oppfyller krav fra myndigheter.

Ledelsen skal kjenne til og sikre at relevante lov- og forskrifter, samt relevante retningslinjer og veiledere er tilgjengelig for de ansatte, jf. forskriften § 7.[4]

For mer informasjon om ansvars- og oppgavefordeling, se Helsedirektoratets veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Se også anbefalingen Kompetanse.

Ledelsen skal sikre at:

• De ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter til å kunne utføre sine oppgaver.
• De ansatte har tilstrekkelig kunnskap om virksomhetens internkontroll til at de kan bidra til å korrigere virksomheten dersom det er nødvendig.
• Det er en sammenheng mellom nødvendig kompetanse, tjenestegjennomføring og avvikshåndtering, slik at faren for svikt i tjenesten reduseres.
• Det gjennomføres en kontinuerlig vurdering av behov for kompetanse, nå og i fremtiden.

Bemanningen i tjenestene skal bestå av:

• helsesykepleier
• lege

I tillegg bør tjenestene ha:

• fysioterapeut

Tjenestene kan også ha:

• psykolog
• ergoterapeut
• andre yrkesgrupper med pedagogisk, sosialfaglig, tverrfaglig eller tverrkulturell kompetanse

Bemanningen må alltid vurderes ut fra hva som kreves av kompetanse for å drive en forsvarlig tjeneste.

Jordmor skal være tilknyttet helsestasjonen i forbindelse med svangerskapsomsorgen og barselomsorgen, se Nasjonal faglig retningslinje for svangerskapsomsorgen og Nasjonal faglig retningslinje for barselomsorgen. Jordmors kompetanse kan også være sentral i helsestasjon 0-5 år, særlig for barn 0-6 uker, og i helsestasjon for ungdom.

Samarbeid

De ansatte i helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom må samarbeide for å sikre et godt og forsvarlig tilbud i tjenestene.

I mange tilfeller vil det i tillegg være nødvendig for tjenesten å trekke inn annen kompetanse enn bemanningen. Tjenesten skal ha rutiner for, og legge til rette for, nødvendig samarbeid med blant annet relevante kommunale tjenester, herunder fastlegene og tannhelsetjenesten, jf. forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 4.[5]

Se anbefalinger i kapittelet Fellesdel: Samhandling og samarbeid.

Hvordan sikre at tjenesten har tilstrekkelig kompetanse?

Det er kommunens ansvar og plikt å sikre at det blir ansatt kompetent personell til å utføre oppgavene i tjenesten.

For å kunne sikre at tjenesten har tilstrekkelig kompetanse bør ledelsen:

• kartlegge kompetansebehov med utgangspunkt i tjenestens oppgaver og det lokale utfordringsbildet
• tydeliggjøre ressursbehov gjennom opplæringsplaner og personalbudsjett
• opprette og vedlikeholde en strategisk kompetanseplan

Ledelsen bør tilstrebe å ha et helhetlig system for å gjennomføre risiko og sårbarhetsanalyser. Systemet bør vise grunnlag for og konsekvenser av eventuelle endringer i virksomheten når nye oppgaver innføres.

Eksempler på risikoområder er:

• mangelfull oppfølging etter at det er avdekket risiko for skjevutvikling hos barnet
• at ressurser ikke strekker til for å gjennomføre anbefalte helsekonsultasjoner til fastsatt tid eller at andre arbeidsoppgaver må utsettes
• at avvik ikke meldes
• at det ikke er gjort interne avklaringer om hvilke arbeidsoppgaver de ulike personellgruppene har ansvar for

Ledelsen må være kjent med sårbare områder og uønskede hendelser i virksomheten. For å sikre slik kjennskap, må det etableres rutiner for systematisk overvåking og gjennomgang av styringssystemet for å sikre at dette fungerer og faktisk bidrar til kontinuerlig forbedring av tjenesten.

Eksempler på virkemidler for systematisk overvåkning er:

• Et fungerende avvikssystem, som innebærer at det i tilstrekkelig grad rapporteres om svikt og uønskede hendelser. For eksempel hvis helsesykepleier ikke greier å tilby hjemmebesøk innen gitt frist, eller hvis tiden ikke strekker til for å gjennomføre seksualopplysning i skolen, er det å anse som avvik fra anbefalt innhold i tjenesten. Slike avvik skal meldes og registreres.
• Regelmessig intern rapportering på avvik fra planer.
• Interne revisjoner.

Nærmere om brukermedvirkning og kvalitetsforbedring

Brukermedvirkning kan bedre kvaliteten på tjenestene ved at brukerne får reell innflytelse på valg og utforming av tjenestetilbudet. Brukermedvirkning er en lovfestet rett for brukerne og en plikt for tjenestene. Ledelsen skal gjøre bruk av erfaringer fra pasienter, brukere og pårørende til planlegging, utvikling og forbedring av virksomheten, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6 til 9 og helse- og omsorgstjenesteloven § 3-10 annet ledd.

Brukermedvirkning kan eksempelvis sikres gjennom

• brukerutvalg
• bruker- og pårørendegrupper
• systematisering av tilbakemeldinger og innholdet i klager

For at retten til medvirkning skal bli reell, er det avgjørende at brukeren får tilstrekkelig og tilpasset informasjon. Det er viktig at vedkommende så langt som mulig får kjennskap til innholdet i tjenesten og sine rettigheter. Tjenesteyter skal sørge for god dialog med brukeren, slik at han/hun opplever trygghet, forståelse og likeverd.

Se mer om brukermedvirkning i anbefalingen Brukermedvirkning.

For å sørge for et lett tilgjengelig lavterskeltilbud, skal tjenestene sørge for:

• Åpningstider som er tilpasset målgruppen og formålet med tjenesten.
• At tjenestene er gratis.
• Universell utforming for blant annet barnevogn og rullestol.
• Riktig kompetanse hos de ansatte.
• At barn, ungdom og foreldre kan ta kontakt uten avtale eller henvisning, ved oppmøte (drop-in), via telefon/SMS og/ eller via andre digitale løsninger

Informasjon

Tjenesten bør aktivt informere om tjenestetilbudet via kanaler som er lett tilgjengelig for barn, ungdom og foreldre, for eksempel via sosiale medier som Facebook.

På tjenestenes hjemmesider bør det ligge informasjon om tjenestens tilbud, tilgjengelighet og hvilke fagpersoner som jobber i tjenesten samt at de som jobber der har taushetsplikt. Det bør vurderes om informasjon også bør oversettes til andre språk.

Tjenesten bør involvere brukerne for å sikre at informasjon om tjenestene finnes på de arenaer der barn, ungdom og foreldre oppholder seg. Se anbefalingen Brukermedvirkning.

I møte med den enkelte skal tjenesten informere om taushetsplikten og hvilke begrensninger som gjelder. Etter samtaler og konsultasjoner som krever oppfølging, skal tjenesten informere brukerne om hvem de tar kontakt med og involvere brukerne i hvordan det skal foregå, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 og § 3-2.[9]

Beliggenhet/lokalisering

For å sikre tilgjengelighet, bør beliggenheten for tjenesten være hensiktsmessig for brukerne. Dette gjelder alle deltjenestene.

Viktige forutsetninger for tilgjengelighet er blant annet:

• nærhet til kollektivtransport
• parkeringsmuligheter

Et hovedpoeng med skolehelsetjenesten er at den befinner seg der barn og unge er, på skolen, og fungerer som en drop-in tjeneste.[11] For skoleelever er det viktig at ansatte i skolehelsetjenesten er tilgjengelige på skolen. Elevene må vite når, hvor og hvordan de kan komme i kontakt med skolehelsetjenesten.

Gjennom å være til stede i skolemiljøet vil skolehelsetjenesten sikre at elever får mulighet til å ta kontakt med tjenesten, ivareta det tverrfaglige samarbeidet og det miljørettede arbeidet i skolen.

For ungdom er det viktig å ha et sted å henvende seg med sine små og store problemer uten å måtte bestille time eller å involvere foreldre. Ungdom er gjerne spontane og det betyr at de ved behov for hjelp ønsker at det skal skje der og da.

Helsestasjon for ungdom bør lokaliseres på steder det er enkelt for unge å oppsøke, og åpningstidene bør være tilpasset ungdommenes behov. Det følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 nr. 1 bokstav a at kommunen skal tilby helsetjeneste i skolen, men det er viktig at også ungdom som av ulike årsaker ikke går på skolen har en lett tilgjengelig tjeneste å henvende seg til. Helsestasjon for ungdom skal være et supplement til og ikke en erstatning for skolehelsetjenesten. Helsestasjon for ungdom skal oppleves relevant for alle uavhengig av etnisitet, funksjonshemming, seksuell minoritetsstatus mv.

Bruk av sosiale medier

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom kan benytte sosiale medier for å komme i kontakt med barn, unge og deres familier. Helsedirektoratet har utarbeidet råd ved bruk av sosiale medier i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Tjenestene skal involvere barnet i samtalen ut fra barnets alder, modenhet og uttrykksform. I forbindelse med medvirkning hos de minste barna, bør tjenestene være bevisste på disse barnas uttrykksform for å kunne sørge for at de blir ivaretatt ved konsultasjoner.

Viktige avklaringer i medvirkningsprosessen bør være:

• Hva skal det medvirkes i?
• Hvem skal vi spørre?
• Hvem skal spørre?
• Hvor og hvordan skal medvirkningen gjennomføres?[15]

Brukermedvirkning på individnivå

Brukermedvirkning på individnivå ivaretas i konsultasjonene og i tjenestens øvrige møter med barn, ungdom og deres foreldre, for eksempel ved drop-inn besøk, når tjenesten deltar i undervisning eller i gruppesamtaler.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal sikre at barn, ungdom og deres foreldre opplever å bli lyttet til og hørt. Tjenestene skal legge til rette for at barn og ungdoms medvirkning blir reell. Tjenestene bør gjennomføre brukerundersøkelser regelmessig.

Brukermedvirkning på individnivå må tilpasses den enkeltes behov, se anbefalingen Tilpasset tilbud.

Barneombudets nettsider inneholder informasjon tilpasset barn om deres rett til å si sin mening og bli hørt.

Barn og ungdoms ønsker for reell brukermedvirkning

Brukermedvirkning må baseres på trygghet og tillitt og de må informeres om: 

• hva som blir skrevet i deres journal og hvem som har tilgang til denne
• hvis andre samarbeidspartnere kontaktes
• at de får delta på møter som omhandler dem selv, når møtet skal være, deltakere og agenda 
• om at de kan ta med en person de er trygge på 
• taushetsplikt og meldeplikt med ord de kan forstå. 

Brukermedvirkning på systemnivå

Brukermedvirkning på systemnivå kan ivaretas ved å bruke fora som for eksempel:

• ungdommenes kommunestyre
• barne- og ungdomsråd
• elevråd
• kontaktutvalg
• sametingets ungdomspolitiske utvalg (SUPU)
• brukerråd
• foreldreutvalg i skole og barnehage

Når barn og ungdom skal medvirke på systemnivå, bør tjenesten tenke over hvem som er representative og kan uttale seg på vegne av en hel gruppe.

Brukerorganisasjoner som for eksempel Voksne for barn og Redd Barna kan være viktige samarbeidsparter for å fremskaffe barns stemme og kan være et viktig bindeledd mellom enkelte brukere/grupper og fagmiljøene. De er opptatt av å formidle unge brukeres budskap. Se også Teoretiske perspektiver på ungdoms medvirkning (regjeringen.no).[16]

Barneombudet jobber mye med å høre barn og formidle barn og unges synspunkter. Se Barneombudets nettside om hvordan de bruker barn og unge som eksperter.

Barneombudet har også utviklet en eksperthåndbok som gir en kort innføring i hvordan holde ekspertmøter og opprette ekspertgrupper.

Brukere med ulik språk- eller kulturbakgrunn

Det er et ledelsesansvar å sikre riktig og tilstrekkelig kompetanse i tjenestene i tråd med den demografiske utviklingen, se anbefalingen Kompetanse.

Tjenestene må tilrettelegges slik at samisk språk og kulturell bakgrunn ivaretas og at det ytes forsvarlige tjenester, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-10 fjerde ledd og lov om Sametinget og andre samiske rettsforhold § 3-5.[17]

Tilbudet i helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom må være kultursensitivt og legges til rette for barn, ungdommer og familier med innvandrerbakgrunn. 

Barn, ungdom og foreldre har rett på informasjon om sin helsetilstand og om helsehjelpen som skal gis, og informasjonen skal være tilpasset mottakerens individuelle forutsetninger, som alder, modenhet, erfaring og kultur- og språkbakgrunn, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2 og § 3-5.[9]

Helsepersonellet i tjenestene skal sørge for at kvalifisert tolk brukes ved behov, jf. helsepersonelloven § 10.[14] Ved bruk av tolk, kan det være behov for å utvide konsultasjonstiden. Se mer i Helsedirektoratets veileder God kommunikasjon via tolk.

Brukere med særlige behov

Tjenestene bør ha et tilpasset tilbud for ulike grupper av barn og ungdom med særlige behov. Dette gjelder for eksempel barn og ungdom med:

• funksjonsnedsettelser
• kronisk sykdom
• psykososiale utfordringer

Tjenestene bør sette av tilstrekkelig tid til konsultasjoner og oppfølgning av barn og unge med særlige behov.

Tjenestene skal samarbeide med relevante aktører for å ivareta behovene til disse barna/ungdommene på best mulig måte, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-4 og forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 4.[7] [5] Se også kapittelet Fellesdel: Samhandling og samarbeid.