Helfo er Helsedirektoratets ytre etat. Helfo arbeider for at pasienter skal få oppfylt sine helserettigheter, og at behandlere, leverandører og tjenesteytere får økonomisk oppgjør i henhold til folketrygdlovens kapittel 5.
Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for behandling av opplysninger som gjøres i forbindelse med stønad for nødvendige utgifter til helsetjenester etter folketrygdlovens kapittel 5. Behandlingsansvaret fremgår av folketrygdloven § 21-11a, syvende ledd. Helsedirektoratet har delegert oppgaven til Helfo ved fullmakt og tildelingsbrev. Det er avdelingsdirektør i avdeling Helserefusjoner som har det daglige behandlingsansvaret.
De enkelte personopplysningene som behandles i de ulike løsningene som knytter seg til økonomisk oppgjør av helsetjenester er begrenset til formålet de er innhentet for. Helfo forvalter følgende ordninger:
Automatisk saksbehandling i Helfo
Sakene som behandles automatisk, behandles på grunnlag av gjeldende regelverk og de personopplysningene vi har om deg. Med personopplysninger menes enhver opplysning som kan identifisere deg som person. Helfo behandler bare saker automatisk i følgende tilfeller:
- Du har gitt samtykke til at saken din kan behandles automatisk. For eksempel Europeisk helsetrygdekort
- Regelverket gir Helfo lov til å behandle saker automatisk. For eksempel automatisk frikort
- Det kommer rettighetsinformasjon fra et annet EØS-land som Helfo skal informere deg om. For eksempel for familiemedlemmer til norske arbeidstakere bosatt i et annet EØS-land.
Når en sak behandles automatisk, kan informasjonen komme fra Helfos egne registre. For eksempel vil informasjon som du fyller ut når du sender en søknad elektronisk til Helfo, bli lagret. Informasjonen kan også komme fra offentlige registre, som for eksempel folkeregisteret.
Fristbruddportalen
Fristbruddportalen brukes blant annet til å holde oversikt over om spesialisthelsetjenesten er i stand til å overholde fristen for når helsehjelp senest skal gis.
Du som har fått en frist for helsehjelp og ikke har mottatt helsehjelpen innen denne fristen blir registrert her med blant annet personopplysninger (navn, adresse, navn på henviser, behandlings- og helseopplysninger, kode for diagnose mm). Opplysningene er nødvendige for å sjekke om fristen kan overholdes, og for å kontakte pasienten om alternativt behandlingssted dersom det første behandlingsstedet ikke kan tilby helsehjelp innen fastsatt frist.
Helfo er behandlingsansvarlig for helse- og personopplysningene i Fristbruddportalen, og Norsk Helsenett (NHN) er databehandler. Det er kun ansatte i Helfo som trenger opplysningene for å finne et alternativt behandlingstilbud til deg, som har tilgang til opplysningene.
Fyll ut og send inn følgende skjema: Innsyn i personopplysninger i fristbrudd (PDF) for å få tilgang til alle opplysningene nevnt under Fristbrudd. De vil bli sendt rekommandert til din folkeregistrerte adresse.
Dersom du har spørsmål kan du ta kontakt med Helfo på pasientformidling@helfo.no.
Stønad til helsetjenester etter folketrygdloven kapittel 5
Den som mottar helsetjenesten sender selv personopplysninger om seg selv som er nødvendige for saksbehandling om økonomisk oppgjør etter helsetjenester. Innenfor enkelte av stønadsområdene på helserefusjonsområdet sender behandlere inn opplysningene på vegne av pasienten.
Søknad om refusjon sendes i hovedsak inn elektronisk. Helfo registrerer og oppbevarer innsendte opplysninger som er nødvendige for å avgjøre om vilkårene for rettigheten er oppfylt. Dette oppbevares elektronisk som nødvendig dokumentasjon for senere revisjon og oppfølging.
Når et refusjonskrav er behandlet i Helfo vil det bli sendt ut et utbetalingsvedtak.
Vedtaket gir opplysninger om hva for eksempel apoteket eller bandasjisten har fått utbetalt i refusjon fra Helfo, og hvilken konto pengene har gått inn på.
For mer informasjon om stønad til helsetjenester etter folketrygdloven kapittel 5, innsending av refusjonskrav og utbetaling av oppgjør se helfo.no
Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for behandlingen av opplysningene, Helfo forvalter ordningen. NAV og Norsk Helsenett (NHN) er databehandlere.
Blåreseptløsningen
Du som innbygger kan få individuell stønad til legemidler og næringsmidler på blå resept eller ved yrkesskade.
Legen bruker tjenesten Blåreseptsøknad for å søke om stønad på vegne av deg. For å hindre unødvendige søknader får legen informasjon hvis du har vedtak om stønad fra før. I de tilfellene legen fyller ut en søknad, oppgir hen navnet ditt, navn på legemiddel, diagnose og en vurdering av ditt behov. Søknaden kan behandles automatisk innenfor rammene gitt i folketrygdloven § 21-11 a andre ledd.
I den elektroniske vedtaksspørretjenesten Blåreseptvedtak kan apotek, bandasjist og klinisk ernæringsfysiolog, etter samtykke fra deg, få vite om du har et gyldig vedtak når du skal hente ut et legemiddel eller næringsmiddel. Oppslag i vedtaksspørretjenesten logges slik at du kan få innsyn i hvem som har gjort oppslag, og hvilken informasjon de har sett.
Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for helse- og personopplysningene i de to tjenestene som utgjør blåreseptløsningen. Det er bare helseaktører med tjenstlig behov som kan se opplysningene om deg. Legen kan bare se opplysninger som er knyttet til den konkrete søknaden, og apoteket og bandasjisten vil bare se vedtak på det legemidlet eller næringsmidlet du ønsker å hente ut. Personopplysningene slettes når formålet er opphørt eller Helsedirektoratet ikke lenger har en lovpålagt oppbevaringsplikt.
Frikortordningen/egenandelsregisteret
Frikortordningen er en automatisert behandling av opplysninger om alle innbyggere over 16 år som har betalt en eller flere egenandeler. Ordningen mottar informasjon om oppgjør fra behandlende helsepersonell, apotek/bandasjist og Pasientreiser, og behandlingen fører frem til vedtak om frikort og eventuell refusjon av egenandeler over egenandelstaket.
Personopplysninger som behandles i løsningen er pasientens navn, fødselsnummer/sikker identifikasjon, adresse, bostedskommune, tjenesteyters navn og praksistype, tjenestetidspunkt, vedtaksdato, egenandelsbeløp, ID-nummer, kontaktinformasjon, kontonummer, egenandelsbeløp og eventuell status som minstepensjonist. Det behandles også opplysninger om det enkelte helsepersonellet og virksomheten der de jobber. Ut fra de samlede opplysningene vil det fremgå indirekte informasjon om hvilken type helsehjelp pasienten har mottatt.
Ordningen er hjemlet i egenandelsregisterforskriften § 1, og behandlingen av opplysningene følger denne forskriften. Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for behandlingen av opplysningene, Helfo forvalter ordningen, og NAV er databehandler for løsningen.
Helserettigheter i andre EØS-land
Innbygger kan søke om helserettigheter eller stønad til helsetjenester, jf. Trygdeforordning (EF) nr. 883/2004. Dette gjelder europeisk helsetrygdkort eller andre rettighetsdokumenter. Ordningene krever at innbygger selv, eller person med fullmakt, sender søknad. Behandling av søknad kan etter samtykke behandles automatisk.
Behandlingen fører frem til vedtak og eventuell overføring av informasjon om vedtak, enten til trygdemyndigheter i annet EØS-land, eller til kortleverandør som utleverer europeisk helsetrygdkort.
Helsedirektoratet behandler også personopplysninger i forbindelse med økonomiske oppgjør mellom EØS-land på bakgrunn av Europeisk helsetrygdkort eller andre rettighetsdokumenter.
Personopplysninger som behandles for å kunne ivareta dine rettigheter til helsehjelp er borgers navn, fødselsnummer, adresse, statsborgerskap, familierelasjoner, personstatus i folkeregisteret, opplysninger fra medlemskapsregisteret i NAV og opplysninger fra arbeidstakerregisteret. Dersom personen har mottatt en helsetjeneste behandles også opplysninger om kategori av helsetjeneste og behandlingsperiode.
Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 (1) e. Ordningen er hjemlet i Trygdeforordning (EF) nr. 883/2004 (Grunnforordningen) og (EF) nr. 987/2009 (Gjennomføringsforordningen), Folketrygdloven §§ 21-2, 21-4, 21-4a og Statens økonomireglement. Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for behandlingen av opplysningene, Helfo forvalter ordningen, og kortleverandør er databehandler for løsningen.
For å ivareta dine rettigheter til helsehjelp må personopplysninger i enkelte tilfeller deles0 med andre EØS-land. Dersom personopplysninger utleveres til trygdemyndigheter i andre EØS-land, vil trygdemyndigheten som mottar opplysningen være selvstendig dataansvarlig for behandling av opplysningene.
Opplysninger om vedtak anses som grunnlag for utbetaling og vil bli oppbevart i 10 år etter at utbetaling er foretatt iht. økonomireglementets bestemmelser.
Logger over telefonsamtaler med Veiledning helsenorge.no
De som ringer Helfo på Veiledning helsenorge.no blir registrert her med følgende opplysninger:
- telefonnummer (ikke navn eller annen ID)
- overordnet klassifisering av henvendelsen, som f. eks. "Bytte fastlege", "Bestille helsetrygdekort"
- Selve forespørselen blir ikke logget.
Felles kontaktregister (FKR) for Helfo
For å sikre at Helfos fagsystemer baserer seg på riktige kontaktopplysninger om privatpersoner og helseaktører henter Helsedirektoratet inn opplysninger fra Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR) som lagres i en egen kopi, kalt Felles kontaktregister (FKR). Innhentingen av opplysninger skjer med hjemmel i folkeregisterloven § 10-1 og § 10-2. Dette gjør vi for at Helfo kan:
- identifisere personen/aktøren på en sikker måte
- kontakte personen/aktøren på ønsket adresse/kanal
- få oppdatert offentlig informasjon som har betydning for dine rettigheter til å få ulike typer stønader og dokumentasjon
Dette gjelder følgende kategorier personer:
- personer som selv har et aktivt stønadsforhold til Helfo (Helseøkonomiforvaltningen), dvs.
- har søkt om forhåndstilsagn
- har søkt om refusjon av utgifter
- har betalt egenandeler i helsevesenet
- har søkt om dokumentasjon av helserettigheter
- som i egenskap av å være helseaktører sender inn søknad på vegne av innbygger
- som i egenskap av å være helseaktører sender inn krav om oppgjør
- eventuelt andre tilsvarende behov
- personer som ikke selv har et aktivt forhold til Helfo
- pasienter som er grunnlag for refusjonssøknader fra helseaktører
- personer som har handlet på apotek/bandasjist og dermed er grunnlag for refusjonssøknader
- personer som har/skal ha fastlege, eller er reservert mot fastlegeordningen
- som er fastleger
- eventuelt andre tilsvarende behov
Personer som verken har et aktivt eller ikke-aktivt forhold til Helfo inngår ikke i FKR.
Opplysningene behandles med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 (1) e som bestemmer at behandlingen av personopplysninger må være "nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt".
Helfos rettslige forpliktelser som skal ivaretas av behandlingen av personopplysningene følger av:
- folketrygdloven § 21-11a (Saksbehandling m.m. etter kapittel 5 Stønad ved helsetjenester)
- folketrygdloven kapittel 5 (Stønad til helsetjenester)
- folketrygdloven § 21-4 (Innhenting av opplysninger og uttalelser) og § 21-4a (Innhenting av opplysninger fra tredjemann – stedlig kontroll)
- pasientjournalloven § 11 (Systemer for saksbehandling, administrasjon mv. av helsehjelp) med tilhørende forskrifter:
- egenandelsregisterforskriften (FOR-2009-12-18-1639)
- forskrift om utlevering av frikort og refusjon av betalte egenandeler uten at det er satt fram krav (FOR-2009-12-18-1690)
- helse- og omsorgstjenesteloven LOV-2011-06-24-30 § 3-2 og fastlegeforskriften FOR-2012-08-29-843 samt lov 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) § 2-1c fjerde ledd og forskrift om pasient- og brukerrettigheter i fastlegeordningen FOR-2012-08-29-843
- pasient- og brukerrettighetsloven § 2-2 (rett til vurdering) jfr. § 2-1 c
- trygdeforordning (EF) nr. 883/2004 (Grunnforordningen) og (EF) nr. 987/2009 (Gjennomføringsforordningen), jf. folketrygdloven § 1-3, jf. forskrift om inkorporasjon av trygdeforordningene i EØS-avtalen
Opplysningene brukes av Helfo i faglig baserte systemer for å ivareta rettigheter etter denne lovgivningen som befolkningen har til helsetjenester i Norge og i utlandet, og for å administrere fastlegeordningen. Opplysningene fra FKR behandles kun av personell i det enkelte fagsystem basert på tjenstlig behov.
Privatpersoner
Helfo innhenter data om privatpersoner fra folkeregisteret: personidentifikator, navneopplysninger, fødsel/dødsfall, kjønn, kontaktinformasjon (herunder adresser), sivilstand, familierelasjoner, representasjon, vergemål, status om opphold, statsborgerskap, registreringsstatus og historikk. Opplysningene om privatpersoner fra Folkeregisteret endres ikke av Helfo¸ men blir oppdatert automatisk når det skjer endringer i Folkeregisteret.
Helfo henter også telefonnummer, epostadresse og språkvalg fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR). Opplysningene fra KRR endres ikke av Helfo¸ men blir oppdatert automatisk når det skjer endringer i KRR.
I tillegg kan Helfo selv registrere, lagre og oppdatere opplysninger for å kunne utbetale til privatpersoner (kontonummer i Norge og utland). Helfo kan tilsvarende registrere, lagre og oppdatere telefonnummer og epostadresse på personer som ikke har registrert slikt i KRR.
Bankkontonummer og kontaktopplysninger legges inn av den registrerte selv på Helsenorge, som sender opplysningen til FKR. Dette er basert på frivillighet. Den registrerte kan også melde inn behov/ønske om endring av slike data direkte til Helfo, som oppdaterer endringer i FKR.
Den registrerte må selv sende inn oppdateringer og eventuelle feil/mangler i Folkeregisteret. Dette gjøres på skatteetatens nettside. Den registrerte kan ikke melde slike endringsbehov til Helfo.
Helseaktører
Mange privatpersoner er også helsepersonell som har et aktivt forhold til Helfo (helseaktører). Her oppdateres FKR med opplysninger fra Helsepersonellregisteret, FLO (Fastlegeordningen) og Legestillingsregisteret.
Helseaktøren registrerer avtale-/praksisopplysninger, bankkontonummer og kontaktopplysninger på Helseaktørportalen, som sender opplysningene til FKR. Den registrerte kan også melde inn behov/ønske om endring av slike data direkte til Helfo, som oppdaterer endringer i FKR. Helfo registrerer, lagrer og oppdaterer i tillegg selv opplysninger om den enkelte privatpraksis, virksomhet eller helseinstitusjon, herunder kontaktopplysninger.
For å kunne skille opplysninger som er avgjørende i samhandling med helseaktøren fra opplysningene om helseaktøren som privatperson, blir den enkelte tildelt ulik rolle alt etter som hun/han opptrer som helseaktør eller privatperson. Tilsvarende blir det sondret mellom helseaktørens ulike kontaktopplysninger dersom aktøren har flere praksiser, arbeidsforhold og øvrige funksjoner.
Sletting
Personopplysningene i FKR som ligger til grunn for behandling og vedtak i fagsystemene vil ikke bli slettet i personens levetid. Dette for at Helfo skal være sikker på å behandle den samme personen på tvers av fagsystemer og over tid. Opplysningene kan først bli slettet etter at personen Helfo har hatt kontakt med, har vært død i 10 år. Det er begrunnet i et krav i Statens økonomiregelverk om lagring av data til grunn for et vedtak i minst 10 år etter at vedtaket er truffet.