Personopplysninger i saksbehandling
Helsedirektoratet har en rekke oppgaver og oppdrag i spesifisert i oppdragsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet. Som følge av dette behandler vi personopplysninger i ulike saksbehandlingsløsninger og registre. Behandling, lagring og sletting av opplysninger følger forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven. Helsedirektoratet gir ikke innsyn i informasjon som er underlagt lovbestemt taushetsplikt.
Helsedirektoratets arkiv
Henvendelser til Helsedirektoratet vil bli registrert med de opplysningene avsender oppgir. Andre opplysninger som innhentes av Helsedirektoratet for å kunne saksbehandle henvendelsen lagres også. Opplysningene som behandles er som regel avsenders navn og kontaktopplysninger. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til forvaltningsloven og arkivloven.
Helsedirektoratet bruker et arkiv- og saksbehandlersystem som følger offentlige standarder (NOARK) med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Helsedirektoratet er behandlingsansvarlig for opplysningene i saksbehandlingsløsningene, og Norsk helsenett (NHN) er databehandler. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger som f.eks .helseopplysninger.
System for saksbehandling av tilskuddsordninger
På oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet forvalter Helsedirektoratet ulike tilskuddsordninger. Den som søker om tilskudd blir bedt om å søke via Altinn, og registrere informasjon om navn, adresse, telefonnummer og fødselsår i søknadsskjemaet. Søknaden legges inn i Helsedirektoratets saksbehandlingssystem, og registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Norsk helsenett (NHN) er leverandør av drift og vedlikehold av nettstedet. Opplysningene som samles inn, lagres på servere som driftes av NHN.
Det er kun saksbehandlere i Helsedirektoratet som har tilgang til opplysningene som lagres i arkivet.
Bevillingsordning etter alkoholloven og tobakkskadeloven
Helsedirektoratet er tildelt ansvaret for forvaltning av søknader om tilvirkningsbevillinger for alkoholdig drikk etter alkoholloven og forvaltning av søknader om innførsel, utførsel og produksjon av tobakksvarer og utstyr for tobakksproduksjon etter tobakkskadeloven.
Bevillingssystem for alkohol og tobakk (Besta) benyttes for å behandle søknader og senere følge opp aktive bevillinger. Norskregistrerte virksomheter kan søke om bevilling via søknadsskjema i Altinn. Som del av bevillingssøknaden skal søker oppgi alle personer med vesentlig innflytelse på virksomheten, eksempelvis styreleder, daglig leder og personer med større eierandeler i virksomheten. Oversikten over personer med vesentlig innflytelse skal holdes oppdatert så lenge bevillingen er aktiv og bevillingshaver må sende inn en melding dersom det skal gjøres endringer i bevillingen.
Personopplysninger som behandles om søkere er navn, fødselsnummer, adresse og rolle i virksomheten, samt opplysninger som er nødvendige for å vurdere om krav til uklanderlig vandel er oppfylt. Dette inkluderer eksempelvis skatteopplysninger, straffesaksopplysninger og opplysninger om overtredelser av tollovgivningen, alkohollovgivningen og tobakkskadeloven. Opplysningene kommer fra den registrerte selv (innsendt av ansvarlig søker) eller innhentes av skatteetaten, tollmyndighetene, mattilsynet og/eller politiet. Basert på opplysningene foretar Helsedirektoratet en vurdering av hvorvidt vedkommende anses å oppfylle kravet til uklanderlig vandel, som dokumenteres i saksbehandlingssystemet. Behandlingen av opplysninger knyttet til vandel er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 (1) e jf. alkoholloven §§ 6-1 – 6-7 og tobakkskadeloven §§ 8-14 og §§ 16 a-c.
Etter tobakkskadeloven har Helsedirektoratet hjemmel til å utlevere taushetsbelagte opplysninger til norsk politi, tollmyndighetene og skattemyndighetene, og til ansvarlige myndigheter hos partene til protokollen mot ulovlig handel med tobakksvarer og til sekretariatet til tobakkskonvensjonen, jf. tobakkskadeloven § 40 a.
Helsedirektoratet er dataansvarlig for opplysningene. Saksbehandlingssystemet driftes hos vår databehandler, Norsk Helsenett (NHN).