Et GTT-team skal bestå av to sykepleiere og en lege som har gjennomgått godkjent opplæring. Grunnen til at det skal være to sykepleiere er å redusere risiko for subjektivitet og styrke kvaliteten og påliteligheten i vurderingene, samt unngå at uønskede hendelser overses.
- To sykepleiere skal gjennomgå journalene hver for seg, uavhengig av hverandre.
- Legen gjennomgår i utgangspunktet ikke journalene, men verifiserer funnene og svarer på eventuelle spørsmål som sykepleierne måtte ha. Er det uenighet mellom sykepleierne, har legen det siste ordet.
Hver sykepleier skal bruke maksimum 20 minutter på å gjennomgå hvert opphold, uavhengig av hverandre. For en erfaren sykepleier vil majoriteten av oppholdene kunne gjennomgås på mindre tid. Et omfattende opphold vil derimot kunne være krevende å gjennomgå fullstendig på 20 minutter. Det er allikevel viktig at man stopper granskningen etter 20 minutter har gått. Erfaring tilsier at 20 minutter er tilstrekkelig for å finne de fleste skadene.
Ved lange sykehusopphold kan det hende at en skade oversees. Det kan det alltid, men risikoen er større når oppholdet er omfattende. Der det brukes automatisert søk etter triggere, vil det automatiserte søket gjennomgå hele journalen, og sannsynligheten for å overse en skade vil dermed kunne antas å være lavere.