Også når en relasjonskontrakt er etablert med sikte på å muliggjøre langsiktig samarbeid og tilpasninger over tid, finnes det juridiske begrensninger på hvilke endringer som kan gjøres i kontrakten gjennom avtaletiden. I henhold til anskaffelsesforskriftens kapittel 28 kan oppdragsgivere bare gjennomføre visse typer endringer uten å måtte innlede en ny konkurranse. Nedenfor oppsummeres hovedscenariene der endringer er tillatt etter norsk rett.
Endringer etter forutbestemte endringsklausuler (§ 28-1 første ledd bokstav a, jf. § 19-1 annet ledd)
Hvis kontrakten inneholder tydelige endringsklausuler som allerede er spesifisert i anskaffelsesdokumentene – for eksempel opsjoner, prisjusteringsmekanismer, indekseringsklausuler eller retten til å bestille tilleggsfunksjoner – kan endringer gjøres i samsvar med disse.
Vilkår:
- Endringen må være klart og tydelig beskrevet i anskaffelsesdokumentene.
- Det skal fremgå hva som kan endres, i hvilket omfang og under hvilke forhold.
- Endringen kan ikke endre avtalens generelle karakter.
Eksempel: Kommunen har forbeholdt seg retten til å bestille tilleggsmoduler innenfor et bestemt kostnadsrammeverk – disse kan avropes uten nye anskaffelser.
Mindre endringer av begrenset verdi (§ 28-1 første ledd bokstav b)
Hvis endringen er av mindre økonomisk betydning, kan den gjennomføres uten en forhåndsbestemt klausul.
Vilkår:
- Verdien av endringen skal være lavere enn både:
- EØS-terskelverdien
- 10 % av kontraktsverdien (for tjenester og varer) eller 15 % (for byggentrepriser)
- Endringen kan ikke endre kontraktens overordnede karakter.
Eksempel: Kommunen justerer omfanget av utdanningstjenester med et tillegg på NOK 200 000 i en kontrakt verdt NOK 5 millioner.
Nødvendige tilleggsleveranser (§ 28-1 første ledd bokstav c)
Hvis det blir nødvendig med tillegg som ikke inngår i den opprinnelige kontrakten, kan disse gjøres under visse vilkår.
Vilkår:
- Endringen av leverandør er teknisk eller økonomisk ugunstig (for eksempel på grunn av behovet for interoperabilitet).
- En endring vil innebære betydelige kostnader eller praktiske vanskeligheter.
- Prisøkningen må ikke overskride 50 % av den opprinnelige kontraktsverdien.
- Det kan ikke gjøres flere endringer for å omgå reglene.
Eksempel: Kommunen trenger å legge til en ny integrasjon med den nasjonale e-helseplattformen, og bare den eksisterende leverandøren kan gjennomføre dette uten risiko.
Endringer på grunn av uforutsette omstendigheter (§ 28-1 første ledd bokstav d)
Dersom det oppstår endrede omstendigheter som ikke kunne forutses på anskaffelsestidspunktet, kan kontrakten endres.
Vilkår:
- Omstendighetene var uforutsette selv for en aktsom og erfaren oppdragsgiver.
- Endringen kan ikke endre kontraktens overordnede karakter.
- Prisøkningen må ikke overstige 50 % av kontraktsverdien.
Eksempel: Ny lovgivning krever eksport av journaldokumentasjon til et nasjonalt register – dette krever ny funksjonalitet.
Endring av leverandør gjennom omstrukturering (§ 28-1 første ledd bokstav e)
En ny leverandør kan tre inn i kontrakten ved for eksempel fusjon, oppkjøp eller konkurs.
Vilkår:
- Den nye leverandøren må oppfylle de samme kvalifikasjonskravene som den opprinnelige.
- Det kan ikke gjøres noen andre vesentlige endringer i kontrakten.
- Overtakelsen skal ikke skje for å omgå regelverket.
Eksempel: Leverandøren fusjoneres med et annet selskap som overtar kontrakten med samme vilkår og ansvar.
Ikke-vesentlige endringer (§ 28-1 første ledd bokstav f, jf. § 28-2)
Endringer som ikke er vesentlige slik det fremgår i forskriften, kan gjennomføres uten særskilte vilkår. En endring anses som vesentlig hvis den:
- kan ha påvirket konkurransen i anskaffelsen (for eksempel tiltrukket flere anbudsgivere)
- endrer kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren
- utvider kontraktens omfang betydelig
- innebærer en uautorisert endring av leverandør
Eksempel: Leverandøren endrer fargeoppsettet i brukergrensesnittet i samråd med kommunen – dette har ingen innvirkning på funksjonalitet eller konkurranseaspekter.