Dette kapittelet omhandler hvordan oppdragsgivere kan bruke verktøyene beskrevet i temaboken til å forbedre og utvikle eksisterende kontraktsrelasjoner, uten behov for å gjennomføre nyanskaffelser. Ved å bruke verktøyene og prinsippene som er beskrevet tidligere, kan partene skape et mer relasjonsbasert samarbeid, og dermed styrke partnerskapet på lang sikt.
Det er viktig å understreke at anskaffelseslovgivningen ikke tillater vesentlige endringer i allerede inngåtte kontrakter uten at det gjennomføres en nyanskaffelse. Innføringen av for eksempel en felles visjon, strategiske mål, veiledende prinsipper og en styringsstruktur for relasjonen medfører imidlertid ikke vesentlige endringer i kontrakten, men kan gjennomføres uten å bryte anskaffelsesreglene. Denne typen justeringer skal forbedre og utvikle samarbeidet, snarere enn å endre de grunnleggende vilkårene for kontrakten.
I det følgende beskriver vi hvordan oppdragsgivere og leverandører kan begynne å iverksette disse tiltakene i eksisterende kontraktsrelasjoner.
Drøft tillit og åpenhet
Før man kan sette opp en visjon og strategiske mål, må partene først skape et felles grunnlag for samarbeidet ved å drøfte og bli enige om tillit og åpenhet. Disse faktorene er avgjørende for å skape et bærekraftig og produktivt partnerskap, og bør behandles som en grunnleggende forutsetning for en relasjonskontrakt.
Som beskrevet i kapittel 4 om relasjonsbygging mellom oppdragsgiver og leverandør er tillit og åpenhet sentralt for å bygge et langsiktig og funksjonelt partnerskap. Når partene har blitt enige om disse verdiene, kan de gå videre med å sette opp en felles visjon og strategiske mål for relasjonen.
Definer en felles visjon og felles strategiske mål
Når tillit og åpenhet er etablert, er neste trinn å definere en felles visjon og strategiske mål for partnerskapet. Kapittel 4 om beskrivelsen av visjonen og de strategiske målene med anskaffelsen omhandler hvordan disse målene kan se ut for å legge grunnlaget for langsiktig fremgang.
I eksisterende kontraktsrelasjoner innebærer dette at partene kan begynne å formulere hva de ønsker å oppnå sammen, for eksempel gjennom å identifisere spesifikke resultater eller forbedringsområder som skal oppnås i løpet av kontraktens varighet. Dette kan variere fra alt fra effektivisering av arbeidsprosesser til oppnådde kvalitetsmål eller innovasjon.
Innføring av veiledende prinsipper
Kapittel 1 og 4 omhandler de veiledende prinsippene for en relasjonskontrakt, som gjensidighet, lojalitet og rettferdighet. For å anvende disse prinsippene i eksisterende kontraktsforhold må partene bli enige om de spesifikke normene som skal danne føringene for samarbeidet.
Disse veiledende prinsippene kan også drøftes og defineres i en pågående relasjon, som skaper et rammeverk for hvordan begge parter skal handle for å sikre at tilliten og det gjensidige engasjementet opprettholdes gjennom hele kontraktsperioden. Prinsippene bidrar også til å unngå maktubalanser og sikre rettferdig og transparent kommunikasjon og mer effektivt samarbeid mellom partene.
Struktur og prosesser for relasjonsstyring
Kapittel 7 beskriver hvordan partene kan sette opp strukturer og prosesser for relasjonsstyring. Dette er kanskje det enkleste tiltaket oppdragsgiver og leverandøren kan treffe for å utvikle samarbeidet.
Innenfor rammen av en utviklet struktur for relasjonsstyring bør partene deretter kontinuerlig følge opp og dokumentere hvordan de videreutvikler samarbeidet.
Tenk på det som et system
Det er viktig å forstå at det sjelden er tilfellet at bare én av de ovennevnte handlingene vil føre til forbedrede relasjoner og resultater. De ulike delene henger sammen i et system som sammen skal øke den felles verdiskapingen i avtalen. En struktur og prosess for å styre relasjonen kan være viktig i seg selv, men fungerer absolutt best hvis den brukes til å styre relasjonen mot visjonen og de strategiske målene i tråd med de veiledende prinsippene. Bare det å etablere en felles målsetting er bra, men vil først og fremst fungere dersom partene også forplikter seg til å følge de veiledende prinsippene når de arbeider for å nå målene. Og så videre – det er viktig å se på helheten!