På anskaffelser.no er det beskrevet hvordan anskaffelser gjennomføres. Denne delen fokuserer kun på aspekter som gjelder spesifikt for anskaffelser der en relasjonskontrakt er valgt som kontraktsmodell.
Som beskrevet i punkt 5.4 ovenfor kan relasjonsbyggingsaktiviteter med potensielle anbudsgivere finne sted før, under eller etter gjennomført anskaffelse, eller i en kombinasjon av disse. Dersom oppdragsgiver for eksempel har valgt forhandlet prosedyre eller konkurransepreget dialog som anskaffelsesform, vil møtene finne sted under anskaffelsesprosessen. I slike tilfeller må oppdragsgiver gjøre de samme aktivitetene som for anskaffelser basert på en tradisjonell kontrakt. Men i tillegg bør en rekke innledende aktiviteter utføres før flere kommersielle aspekter ved anskaffelsen diskuteres eller forhandles. Nøyaktig hvordan disse aktivitetene utføres, avhenger av den valgte anskaffelsesformen. Det er selvsagt forskjell på om møter finner sted innenfor en forhandlet prosedyre, der målet er å avklare anbudet, sammenlignet med en konkurransepreget dialog, der partene skal drøfte og utvikle en løsning sammen. Formålet vil imidlertid alltid være det samme.
Formålet med relasjonsbyggingsaktivitetene under en pågående anskaffelse er å legge grunnlaget for et sterkt partnerskap, som deretter kan videreutvikles dersom oppdragsgiver velger den aktuelle anbudsgiveren. Oppdragsgiver bør her fokusere på noen spesifikke aspekter, som er beskrevet nedenfor.
Start med en dialog om tillit, transparens og kompatibilitet. I en relasjonskontrakt er fokuset på relasjonen, og derfor er det viktig at man begynner å snakke om nettopp dette. Tillit, åpenhet og kulturell kompatibilitet mellom partene er sentrale elementer i enhver kommersiell relasjon, og der er det hensiktsmessig å begynne.
Etabler eller diskuter allerede etablerte strategiske mål og eventuelle milepæler. En relasjonskontrakt tar sikte på å skape samstemte interesser mellom partene, og begynner med å ha et tydelig felles mål. I en forhandlet prosedyre har oppdragsgiver allerede spesifisert sine strategiske mål med anskaffelsen i konkurransegrunnlaget. Det vil da være viktig at partene diskuterer sin forståelse av de respektive målene for å sikre at de er samstemte. I for eksempel en konkurransepreget dialog kan det i stedet handle om å sette opp disse målene sammen.
Her er det også viktig å ta i betraktning at leverandøren også ofte har strategiske mål – om ikke med den spesifikke avtalen, så for selskapet generelt. Derfor er det også viktig å drøfte dette, slik at begge parter forstår hvordan oppdragsgivers målbilde forholder seg til leverandørens målbilde.