Nemnda skal føre en egen protokoll som dokumenterer selve møtet og nemndas behandling av saken. Plikten til å føre møteprotokoll gjelder også ved digitale møter. Formålet med en møteprotokoll er å dokumentere hvem som var til stede, hvordan medlemmene stemte, hva de fattet vedtak om og når.

Veiledning om forvaltningssakens dokumenter og dokumentasjon av disse 

Kravet om abort og alle sakens dokumenter i forbindelse med behandlingen av kravet (inkludert vedtaket) er ikke del av den gravides pasientjournal, og skal oppbevares atskilt fra pasientjournalen. 

Kravet om abort og sakens dokumenter skal oppbevares på sykehuset separat fra den gravides pasientjournal i 10 år. Sykehuset må ha et system som sikrer at saksdokumenter oppbevares etter reglene i arkivloven (lovdata.no) med tilhørende forskrifter. Arkivverket har mer informasjon om dette regelverket.

Journalopplysninger

Opplysninger som er relevante og nødvendige for å yte helsehjelp skal dokumenteres i pasientjournalen, i henhold til reglene i forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften) §§ 4 til 8. Hva som anses som "relevant og nødvendig" er en konkret vurdering.

Begrunnelsen i vedtaket skal bare stå i journalen dersom opplysningene er relevante for å yte helsehjelp. 

Oppsummering

Dokumentasjonen fra nemndas behandling av forvaltningssaken skal omfatte:

• Kravet om abort
• Vedtaket, inkludert begrunnelsen
• Sakens øvrige dokumenter i forbindelse med behandlingen av kravet om abort

Journalen skal inneholde:

• Kravet om abort
• Opplysninger som er relevant og nødvendig for å yte helsehjelpen.

Veiledning

Begreper

Møteprotokoll: En nedtegnelse (protokollføring) over opplysninger om selve saksbehandlingen i møte av kravet om abort.

Vedtak: Innvilgelse eller avslag av kvinnens krav om abort etter 18. svangerskapsuke. Vedtaket skal også stå i møteprotokollen. 

Begrunnelse: Primær- og klagenemndas begrunnelse ved behandling av den gravides krav om abort etter 18. svangerskapsuke. Begrunnelsen skal beskrive de regler og/eller faktiske forhold vedtaket bygger på.

Journal: opplysninger om pasienten og helsehjelpen, jf. helsepersonelloven § 40 første ledd.

Melding om behandling av krav om svangerskapsavbrudd og utførte svangerskapsavbrudd til abortregisteret

Meldingene om behandling av kravet om abort skal sendes inn elektronisk via helseinstitusjonens egne nettsider. Meldingene sendes fortløpende, og senest etter en uke.

Brukerveiledning for elektronisk melding av svangerskapsavbrudd (fhi.no).

Innsyn i saksdokumenter fra primær- og klagenemnd

Spørsmål om innsyn i saksdokumenter fra primær- og klagenemnd reguleres av reglene i offentleglova.

I offentleglova § 13 (lovdata.no) første ledd står det at "Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller medhald av lov, er unntekne frå innsyn." Det innebærer en plikt til å nekte innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det er ikke adgang til å vurdere merinnsyn i slike opplysninger.

Allmennheten kan kun få innsyn i opplysninger uten navn, fødselsnummer, adresse og andre opplysninger som kan identifisere den enkelte. Anonymiserte opplysninger kan kun utleveres i de tilfeller der det ikke er noen fare for at opplysningene kan knyttes til identifiserbare personer. Det er nemnda som har behandlet saken som må vurdere en eventuell innsynsbegjæring.