GTT-teamene sender inn resultater til Helsedirektoratet tre ganger i året (tertialrapporter) og en rapport på slutten av året (årsskjema). Helsedirektoratet bruker årskjemaene til å lage den årlige rapporten om pasientskader i Norge. Tertialrapportene brukes som underlag til kontrollgrafene som viser utviklingen i omfanget av pasientskader i hvert område som undersøkes. Kontrollgrafene beregnes og sendes ut fra Helsedirektoratet for 1. og 2. tertial. Kontrollgrafene for hele året (3. tertial-rapportering) ligger som vedlegg i den årlige rapporten.
Årsskjema er det verktøyet som brukes for å registrere totalt antall opphold undersøkt, totalt antall opphold der det er identifisert minst én skade, størrelsen på populasjonen (antall opphold) som oppholdene er trukket fra, antall identifiserte skader, skadens alvorlighetsgrad, skadetyper, hvor skaden oppsto inkludert avdeling som behandlet pasienten da skaden oppsto.
Årsskjemaet er tilgjengelig i vedlegg I – Materiell til bruk for registrering av data. Excel-filen inkluderer samleark. Samlearkene kan benyttes ved granskningen hver 14. dag. Excel-filen bruker informasjon i samlearkene til å automatisk fremskaffe en den årlige oversikten over skadene som teamet avdekker (fanen «årsskjema» i filen årsskjema). Det er mulig å fylle ut fanen årsskjema manuelt om man ikke ønsker å bruke samlearkene.
Av personvernhensyn skal samlearkene i årsskjema slettes i den versjonen som sendes til Helsedirektoratet da det kan stå sensitiv informasjon der.
I tertialrapportene oppgis kun antall opphold med minst én pasientskade, samt antall opphold som er undersøkt for hver halve måned i tertialet. Excel-arket som benyttes, finnes i vedlegg I. Merk at for 3. tertial, sendes resultater for hele året. Da er det viktig at GTT-teamene sjekker at det som sendes inn ved 3. tertial-rapporteringen stemmer med det som er sendt inn for 1. og 2. tertial og det som rapporteres i årskjemaet.