Innledning

Denne temaboken skal legge til rette for at oppdragsgivere og leverandører i e-helsesektoren kan gjennomføre anskaffelser, inngå avtaler og lede kommersielle relasjoner med bruk av relasjonskontrakter. Relasjonskontrakter er en kontraktsform som ofte er bedre egnet enn tradisjonelle transaksjonsbaserte kontrakter når det gjelder avtaler som kjennetegnes av langvarige relasjoner, høy kompleksitet, endrede behov over tid og høy gjensidig avhengighet mellom partene, eller som av andre grunner krever en utstrakt grad av samarbeid. Dette er en temabok, og ikke en publisering av en ny standardavtale.[1]

Temaboken er utarbeidet på Helsedirektoratets initiativ, men innholdet er i stor grad basert på innspill og innsikt fra både oppdragsgivere, leverandører og andre bransjeaktører. Temaboken er tilpasset Statens standardavtaler (SSA), og er ment å supplere eksisterende veiledningsmateriell bl.a. publisert på anskaffelser.no.

Målgruppe

Temaboken er rettet mot aktører i både stat, kommune og andre virksomheter på innkjøpssiden som anskaffer eller leverer e-helsetjenester og -løsninger. Den er i hovedsak skrevet som et støttedokument for oppdragsgivere i kommuner, helseforetak og øvrige statlige virksomheter, ettersom det er de som har det overordnede ansvaret når anskaffelser skal gjennomføres. Samtidig er den også skrevet for leverandører, som må handle riktig og ha en god forståelse av hva det innebærer når de velger å delta i anskaffelser hvor kundeorganisasjonen ønsker å bruke relasjonskontrakter.

Selv om temaboken er utarbeidet med e-helsesektoren i fokus, er den også nyttig på mange andre områder og for andre anskaffelser som også er preget av langsiktige avtaler, høy kompleksitet, høy grad av avhengighet og så videre.

Formål

Denne temaboken har flere formål. Den skal gi en grunnleggende forståelse av hva en relasjonskontrakt er, og når dette er hensiktsmessig å bruke. Den skal også gi konkret veiledning i de forskjellige stegene oppdragsgivere, og etter hvert også leverandører, må følge i innkjøps- og kontraktsforhold – fra forberedelser før anskaffelsen og metode for valg av kontraktsform til gjennomføringen og den videre oppfølgingen av kontraktsrelasjonen. I tillegg skal den gi veiledning om hvordan relasjonskontrakter kan anvendes i eksisterende kontraktsforhold.

Hvilke anskaffelser er temaboken rettet mot?

Temaboken er primært rettet mot anskaffelser der en relasjonskontrakt skal benyttes. Samtidig beskriver temaboken også hvilke hensyn og analyser som kreves for å avgjøre om en relasjonskontrakt eller en mer tradisjonell transaksjonsbasert kontrakt er hensiktsmessig. I denne forbindelse er temaboken relevant for alle anskaffelser av e-helsetjenester og -løsninger.

Denne temaboken er primært innrettet mot bruk av relasjonskontrakter i nye og eksisterende innkjøpssituasjoner av middels kompleksitet. Dette forklares nærmere i kapittel 4 i temaboken. Vedlegg 3 til dette dokumentet beskriver eksempler på hvordan anskaffelser kan gjennomføres i mer komplekse situasjoner.

Forholdet til andre veiledere

På anskaffelser.no finnes det allerede en prosess for anskaffelser. I denne temaboken har fokuset vært på ikke å repetere innhold i andre veiledere som er gjeldende for både transaksjonsbaserte kontrakter og relasjonskontrakter. Denne temaboken tar primært for seg momenter som gjelder spesifikt for anskaffelser og kontrakter der relasjonskontrakter er hensiktsmessige.

Relasjonskontrakter og regler for offentlige anskaffelser

Oppdragsgivere må overholde lovgivningen om offentlige anskaffelser. Dette gjelder selvfølgelig også ved relasjonskontrakter. Lovgivningen om offentlige anskaffelser foreskriver ikke en bestemt kontraktsform, som transaksjonsbaserte kontrakter, så det finnes ingen juridiske hindringer mot å bruke relasjonskontrakter. Som alltid skal anskaffelser knyttet til relasjonskontrakter struktureres og gjennomføres i henhold til gjeldende lovgivning. Punkt 5 omhandler noen av de anskaffelsesrettslige hensynene som må tas i betraktning i forbindelse med relasjonskontrakter, for eksempel kravet om å vurdere selve anbudet ved anskaffelser – ikke anbudsgiverne.

Oversikt over denne temaboken

Denne temaboken består av sju deler.

Kapittel 1 gir en oversikt over hva en relasjonskontrakt er, hvorfor slike kontrakter noen ganger er hensiktsmessige, når de skal brukes, og hvordan en anskaffelse basert på en relasjonskontrakt bør gjennomføres. Alle som ikke er kjent med relasjonskontrakter,[2] bør starte med å lese denne oversikten.

I kapittel 2 beskrives noen kritiske suksessfaktorer for anskaffelser basert på relasjonskontrakter.

I kapittel 3 beskrives seks forskjellige analyser og beslutninger som må gjøres før oppdragsgiver kan ta en veloverveid beslutning om valg av kontraktsmodell: behovsanalyse, identifisering av rammebetingelser, markedsanalyse, beregning av foreløpig budsjett, fastsettelse av anskaffelsesobjekt samt risikoanalyse.

I kapittel 4 beskrives deretter et verktøy som oppdragsgivere kan bruke til å ta beslutninger på grunnlag av de seks analysene og beslutningene som er beskrevet i kapittel 3, om hvordan behovet for anskaffelsen skal oppfylles: ved produksjon i egen regi, eller ved å gjennomføre anskaffelsen i) basert på en relasjonskontrakt eller ii) en transaksjonsbasert kontrakt.

De resterende kapitlene i temaboken forutsetter deretter at en relasjonskontrakt er valgt.

I kapittel 5 beskrives forberedelsene for anskaffelser som må gjøres ved opprettelse av en relasjonskontrakt: beslutte hvordan anskaffelsesobjektet skal beskrives, velge anskaffelsesform, utforme en evalueringsmodell og bestemme hva slags skriftlig avtale som skal anvendes, for eksempel om det skal benyttes noen form for avtalemal.

I kapittel 6 beskrives hvordan selve anskaffelsen skal gjennomføres. Her er fokuset på det som gjelder spesifikt når en relasjonskontrakt er valgt.

I kapittel 7 beskrives de grunnleggende komponentene i etterlevelsen og relasjonsoppfølgingen når en relasjonskontrakt er valgt.

I kapittel 8 beskrives hvordan oppdragsgivere kan bruke denne temaboken til å forbedre relasjonene knyttet til eksisterende kontrakter, der det ikke skal gjennomføres nye anskaffelser.

Avgrensninger

Temaboken er spesielt utarbeidet med e-helsetjenester og -løsninger i fokus. Dette er imidlertid ikke til hinder for at temaboken kan være nyttig for en rekke andre offentlige anskaffelser.

Temaboken tar ikke for seg forskjellige typer kompensasjonsmodeller. Relasjonskontrakter handler i stor grad om å få partene i avtalen til å handle ut fra felles interesser og forventninger. Ulike kompensasjonsmodeller vil selvsagt ha stor betydning i denne sammenhengen. For eksempel er det stor forskjell på om en leverandør betales basert på antall arbeidstimer eller oppnådde resultater. Relasjonskontrakter kan brukes sammen med alle typer kompensasjonsmodeller, og kontraktsmodellen og kompensasjonsmodellen spiller sammen på viktige måter. Akkurat denne temaboken fokuserer imidlertid som nevnt på relasjonskontrakter.