Om øvelsen
Type øvelse: Diskusjonsøvelse
Tidsbruk: 30–45 minutter
Passer for: Kommunale virksomheter
Målgrupper: Kommunens kriseledelse, beredskapsledere og -koordinatorer, kommuneoverleger og ledere i helse- og omsorgstjenesten, herunder ledere for allmennlegetjenesten og legevakt, relevante ansatte i virksomhetene.
Diskusjonsøvelse – akutt bemanningssvikt
Øvelsen tar utgangspunkt i en situasjon der kommunen rammes av akutt og omfattende bemanningssvikt i helse‑ og omsorgstjenesten som følge av en intens influensaepidemi. Samtidig øker etterspørselen etter kommunale helse‑ og omsorgstjenester.
Scenarioet tilpasset for å diskutere tidlige beslutninger, prioritering av tjenester, rolleforståelse og kommunikasjon i en situasjon med høy belastning og usikkerhet.
Scenario
Det er midten av januar. Influensasesongen har vært uvanlig kraftig, og det rapporteres om høy sykdomsaktivitet i regionen. Kommunen har allerede hatt høyere sykefravær hos ansatte enn normalt, men situasjonen er i ferd med å forverres raskt.
Del 1
I løpet av de siste 48 timene har sykefraværet blant ansatte i helse‑ og omsorgstjenesten økt kraftig. Fastlegekontorene og legevakten har høy pågang, og sykehuset varsler om press på sengeplasser.
Behovet for helse‑ og omsorgstjenester øker, samtidig som tilgjengelig bemanning er betydelig redusert.
Spørsmål til diskusjon. Bruk disse i alle fasene i øvelsen:
- Hvordan påvirker denne hendelsen oss? Hva kan konsekvensene bli?
- Hva er vår rolle og vårt ansvar i denne situasjonen?
- Hvilke tiltak skal vi sette inn?
- Hvilke ressurser er tilgjengelige internt? Hvem andre kan vi be om bistand fra?
- Hvilke oppgaver må vi fortsette å gjøre? Hvilke oppgaver kan vi prioritere ned?
- Hvem har myndighet til å beslutte hva vi skal gjøre, hva vi skal prioritere og hva vi ikke skal prioritere?
- Hvem trenger vi å samarbeide med og samordne oss med?
- Hvordan fanger vi opp hva innbyggerne, egne ansatte og andre målgrupper trenger av informasjon? Hvordan når vi ut med informasjon? Hva er innholdet i informasjonen?
- Hvordan identifiserer og ivaretar vi særskilt utsatte grupper?
Gode råd – del 1
- Tenk både kortsiktige og langsiktige konsekvenser.
- Lytt til innbyggere, brukere, pårørende og egne ansatte. Gi oppdatert informasjon og konkrete råd.
- Støtt dere på relevante beredskapsplaner og tiltakskort.
- Dokumenter erfaringer.
Del 2
Innen ett døgn viser oversikten over bemanning:
- Om lag 40 % sykefravær i hjemmetjenesten og ved enkelte sykehjem.
- Begrenset tilgang på vikarer.
- Flere natt‑ og helgevakter står ubesatt.
Samtidig øker behovet for tjenester:
- Flere hjemmeboende eldre er syke og trenger ekstra oppfølging.
- Hjemmetjenesten varsler at enkelte tjenester kan måtte reduseres til laveste forsvarlige nivå.
Kommunens administrasjon får henvendelser fra enhetsledere, ansatte, pårørende og media.
Gode råd – del 2
- Dokumenter erfaringer.
- Se gjerne til flere gode råd i langversjonen av samme øvelse.
Avslutning, evaluering og forbedring
Vi håper dere nå har hatt noen spennende og oppklarende diskusjoner, og at øvelsen var nyttig.
Etter diskusjonsøvelsen anbefaler vi å gjøre en evaluering.
Bruk enkle spørsmål:
- Hva har vi lært? Hva er vi gode på? Hva kan vi bli bedre på?
- Hva trenger vi å gjøre om på, eller få på plass?
- Er det noe vi trenger å diskutere og avklare nærmere internt hos oss eller sammen med andre?
Følg opp øvelsen:
- Hva skal vi prioritere å gjøre? Hva er viktigst? Hvem følger opp? Når?
- Bør vi, for eksempel:
- Endre på risiko- og sårbarhetsanalysene våre?
- Gjøre om på noe i beredskapsplanene, tiltakskort eller rutiner?
- Gjøre noe for å styrke vår kapasitet og kompetanse?
- Bør vi dele våre erfaringer med andre i og utenfor egen organisasjon, og bør vi eventuelt gjennomgå hvordan vi samhandler med andre før og under slike hendelser?
Hvis du har tilbakemeldinger på øvelsen, gode diskusjonsøvelser du ønsker å dele med oss, eller innspill til andre temaer som vi bør lage øvelser for, ta gjerne kontakt med Helsedirektoratet på: beredskapsverktoy@helsedir.no