5. Oppgjør for gjennomført vaksinasjon mellom en privat vaksinatør og kommunen

Økonomisk krav

I forbindelse med gjennomføring av en vaksinasjon registrerer den private vaksinatøren aktuell takskode/-er i sitt journalsystem, og krever inn egenbetaling for vaksine og vaksinasjon fra innbyggerne på vegne av kommunen. Egenbetalingen skal være i tråd med de fastsatte satsene i avtalen.

Den private vaksinatøren kan deretter framsette et økonomisk krav overfor kommunen i de tilfellene innbyggerens egenbetaling ikke dekker den avtalte kompensasjonen til vaksinatøren. Dette gjelder for gjennomført vaksinasjon mot covid-19 og pneumokokksykdom.

For vaksinasjon mot sesonginfluensa, hvor det er full egenbetaling for vaksine og vaksinasjon, skal vaksinatøren ikke sende noe økonomisk krav til kommunen. Vaksinatøren skal, som vist til over, heller ikke sende økonomisk krav til kommunen for gjennomført kikhostevaksinering til gravide. I disse tilfellene kan vaksinatøren likevel dokumentere ovenfor kommunen at vaksinasjon er gjennomført i tråd med gjeldende avtale. 

Den private vaksinatøren sender kravet/dokumentasjonen på avtalt format og for avtalt tidsperiode. Det økonomiske kravet kontrolleres, og den private vaksinatøren får utbetalt for godkjente krav innen avtalt frist fra kommunen.

Bruk av nasjonal oppgjørsløsning

Helfos nasjonale oppgjørsløsning er en trygg kanal for elektronisk deling og behandling av personopplysninger. Private vaksinatører som kommunen har avtale med, kan benytte Helfos oppgjørsløsning for å sende økonomiske krav for gjennomført vaksinering til kommunen, jf. forskrift om nasjonalt vaksinasjonsprogram § 6 a (lovdata.no). Helsedirektoratet legger til grunn at både framsettelse av et økonomisk krav og en dokumentasjon på gjennomført vaksinasjon vil være omfattet av bestemmelsen i forskriften.

Bruk av den nasjonale oppgjørsløsningen er ment å redusere den administrative arbeidsbyrden både for vaksinatørene og kommunen. Det er opp til den enkelte kommune om de ønsker å tilby bruk av denne løsningen til de private vaksinatørene de inngår avtale med. Kommunen kan også tilby sine fastlønnede fastleger å bruke denne løsningen hvis de ønsker dette.

KS har besluttet at Helfo skal fakturere innbyggerens folkeregistrerte bostedskommune for økonomiske krav knyttet til vaksinering i program. I en del tilfeller vil en innbygger få satt programvaksiner i en annen kommune enn bostedskommunen, eksempelvis hvis hen har fastlege i en annen kommune. Dette innebærer at bostedskommunen kan få økonomiske krav fra private vaksinatører som har avtale med andre kommuner, uavhengig av hvilken organisering og oppgjørsløsning bostedskommunen selv har valgt.

For sesongen 2025/2026 vil det bare være fastleger og private vaksineklinikker som har mulighet til å bruke den nasjonale oppgjørsløsningen. Løsningen kan tas i bruk fra 1. oktober 2025. Det er inntil videre ikke tilrettelagt for at apotek kan bruke en slik løsning.

Nasjonale satser må benyttes i journalsystemene i 2025/2026

I fastlegenes og de private vaksineklinikkenes journalsystemer er det per nå ikke tilrettelagt for at beløpet vaksinatøren kan kreve fra kommunen (refusjonssatser) kan være forskjellig per kommune. Det må derfor benyttes nasjonale satser i 2025/2026 for at en nasjonal oppgjørsløsning skal kunne tas i bruk. Dette gjelder både for egenbetaling og vaksinasjon.

Allmennlegeforeningen og KS har blitt enige om at de veiledende satsene som framgår av denne veilederen skal benyttes som nasjonale satser i oppgjørsløsningen. Dette fjerner imidlertid ikke behovet for at det må inngås en avtale mellom kommunen og den private vaksinatøren om vaksinasjon i program. Bare kommuner og vaksinatører som har avtalt å bruke de veiledende satsene i denne veilederen, kan benytte den nasjonale oppgjørsløsningen i 2025/2026.

Videre er ikke alle journalsystemer tilrettelagt for å kunne sende dokumentasjon på gjennomført vaksinasjon når beløpet vaksinatøren kan kreve fra kommunen er 0 kroner, som er tilfelle ved vaksinasjon mot sesonginfluensa og kikhostevaksinering til gravide.

Generelle krav og føringer ved bruk av en nasjonal oppgjørsløsning

Bruk av en nasjonal oppgjørsløsning forutsetter at både kommunen og vaksinatørene må forholde seg til noen nasjonale krav og føringer. Disse må være kjent for aktørene ved inngåelse av en avtale.

Vaksinatøren må ha en avtale med kommunen

Bare vaksinatører som har en avtale med en kommune om vaksinasjon i program, og som spesifikt tillater bruk av en nasjonal oppgjørsløsning, kan framsette refusjonskrav overfor Helfo.

Virksomheter må inngå en vederlagsavtale med Helfo

Før en privat vaksineklinikk kan sende et krav til Helfo, må vaksineklinikken inngå en vederlagsavtale med Helfo via Altinn.

Kravtypen som skal velges inne i Altinn-skjemaet, er «Avtale om vederlag til private vaksinatører for voksenvaksinasjon». 

Fastleger trenger ikke å inngå en slik vederlagsavtale med Helfo. Det samme gjelder fastlegekontoret, i de tilfellene kommunen har inngått avtale med fastlegekontoret.

Formkrav ved innsending av et økonomisk krav til Helfo

Den private vaksinatøren sender et økonomisk krav til Helfo. Kravet må sendes på fastsatt format:

• Fastleger og private vaksineklinikker må sende kravet som behandlerkravmelding (BKM), enten i EPJ via Helsenettet eller ved opplastning i tjenesteportalen for helseaktører. Ved bruk av organisasjonsnummer kan ikke tjenesteportalen for helseaktører brukes. Da må krav sendes via Helsenettet. 
• Inntil videre kan fastlegene sende refusjonskrav for vaksinasjon sammen med andre refusjonskrav de skal sende til Helfo (krever ikke sending i egen melding).

Krav som ikke sendes som beskrevet ovenfor, vil bli avvist.

Hva regningen må inneholde

Hver regning må inneholde takstkode per vaksine og tilhørende beløp, samt dato og klokkeslett for utført vaksinasjon, innbyggers navn og fødselsnummer eller d-nummer. 

Vaksinatøren må benytte de nasjonale fastsatte takstene (kode og tilhørende satser), jf. tabellen under.

Automatisk kontroll i Helfo

Det økonomiske kravet gjennomgår en automatisk kontroll i Helfos oppgjørssystem. Krav som ikke inneholder de nødvendige regningsopplysningene, eller som ikke er i tråd med regelverket, blir automatisk avvist. Eksempler på kontroller er

• duplikatkontroll
• kontroll av at angitt fødselsnummer/d-nummer på innbygger er gyldig
• alderskontroll
• Kontroll av at det er krevd korrekt refusjon
• kontroll på at det ikke kommer krav på samme vaksine innenfor en definert tidsperiode

Utbetaling fra Helfo

Helfo utbetaler til vaksinatøren basert på godkjente krav, vanligvis i løpet av fem virkedager. Eventuelle avviste krav returneres til vaksinatøren.

Helfo viderefakturerer kommunen

Helfo viderefakturerer kommunen for alle godkjente krav innenfor det definerte tidsintervallet (samlefaktura). Helfos viderefakturering av kommunen vil skje etter disse prinsippene:

•  innbyggerens folkeregistrerte bostedskommune blir fakturert for vaksineringen.
• Helfo fakturerer kommunen i begynnelsen av hver måned. Faktura inkludert spesifikasjon og eventuelt referansenummer sendes elektronisk i EHF-format. Innholdet i fakturagrunnlaget er fastsatt nasjonalt og kan ikke tilpasses den enkelte kommunes behov.
• Fakturaene har 20 dagers betalingsfrist.

Kommunen betaler fakturaene til Helfo innen fristen.

Kommunens ansvar

Kommunen vil ved bruk av en nasjonal oppgjørsløsning selv ha ansvar for

• å følge opp at vaksinatøren innretter seg i henhold til den inngåtte avtalen
• all manuell etterkontroll, herunder kontroll av at vaksinatøren har avtale
• å håndtere eventuelle klagesaker fra vaksinatøren
• å kreve tilbake fra vaksinatøren hvis vaksinatøren har krevd et for høyt beløp

Nasjonale takstkoder med tilhørende satser 

Tabellen viser de nasjonale takstkodene med tilhørende fastsatte satser for kompensasjon for vaksinasjon og egenbetaling. Takstkodene gjelder fra 1. oktober 2025. Det økonomiske kravet vaksinatøren vil framsette ovenfor kommunen (refusjon fra kommunen), og som er beløpet som vil framgå av fakturagrunnlaget, tilsvarer differansen mellom satsen for kompensasjon og satsen for egenbetaling.

* Ikke alle journalleverandører kan sende refusjonskrav på 0 kr til Helfo, og kommunen vil da ikke få med denne takstkoden i fakturagrunnlaget.  
** Vaksinatøren kan ikke ta påslag for vaksineprisen fra innbyggeren. 

Eksempler 

1. Innbygger får ordinert og satt vaksine mot covid-19 hos fastlege med avtale; fastlegen bruker takst pvc og krever 110 kr i egenbetaling fra innbygger og sender et økonomisk krav til kommunen på 130 kroner.  

2. Innbygger får ordinert og satt vaksine mot sesonginfluensa og pneumokokksykdom samtidig hos fastlege med avtale; fastlegen bruker takst pvi og pvps og krever 386 kr i egenbetaling fra innbygger og sender et økonomisk krav til kommunen på 115 kroner. 

3. Innbygger får ordinert og satt vaksine mot covid-19 og pneumokokksykdom samtidig hos fastlege med avtale; fastlegen bruker takst pvcs og pvps og krever 170 kr i egenbetaling fra innbygger og sender et økonomisk krav til kommunen på totalt 270 kroner. 

4. Innbygger får ordinert og satt vaksine mot covid-19 hos fastlege med avtale, og deretter mot pneumokokksykdom hos samme fastlege 14 dager etterpå; fastlegen bruker takst pvc og pvp og krever 220 kr totalt i egenbetaling fra innbygger og sender et økonomisk krav til kommunen på totalt 220 kroner.