3. Organisering av psykososial oppfølging ved kriser, ulykker og katastrofer

For å yte forsvarlig psykososial oppfølging må kommunen ta stilling til hvilke tilbud som skal ytes ved kriser, ulykker og katastrofer. Dette innebærer å avgjøre hvordan tilbudene skal organiseres og bemannes, hvilke hendelser som skal utløse aktivering av psykososialt kriseteam, og hvordan de ordinære tjenestetilbudene skal benyttes i krisesituasjoner. Videre innebærer det å avklare hvordan overføring av ansvar for oppfølging mellom tjenestetilbud skal foregå, og hvordan samarbeid med andre involverte aktører skal organiseres.

De aller fleste kommuner har valgt å opprette et psykososialt kriseteam, som primært er sammensatt av ansatte fra det øvrige ordinære tjenesteapparatet i kommunens helse- og omsorgstjeneste og andre relevante tjenester. Teamets medlemmer har andre oppgaver i sin ordinære jobb til daglig. Teamet skal bidra til å oppfylle kommunens ansvar for psykososial oppfølging i samarbeid med de ordinære tjenestene. Teamet trer inn ved kriser, ulykker og katastrofer i stedet for, eller som et supplement til, de øvrige ordinære tjenestene i kommunen.

Psykososialt kriseteam er en tverrfaglig sammensatt gruppe som har ansvar for tidlig innsats ved psykososial oppfølging. Kriseteamene har i tillegg en oppgave i å medvirke til at rammede og berørte enkeltpersoner, familier og lokalsamfunn får tilbud om forsvarlig psykososial oppfølging og støtte fra det ordinære tjenesteapparatet i etterkant av kritiske hendelser.

Det psykososiale kriseteamet eller deler av teamet, kan aktiveres ved hendelser av mindre omfang, som kan virke traumatiserende for enkeltpersoner, familier og nettverk innen kommunen. Erfaringer viser at det ved enkelte hendelser kun vil være et fåtall av kriseteamets medlemmer som er involvert i oppfølgingen. Eksempel på hendelser av mindre omfang kan være selvmord, brå og uventet død ved ulykker eller drap, voldsutsatthet, plutselig uventet barnedødsfall og andre uventede hendelser med fare for liv og helse.

Psykososialt kriseteam vil i tillegg aktiveres som en del av kommunens helseberedskap ved store hendelser og katastrofer. Eksempler som kan nødvendiggjøre aktivering av teamet er naturkatastrofer, store ulykker, storbranner, terrorangrep og massedrap og situasjoner der lokalsamfunn er rammet, f.eks. der én eller flere er savnet eller ved ulykker der omfanget er ukjent.

Det psykososiale kriseteamet, ev. annen organisering av arbeidet ved kriser, ulykker og katastrofer, bør omtales i en egen plan for psykososial oppfølging. Planen må sees i sammenheng med kommunens beredskapsplan for helse- og omsorgstjenestene (helse- og omsorgstjenesteloven § 5-2). Plan for psykososial oppfølging bør klargjøre sammenhengen mellom kommunens ordinære tjenesteytelse og beredskapsansvaret og omfatte de hendelser der teamet aktiveres, uavhengig av hendelsenes omfang.

Plan for kommunens psykososiale oppfølging bør angi: 

• det psykososiale kriseteamets administrative tilknytning
• kriseteamets formål, oppgaver og den enkeltes funksjon i teamet
• oversikt over medlemmene i teamet
• hvilken type hendelser planen omhandler
• informasjon om hvem som kan mobilisere det psykososiale kriseteamet
• intern organisering, herunder finansiering av drift, vaktordning og avlønning
• tilgjengelighet og prinsipper for oppgavefordeling ved større og mindre hendelser
• meldingsrutiner og kontaktpunkt for varsling og liste for videre varsling
• spesifikke tiltak og ansvarslinjer for de enkelte fasene i kriser
• rutiner for samarbeid med øvrige kommunale tjenester og nødetater
• rutiner for innhenting av ekstern ekspertise (inkl. tolk)
• rutiner for samarbeid med spesialisthelsetjenesten
• rutiner for samarbeid med frivillige organisasjoner
• rutiner for formidling av informasjon og kontakt med media
• rutiner for deltakelse i praktiske øvelser
• rutiner for evaluering og revidering/rullering av planen

Planen bør angi hvordan kriseteamet på selvstendig grunnlag og som et supplement til de ordinære tjenestene kan respondere rasjonelt, effektivt og samordnet i en krise- eller katastrofesituasjon. Rutiner nedfelt i planen bør være klare og operasjonaliserte, slik at de gir forutsigbarhet og kan fungere som et verktøy for tjenestene, samarbeidspartnere og andre berørte parter. Det kan være hensiktsmessig at planen spesielt omtaler og klargjør skillet mellom 1) psykososialt kriseteam som er et fagteam, og 2) kommunal kriseledelse, som er en overordnet ledergruppe med ansvar for iverksetting av den kommunale beredskapsplanen, og 3) ordinært tjenesteapparat sitt ansvar.

Plan for psykososial oppfølging må inneholde rutiner for ivaretakelse av teamets medarbeidere og innhenting av ekstra ressurser/støtte (jf. 4.8). Den som har myndighet til å iverksette planen, bør også ha myndighet til å bevilge eller sikre nødvendige ressurser til å gjennomføre planen. Planarbeid er en kontinuerlig prosess som krever jevnlig oppdatering og regelmessige øvelser hvor relevante tjenester og samarbeidspartnere deltar.

Plan og tjenestetilbud må tilpasses lokale forhold. I store byer vil det ofte være formålstjenlig å ha bydelsvise psykososiale kriseteam, mens det i små kommuner kan være hensiktsmessig å etablere interkommunale kriseteam. Ved ulykker og katastrofer som involverer rammede fra flere kommuner, kan det være hensiktsmessig å danne utvidede eller interkommunale kriseteam der flere kommuners kriseteam samarbeider.

Kriseteam i små kommuner kan ha en fordel som følge av oversiktlige forhold. På den annen side kan små forhold bidra til at kriseteamet blir personlig berørt, eller at rammede ikke ønsker kriseteamets involvering på grunn av nært bekjentskap til kriseteamets medlemmer. Dette kan imøtekommes gjennom at nabokommuner utarbeider samarbeidsavtaler om å bistå hverandre med psykososial oppfølging.

Det psykososiale teamets oppgaver må samordnes og avstemmes med kapasiteten i øvrige offentlige tilbud innen kommune- og spesialisthelsetjeneste. Kriseteamet bør både kunne arbeide selvstendig og i samarbeid med ansatte fra spesialisthelsetjenesten og andre statlige virksomheter og øvrige involverte parter (som frivillige, rammede bedrifter og organisasjoner) for å sikre at de rammede får behovsrelatert og forsvarlig hjelp.

Det bør legges til rette for at de som skal utøve den psykososiale oppfølgingen får tilstrekkelig tid til å skaffe seg en oversikt over situasjonen, og foreta en felles gjennomgang av planlagte tiltak. Dette vil bidra til å skape trygghet for de som skal delta i oppfølgingen, og for de som skal motta bistand.

Sjekkliste for psykososial oppfølging

Vær oppmerksom på at tiltak vil variere ut fra hendelsens alvorlighetsgrad og omfang. Prioritering av rekkefølge og gjennomføring må alltid vurderes i forhold til den særskilte hendelsen. Flere tiltak gjennomføres ofte parallelt.

Kartleggings- og planleggingsfasen

• skaffe oversikt over hendelsen; antall rammede, hendelsesforløp, status
• vurdere hendelsen; om det foreligger behov for umiddelbar innsats
• varsle/innkalle kriseteamet iht. vedtatte retningslinjer og vurdere behovet for innkalling av ekstra personell for krisehåndtering
• skaffe oversikt over behovet for tolk
• gi tilbakemelding til initiativtaker om hvordan kriseteamet vil følge opp hendelsen
• etablere løpende kontakt med kommunens kriseledelse, dersom aktuelt
• ta kontakt med kriserammede og vurdere hva som er hensiktsmessig støtte i første fase (proaktiv tilnærming)
• vurdere behov for å kalle inn frivillige organisasjoner
• opprette logg for hendelsen, kontakter og tiltak

Akuttfasen – tiltak og koordinering

• avklare ansvarsfordeling og oppgavefordeling
• vurdere behov for proaktiv oppfølging
• sikre ivaretakelse av barn og unge
• fordele og avklare ansvar for ulike psykososiale tiltak og sette opp vaktlister (ivareta personellets behov for pauser, støtte og avlastning)
• koordinere og kontrollere tiltak
• sikre tydelig merking av personell som synliggjør identitet, rolle/ansvarsområde
• sørge for gode rapporteringsrutiner og samarbeid mellom de ulike aktørene i hjelpearbeidet
• ta kontakt med kriserammede på ny
• kartlegge og ev. mobilisere kriserammedes sosiale nettverk
• gjøre behovsvurderinger av støttebehov
• vurdere behovet for et senter for evakuerte og pårørende (politiets ansvar)
• holde overlevende og etterlatte adskilt når dette er hensiktsmessig
• vurdere behov for opprettelse av pårørendetelefon (politiets og kommunens ansvar)
• informasjon på eget nettsted sammen med politiet og kriseledelsen
• sikre løpende dialog mellom personell for å avdekke nødvendige justeringer
• håndtere ev. presse
• gi informasjon om hendelsen og mediehåndteringsråd til rammede og berørte
• regelmessig gjennomgang av logg – status melding

Oppfølgingsfasen – overgang fra akuttfasen til videre oppfølging

• planlegge oppfølging av de kriserammede etter akuttfasen og vurdere behov for videre proaktiv oppfølging
• vurdere behovet for en kontaktperson som følger opp over tid
• overføre de kriserammede til de ordinære hjelpeinstansene i kommunen, ev. vurdere henvisning til spesialisthelsetjenesten ved alvorlig funksjonstap i akuttfasen
• sikre at tiltak, videre henvisning og anbefalinger blir fulgt opp i det ordinære tjenesteapparatet
• avslutte og evaluere det akutte hjelpearbeidet, inkludert gjennomgang av hjelpepersonellets/kriseteamets arbeid
• ivaretakelse av kriseteamets medlemmer
• ivaretakelse av eventuelle frivillige

For at brukere og pasienter skal få nødvendige og koordinerte helse- og omsorgstjenester av god kvalitet, må det stilles krav til ledelse. Det gjelder ikke bare den enkelte deltjeneste, men også på øverste nivå i kommunen (13). God krisehåndtering på alle nivå forutsetter at lederen framstår som tydelig, tar ansvar for situasjonen, har klare mål for arbeidet og planlegger med respekt for de rammede. Slik skapes en verdig ramme for innsatsen som skal gi de berørte omsorg. God ledelse gjør at medarbeiderne blir tryggere på sin innsats og opplever å bli verdsatt. Leders betydning er like stor etter hendelser av mindre omfang som etter katastrofer.

Når kriser eller katastrofer rammer lokalsamfunn, kommune eller en bedrift, kan ledere være sterkt berørt av hendelsen, slik at det går utover egen fungering. Kommunen bør i sin psykososiale plan ha rutiner for tiltak når en slik situasjon oppstår.

Kommunens kriseledelse, ofte synonymt med kommunens ordinære ledelse, treffer strategiske beslutninger på vegne av virksomheten, forvalter ressurser og samvirker med andre aktører. Administrativ leder for det psykososiale kriseteamet leder arbeidet etter delegert myndighet fra kommunens kriseledelse og koordinerer og fordeler oppgavene i teamet. Noen kommuner finner det hensiktsmessig å skille mellom operativ og administrativ ledelse av det psykososiale kriseteamet.

Ved katastrofer og større hendelser bør leder for det psykososiale kriseteamet være representert i den kommunale kriseledelsen. I hver kommune skal det finnes en strategisk ledelse, kriseledelse, som kan treffe beslutninger på vegne av virksomheten, forvalte ressurser samt samvirke med andre aktører, jf. beredskapsforskriften §§ 1, 4 og 5. Når den kommunale kriseledelsen trer i funksjon, vil lederen av det psykososiale kriseteamet være underordnet denne.

Ved mindre hendelser rapporterer leder av psykososiale kriseteamet til kommunal kriseledelse om status og behov. I kommuner hvor kommunelege(r)/ kommuneoverlege (der dette finnes) deltar i både psykososialt kriseteam og kommunal kriseledelse og fungerer som et bindeledd mellom instansene, bør kommunelege(r)/kommuneoverlege sin rolle beskrives særskilt i plan for psykososial oppfølging.

Psykososiale kriseteam må ha en sammensetning og organisatorisk plassering som gir gode rammer for arbeidet. Den konkrete utformingen av teamet avhenger blant annet av størrelse på kommunen, kommunens tilgjengelige ressurser og bosetningsmønster.

Størrelsen og fagkompetansen i de psykososiale kriseteamene varierer mellom kommunene, og det rekrutteres fra ulike faggrupper som sykepleiere, helsesykepleiere, leger, psykologer, sosionomer, barnevernsarbeidere, lærere, politi, prester og andre. Ikke alle har nødvendigvis et ansettelsesforhold i kommunen, men er tilknyttet teamet basert på samarbeidsavtale mellom virksomheter. For eksempel gjelder dette som regel politi og prest.

Teamene bør ha en tverrfaglig sammensetning. Helsefaglig kompetanse må inkluderes, og barnefaglig kompetanse bør inngå. I tillegg er det viktig å ha tilgang til personell med minoritetskompetanse, slik at det kan ytes god og likeverdig psykososial oppfølging til personer med ulik etnisitet. Nasjonal kompetanseenhet for minoritetshelse (NAKMI) eller Samisk Nasjonalt Kompetansesenter – psykisk helsevern (SANKS) kan kontaktes for råd og veiledning ved behov. Tilgang på fagkompetanse er en viktig faktor for de psykososiale kriseteamene. En videre utvikling av kommunens kompetanse i psykisk helse og rusarbeid vil styrke den psykososiale beredskapen (13). Kriseteamet bør så langt som mulig bestå av en stabil faggruppe som ved behov kan involvere og samarbeide
med andre relevante aktører og ressurspersoner. Det bør stilles særlige krav til kriseteamleders bakgrunn mht. faglige kvalifikasjoner, relevant erfaring og god evne til koordinering av arbeidet.

God og tilstrekkelig informasjon om kriseteamets faglige sammensetning, ansvar og funksjon må være tilgjengelig for innbyggerne, f.eks. via kommunens nettsider, for å sikre kjennskap til teamet.

Aktivering av det psykososiale kriseteamet avhenger av den totale situasjonen der behovsvurderinger foretas i samhandling med andre f.eks. innsatspersonell eller ordinære tjenester i kommunen. Situasjonen må vurderes enkeltvis. Aktiveringen av kriseteamet vurderes opp mot hvordan ordinære tjenester i kommunen (fastlege, psykisk helsetjeneste mv.) kan stille opp. For noen kommuner vil det være hensiktsmessig å aktivere teamet når de ordinære tjenestene ikke er tilgjengelige, dvs. etter ordinær arbeidstid, mens det for andre kommuner vil være aktuelt at kriseteamet og de ordinære tjenestene supplerer hverandre, også innenfor ordinær arbeidstid. Kommunen bør sikre rammer som gjør at det psykososiale kriseteamet kan yte psykososial oppfølging også utenom ordinær arbeidstid. Det er i alle tilfeller en plikt for kommunen å yte psykososiale tiltak hele døgnet via relevante tjenester, herunder legevakt.

Ved hendelser som berører hele lokalsamfunn eller skolemiljøer (f.eks. ved seksuelle overgrep eller der barn eller unge forulykker) og ved katastrofer av større omfang, bør teamet mobiliseres så raskt som mulig og innsatsen avpasses etter behovet. I enkelte situasjoner kan det være nødvendig å søke råd eller veiledning fra regionale og nasjonale ressursmiljøer (for eksempel Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging (RVTS), Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress (NKVTS) og Senter for Krisepsykologi).

Ved uventede dødsfall som selvmord, drap og ved ulykker er det viktig med rask varsling til en oppfølgingsinstans som tar kontakt med de etterlatte. Den norske kirke eller andre livssynssamfunn kan bistå ved varsling av slike dødsfall. Politiet i hvert distrikt har kontaktinformasjon og oversikt over beredskap.

Politi og psykososialt kriseteam eller annen ansvarlig kommunal instans bør sammen med de etterlatte foreta en vurdering av hvilken støtte som er hensiktsmessig i den første fasen. Oppfølging over tid bør avklares senere ut fra fortløpende dialog med etterlatte. Foruten kommunens kriseledelse kan politiet eller andre ta initiativ overfor kommunen til å aktivere psykososialt kriseteam.

I enkelte situasjoner, dersom rammede og berørte ikke ønsker eller trenger oppfølging samme dag, kan kontakt med hjelpeapparatet vente til neste dag. Innsatspersonell og kommunen må lage rutiner for hvordan innsatspersonell formidler informasjonen videre i disse tilfellene, slik at rammede blir kontaktet neste dag, enten av det ordinære hjelpeapparatet eller det psykososiale kriseteamet.

I flere kommuner samarbeider AMK/legevakt og kriseteamets leder om nødvendige avgjørelser. Ved katastrofer vil aktivering av psykososialt kriseteam være forankret i kommunens beredskapsplan. Figuren under viser situasjoner som kan kreve psykososial oppfølging og aktivering av psykososialt kriseteam.

Rutiner for informasjon og varsling av psykososialt kriseteam

Det må etableres klare ansvarslinjer for å sikre at viktig informasjon når fram til dem som til enhver tid har det operative ansvaret i kriseteamet. Oppfølgingsarbeidet må samordnes og utføres rasjonelt og effektivt. Kriseteamets ansvars-, rolle- og oppgavefordeling bør være avklart i plan for psykososial oppfølging. Fagpersonellet må i tillegg til å hjelpe rammede og bistå i operative oppgaver gi kriseledelsen i kommunen informasjon, slik at den får tilstrekkelig oversikt over situasjonen og gode råd som sikrer en planmessig og god oppfølging.

Ved kriser og katastrofer er det nødvendig med innarbeidede rutiner for at kriseledelsen og leder av kriseteam kan komme sammen på kort varsel. Tidsfaktoren er vesentlig i håndtering av en krise. Rutiner for varsling bør beskrive intern og ekstern varsling og må være godt kjent i organisasjonen.

Fremgangsmåte for varsling av kriseteamet vil variere, avhengig av kommunestørrelse, og organiseringen av det ordinære tjenestetilbudet. Noen psykososiale kriseteam har en avklart vaktordning og telefonvakt døgnet rundt med kort responstid og tilhørende avlønning. Dette bidrar til en kvalitetssikring av tilbudet gjennom økt forutsigbarhet for innsatspersonell som skal etablere kontakt med kriseteamet, og for dem som er medlemmer av teamet.

Det kan ta tid å avklare om kommunens innbyggere er rammet, f.eks. ved internasjonale hendelser. I tiden før dette er endelig avklart anbefales det at kommunens ledelse/kriseledelse informerer kriseteamets leder, slik at nødvendig forberedelse kan igangsettes. Ved katastrofer må leder av det psykososiale kriseteamet iverksette og koordinere teamet i overenstemmelse med overordnet kommunal kriseledelse. Dette gjøres i samarbeid med spesialisthelsetjeneste og øvrige tjenester og aktører, inkludert frivillige.

Leder av kriseteamet skal på bakgrunn av tilgjengelige opplysninger vurdere behovet for varsling av teamet, og i hvilken grad kriseteamet bør settes i beredskap for å sikre hurtig respons. Det kan være hensiktsmessig å etablere en samarbeidsrutine som utpeker et teammedlem som teamets leder kan konferere med ved vurdering av varsling av teamet.

Rutiner for varsling av kriseteam må være oppdatert og praktisk tilrettelagt, og kontaktinformasjon må være tilgjengelig for alle relevante instanser. Oppsettet bør inkludere alternative løsninger som kan benyttes ved spesielt omfattende hendelser, eller ved behov under ferieavvikling og hendelser utenom ordinær arbeidstid. Rutinene/prosedyrene og kontaktinformasjonen bør være godt planlagt, avtalefestet, skriftliggjort og til enhver tid oppdatert.

Når det psykososiale kriseteamet aktiveres, bør medlemmene av teamet ta kontakt med de rammede og følge dem opp aktivt i akuttfasen (proaktiv tilnærming) dersom de ønsker det. De som har behov for oppfølging, må gis nødvendige helse- og omsorgstjenester. I noen kommuner ivaretar kriseteamet oppfølgingen over lengre tid etter både mindre hendelser og større katastrofer, mens det raskere skjer overføring til det ordinære tjenesteapparatet i andre kommuner.

Personell som skal arbeide med kriser, ulykker og katastrofer, må ha nødvendige teoretiske og praktiske ferdigheter i tillegg til personlig egnethet for denne type arbeid (Helsepersonelloven §§ 4 og 16, helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 første ledd bokstav d og spesialisthelsetjenesteloven § 2-2). Opplæring, kontinuerlig faglig oppdatering og jevnlige samlinger og øvelser er nødvendig for å utvikle og vedlikeholde kompetanse. E-læringskurset «Når krisen rammer» (minhelsekompetanse.no) gir kompetanse i oppfølging av berørte og etterlatte etter kriser, ulykker og katastrofer. Kurset er gratis og åpent for alle.

Det er nyttig å avholde møter ut fra en fast møteplan, i tillegg til møter som er tilknyttet konkrete oppdrag. Man vil da utvikle trygghet i forhold til hverandre og egen rolle i en konkret situasjon.

Noen psykososiale kriseteam er hyppig involvert i dramatiske kriser, mens andre er mer sjeldent i aksjon. Det er en klar sammenheng mellom et etablert planverk for akutt beredskap, jevnlige øvelser og omfanget av og kvaliteten på tilbudet som ytes innbyggere ved en krise, ulykke eller katastrofe.

Øvelser bedrer evnen til å mestre stresspåkjenninger under innsats, og reduserer risikoen for at personell får psykiske reaksjoner etter store belastninger. Felles trening øker samhandlingskompetansen og gjensidig forståelse for ulike innsatsgruppers kultur og arbeidsmåte. Jevnlige øvelser bør inkludere alle som forventes å ha en rolle, også frivillige organisasjoner som deltar i oppfølgingsarbeidet.

Kommunen har plikt til å sette i verk systematiske tiltak som sikrer at virksomheten evalueres og korrigeres (helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd). For å høste erfaring underveis er det viktig å samle personalet på daglig basis når arbeidet pågår (14). Det anbefales en mer formell evaluering av teamets innsats i etterkant, for å lære av erfaringene. Erfaring fra faktiske kriser, ulykker og katastrofer bør, sammen med relevante erfaringer fra brukere og andre, alltid oppsummeres. En slik evaluering vil legge grunnlaget for oppdatering av planer, rutiner og prosedyrer, samt øvrig utviklingsarbeid. 

Evalueringen bør ikke gjennomføres i en periode hvor det foregår aktiv psykososial oppfølging. Det vil ofte være behov for å ha en tidsmessig avstand til hendelsen man har vært involvert i, for å kunne foreta en reflektert evaluering.

Arbeid med kriserammede er krevende og forutsetter at også kriseteamets egne medlemmer blir godt ivaretatt. Teamets medlemmer bør opptre parvis, spesielt i den akutte fasen. Ved spesielt emosjonelt belastende oppgaver må man sikre at medlemmer med mindre erfaring får støtte av dem med mer erfaring. Det bør vurderes om noen av teammedlemmene har behov for å skjermes i perioder, enten i forhold til total belastning eller etter eget ønske. Samling av personalet på daglig basis kan bidra til bedre intern kommunikasjon og ivaretakelse av teamets medlemmer. Leder bør være oppmerksom på mulig slitasje hos teammedlemmene og gjennomføre tiltak og omdisponeringer i forhold til dette.

Krise- og katastrofearbeid er krevende og kan medføre slitasje og reaksjoner hos hjelperen. Trygghet i arbeidsteam, kompetanse og erfaring gjør at de fleste mestrer slike reaksjoner og symptomer på en hensiktsmessig måte – enten alene eller i fellesskap. Noen få hjelpere utvikler posttraumatiske stressplager. Erfaring viser at det kan være hensiktsmessig å etablere rutiner som sikrer at det gjennomføres en kort avlastningssamtale, hvor en snakker om den aktuelle hendelsen og kriseteamets arbeidsinnsats, før en forlater hverandre.

Avlastingssamtaler – samtaler i perioden den psykososiale oppfølgingen pågår

En avlastningssamtale kan omfatte både tekniske og stressrelaterte temaer. Målet er å bidra til at de involverte får oversikt og ser sammenheng i sin innsats.

Akuttfasen:

• snakk om forløpet og arbeidsinnsats, med hovedfokus på fakta
• avvent noe med å ta opp sterke emosjonelle tema, da det kan opprettholde den umiddelbare, og oftest forbigående, fysiske og psykiske aktiveringen
• ved belastende hendelser bør det gis tilbud om individuell oppfølging og gjennomgang i gruppe
• lederskap og gjensidig støtte innen gruppen (kollega- og likemannsstøtte) vil bidra til økt mestring og forebygging

Ved endt innsats:

• det bør avtales tidspunkt for en gjennomgang av hendelsen i henhold til plan for psykososial oppfølging og beredskapsplanen, herunder evaluering av innsatsen og fokus på læringsmomenter

Hjelpere som opplever seg spesielt berørt, bør ikke bli sendt hjem dersom de er alene, men oppfordres til å være sammen med andre. Personell som opplever uventet sterke reaksjoner, bør ikke sendes på nye oppdrag før de har hatt anledning til en gjennomgang av innsatsen og nødvendig restitusjon. Reaksjonene kan også innebære at det er behov for nødvendig helsehjelp fra kommunen og/eller spesialisthelsetjenesten.

Ved endt innsats og med tidsmessig avstand til den aktive oppfølgingsfasen bør det avtales tidspunkt for en mer grundig gjennomgang av hendelsen i henhold til beredskapsplanen og plan for psykososial oppfølging, inkludert evaluering av innsatsen og fokus på læringsmomenter. Spesielt belastende situasjoner bør følges opp, både i form av mulighet til å samles for gjennomgang i gruppe, og gjennom rutiner som sikrer individuell oppfølging av dem som trenger det.

Erfaringsmøte – gjennomgang etter endt innsats

Viktige elementer i et erfaringsmøte vil være

• å vurdere det som fungerte bra, hva som ev. opplevdes frustrerende, og hva som kan forbedres
• å fange opp ansatte som trenger individuell oppfølging
• å formidle psykoedukative teknikker og gi råd til mestring
• å tilrettelegge for gjensidig sosial støtte i gruppen og formidle anerkjennelse av innsatsen og støtte fra ledelsen

Frivillige bør inviteres, ev. oppfordres, til å delta i samlinger som kommunen gjennomfører for ulike kategorier av personell som har bidratt i oppfølgingen. Frivillige organisasjoner som deltar i hjelpearbeid, bør også ha egne planer for ivaretakelse av eget personell. Planen for psykososial oppfølging bør beskrive rutiner for oppfølging av frivillige som etter avtale vil kunne være involvert i håndtering av en hendelse (herunder ansvar for oppfølging). Planen bør inneholde informasjon om når og etter hvilke situasjoner oppfølging skal iverksettes og hvor det kan hentes støtte til oppfølgingen ved behov.

Den ordinære kriseberedskapen i samfunnet i fredstid er i stor grad bygd opp rundt politi, brannvesen og helsetjenester. Ansvar og organisering av redningstjenesten i Norge er fastsatt ved Kgl. Res. av 4. juli 1980. Politiets ansvar er nærmere regulert i politiloven § 27. Når kriser oppstår, vil det være politiet som leder innsatsen. Politiet plikter å yte andre offentlige myndigheter vern og bistand under deres tjenesteutøvelse når dette følger av lov eller sedvane, jf. politiloven § 2 nr. 5, samt politiinstruksen § 2-2 nr. 5 og kapittel 13. Dette er situasjoner som ofte oppstår hurtig, berører viktige samfunnsfunksjoner og truer liv, helse og livsgrunnlag på en måte som krever iverksettelse av umiddelbare tiltak. God lokalkunnskap og et koordinert øvelsesmønster med disse aktørene er viktige faktorer for at akutte hendelser kan takles på en tilfredsstillende måte. Politiloven og Alminnelig tjenesteinstruks for politiet (politiinstruksen) danner sentrale rammer for politiets ansvar for å fremme borgernes rettssikkerhet, trygghet og velferd for øvrig.

Et tverrfaglig og koordinert samarbeid

En rekke kommunale og statlige tjenester og aktører, som kommunens helse- og omsorgstjeneste, familievernkontoret, NAV, spesialisthelsetjenesten, Forsvaret og Sivilforsvaret, er sammen med frivillige organisasjoner, Kirken og andre livssynssamfunn på ulike måter aktive og samhandler under kriser, ulykker og katastrofer. Se beskrivelse av de ulike aktørenes rolle og oppgaver i en krise eller katastrofesituasjon.

Samarbeid under kriser, ulykker og katastrofer krever et tverrfaglig og koordinert planverk mellom ulike tjenester, etater, kommuner, helseforetak og aktører. Samarbeid er viktig fordi tjenestene hver for seg kan mangle tilstrekkelige ressurser, herunder psykososiale tjenester, til å håndtere ulike hendelser. En båt-/fergeulykke eller en flyulykke vil eksempelvis involvere flere kommuner i det de evakuerte, skadde og omkomne vil kunne blir ført i land til, eller tilhøre, ulike kommuner. Hjelpemannskap vil da måtte komme fra flere kommuner. Hendelser som skjer utenfor Norges grenser, men hvor norske borgere / personer bosatt i Norge er involvert, vil også kunne føre til at ulike politidistrikt og kommuner må samarbeide om å etablere et støtteapparat for å ta hånd om rammede. Planer for interkommunale / utvidede kriseteam er nyttige i slike situasjoner. Etter kriser, ulykker og katastrofer er det viktig å sikre oppfølging av ulike familiemedlemmer når disse er bosatt rundt i landet. I andre situasjoner må langtidsoppfølging samordnes mellom kommune- og spesialisthelsetjenesten over tid.

Kommunen har som hovedregel ikke myndighet til å rekvirere ressurser utover egen organisasjon i en katastrofesituasjon, med mindre den har inngått samarbeidsavtaler, f.eks. med andre kommuner. Kommunen kan imidlertid anmode om bistand ved behov. Behovet for samordning vil øke ut fra antall kommuner, etater og nivåer som er berørt og deltar i krise- eller katastrofehåndteringen.

Fastlegen er en sentral aktør ved både enkeltstående kriser av begrenset omfang og ved store ulykker og katastrofer. Kommunen bør i sin avtale med fastlegene beskrive vedkommendes plikter overfor kommunen før/under/etter kriser. Det bør være rutiner som sikrer at fastlegen varsles tidlig og trekkes raskt inn i samarbeidet.

Samarbeidsavtaler mellom kommune og helseforetak

Samarbeidsavtalene mellom kommunen og helseforetak er et lovpålagt verktøy for å sikre enighet om oppgavefordeling og avklare overlappende grenseflater og ansvarsområder (helse- og omsorgstjenesteloven §§ 6-1 og 6-2).

Det er sentralt at avtalen(e) i nødvendig utstrekning adresserer psykososiale tiltak og tjenester (helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 6). Et eksempel på innhold i en samarbeidsavtale er tydeliggjøring av roller og ansvar ved kriser, ulykker og katastrofer som berører utenlandske statsborgere under ferieopphold i Norge, der det er behov for å opprette senter for evakuerte og pårørende. Avtalen må omfatte omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden (helse- og omsorgstjenesteloven § 6-2 første ledd nr. 11). Det vil i tillegg være vesentlig at en i en slik avtale adresserer hvem som skal ha koordineringsansvaret når kommunen og helseforetaket sammen skal bistå ved kriser, ulykker og katastrofer.

Planmessig samarbeid med frivillig personell, frivillige organisasjoner og støtteforeninger

I en krise- eller katastrofesituasjon er det aktuelt for kommunen å etablere samarbeid med frivillig personell, frivillige organisasjoner og støtteforeninger (f.eks. støttegrupper). Det bør være nedfelt i kommunens beredskapsplan for helse- og omsorgstjenesten og i planen for psykososial oppfølging hvilken rolle de frivillige aktører skal spille, hvilke oppgaver som kan delegeres, samt hvem som har det overordnede ansvaret for de frivilliges innsats i krisehåndteringen. Det bør videre framgå hvem som har ansvar for å varsle aktuelle frivillige organisasjoner, og på hvilket tidspunkt dette skal skje. Samarbeidsrutiner mellom kommunens personell og frivillige må tydeliggjøres, og kommunene bør inngå intensjonsavtaler med de frivillige organisasjonene og sikre gjennomføring av felles øvelser.

Det er viktig at kommunen er klar over og tar i bruk potensialet for psykososial støtte, utover den profesjonelle hjelpen fra det offentlige. De rammede uttrykker klart at støtten fra den/de berørtes skole, arbeidsplass, sosiale nettverk og andre som har opplevd lignende hendelser, er uvurderlig. Kommunen og de ansvarlige for den psykososiale oppfølgingen har mulighet til å utøve en avgjørende koordineringsrolle ved kriser, og mobilisere og samarbeide med frivillig personell, organisasjoner og støtteforeninger. Dette må beskrives i beredskapsplanen og i plan for psykososial oppfølging.

Ved katastrofer og dramatiske hendelser av mindre omfang har befolkningen stort behov for informasjon. Media er en sentral aktør i denne informasjonsformidlingen. Det er viktig at virksomheter/etater har avklart på forhånd hvem som skal uttale seg til media og bidra til at budskapet fra involverte aktører er korrekt. Det er leder i virksomheten som har det overordnede ansvaret for at informasjon som gis, er korrekt. Samordning og koordinering av informasjonstiltakene er viktig, ikke minst mellom politiet, kommunal ledelse, statsforvalteren og ev. sentrale myndigheter. Mens redningsaksjoner pågår, bør alle henvendelser fra media kanaliseres til politi og ansvarlig redningssentral. Det overordnede og helhetlige informasjonsansvaret vil ofte ligge hos, og ivaretas av politi, lokal redningssentral (LRS) eller hovedredningssentralen (HRS), mens kommunal kriseledelse vil uttale seg om hva som gjøres fra deres side.

Kommunen må inneha kompetanse og rutiner for sin kommunikasjon med media. Mediepress og publikums forventningsbilde av aktivitetsnivå kan komme til å prege informasjonshåndteringen etter hendelser som utløser behov for psykososial oppfølging. Det er viktig med tydelig kommunikasjon, slik at det er kommunen som styrer situasjonen, ikke forventningene. Det bør på forhånd drøftes hvilke informasjonsarenaer og informasjonskanaler man skal ta i bruk for å sikre at man når ut på rett tidspunkt med tydelig og kvalitetssikret informasjon, f.eks. kommunens nettsider, etablerte møtearenaer osv.

Viktig informasjon bør først deles med de rammede familier, f.eks. på et pårørendesenter, før den gjøres allment tilgjengelig. I forbindelse med katastrofer, men også etter hendelser som involverer få personer, som et drap på en skoleelev eller en lærer, kan det oppstå et til dels ekstremt mediepress som kommunens ledere må håndtere. En godt forberedt mediestrategi hvor en hurtig imøtekommer medias behov for informasjon i samarbeid med politiet, kan avdempe presset.

Kommunens kriseledelse må avklare hvem som uttaler seg til media. I krisekommunikasjon er det nødvendig med tydelig, korrekt informasjon og hyppige oppdateringer, gitt med empati. Talspersoner bør ha høy tilgjengelighet for media. Kriseledelsen bør, som ledd i beredskapsplanlegging, vurdere behov for rådgivning om hvordan forventningspress fra kommunens innbyggere og mediepress mv. kan håndteres. Dette for at de i en aktuell situasjon kan ivareta balansen mellom å agere ut ifra henholdsvis mediepress og egen faglig vurdering av situasjonen (16;17).

Rammede etter kriser og katastrofer vil ofte oppleve pågående henvendelser fra media med et klart fokus på person. De rammede bør derfor tidlig orienteres om at de kan bli utsatt for nettopp dette, og at det blir understreket at verken offentligheten eller media har rett til eller krav på slik personlig informasjon, jf. pressens «Vær varsom plakat». Når rammede stiller seg til disposisjon for media, bør de først ha rådført seg med familien eller ressurspersoner. Det kan ofte være behov for å skjerme rammede for pågående medier. Særlig gjelder dette barn og unge. På kriser.no finnes flere konkrete råd til overlevende, pårørende og etterlatte om håndtering av media (se under «Ressursbank»). Her finnes også råd til kriseteam i forhold til kontakt med media. 

Kontakt med media – noen råd

1. Media håndterer kriser i faser, og spekulasjoner forekommer.
2. Involverte bør forsøke å forholde seg til verifiserte fakta.
3. Berørte som er i sjokk eller ubalanse, kan trenge hjelp til å skjermes fra media. Et alternativ kan være at de direkte berørte utpeker en medietalsperson som blir kontaktpunkt for henvendelser og formidling av synspunkter.
4. Det er lov å skjerme seg. Gjør man navnet sitt kjent, vil flere ta kontakt, journalister kan argumentere med at «noen bør si noe pent om …».
5. Det er lov å si nei til forespørsler om intervju. Ingen må stille opp til intervju på grunn av press. Det er også lov å si nei selv om man har gitt intervjuer før.
6. Media kan være en effektiv kanal for å få fram et budskap. Hjelp de som skal intervjues, med å sortere hva de ønsker å få fram.
7. Vis respekt for at andre i samme situasjon kan ha andre oppfatninger. Selv om man er berørt av samme krise eller katastrofe, kan man likevel oppleve situasjonen ulikt og ha ulike reaksjoner. Dette kan bli tolket som uenighet.
8. Det er mulig å be om sitatsjekk for det man selv har uttalt. Historier og sitater brukes gjerne videre. Avtal dette før intervjuet.
9. I et intervju er det lov å la være å svare på spørsmål man ikke føler seg klar til å svare på
10. Man kan reservere seg mot at bilder blir benyttet ved senere presseoppslag.
11. Redaksjonene gjør sine egne vurderinger. Det kan være lurt å be om å få vite i hvilken kontekst intervjuet skal stå, hvem andre som er intervjuet osv. Brytes premissene for et intervju, kan man trekke seg.
12. Innlegg på sosiale medier er offentlig informasjon.

Råd 3, 5, 6, 7, 8, 9, 11 og 12 er hentet fra Eide (18)