Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten stiller krav om kartlegging av risikoforhold og behov for forbedring, jf. §§ 5 og 6.
Helseberedskapslovens forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid krever at risiko- og sårbarhetsanalyse skal ligge til grunn for virksomhetens beredskapsplan, og at avdekket risiko og sårbarhet reduseres gjennom forebyggende og skadebegrensende tiltak, jf. § 3.
Målet med ROS-analysen er å:
- Identifisere områder der svikt kan inntre ofte
- Identifisere områder der svikt kan få alvorlige eller uønskede følger for pasienter, brukere eller andre
- Forebygge svikt og uønskede hendelser.
Øverste leder, kommunaldirektør eller den hun har delegert ansvaret til, må sørge for at risikoområder er identifisert i virksomheten og at risikonivået man vil akseptere defineres. Dette har betydning for hvilke tiltak som iverksettes. Gjennom systematiske risikokartlegginger kan ledelsen identifisere aktiviteter og prosesser der det er fare for svikt eller brudd på regelverk. Risikofaktorer forbundet med samhandling og overganger internt og eksternt bør særlig vektlegges.
Legevakten bør organiseres på bakgrunn av oppdaterte ROS-analyser av blant annet sykdoms- og skadeforekomst, bemanning og rekruttering og tilgang til ambulansetjeneste og spesialisthelsetjenester.
ROS-analyser skal også danne grunnlag for kommunens helseberedskapsplan. Dette skal gjøres i samarbeid med lokalt helseforetak for å se på hele den akuttmedisinske kjede i sammenheng, jf. helse og omsorgstjenesteloven § 6-2 nr. 11 (tjenesteavtale 11), og bør inngå i arbeidet i helsefellesskapet.
I en ROS-analyse kartlegger man sannsynlighet for og konsekvenser av uønskede hendelser og beskriver tiltak for å begrense konsekvenser. Når det gjelder intern svikt i tjenesten kan man også redusere sannsynlighet. Eksempler på svikt kan for eksempel være feilmedisinering eller personellmangel.
Faktorer som bør inngå i legevaktens ROS-analyse
Nedenfor er listet viktige faktorer som bør inngå i legevaktens ROS-analyse. Listen er ikke uttømmende:
- Avstand og reisetid for akutthjelpere.
- Avstand og reisetid til ambulansetjeneste med tilgjengelig transport og utstyr, som medikamenter og 12 avlednings-EKG med digital overføring av EKG
- Avstand og reisetid til sykehus med døgnkontinuerlig akuttmedisinsk beredskap
- Avstand reisetid til nærmeste sykehus eller poliklinikk med røntgen for diagnostikk og behandling ved bruddskader
- Bemanning av annet helsepersonell
- Forhold som forhindrer legevakten å tilby helsetjenester, for eksempel ekstremvær, ras, strømbrudd, brann og evakuering (jf. kommunens egen ROS)
- Informasjonssikkerhet
- Kommunikasjon og meldingsrutiner
- Kompetanse
- Legeberedskap og legebemanning
- Mulige samtidighetskonflikter
- Risiko ved økt pasienttilstrømning
- Risiko ved økt sykefravær, f.eks. ved smitteutbrudd
- Samarbeid med fastleger og øvrige kommunale tjenester, som øyeblikkelig hjelp døgntilbud
- Sikkerhet for ansatte og pasienter
- Spesielle forhold ved legevaktdistriktet, som sesongvariasjon i antall besøkende, turisme med spesielt særpreg (skiturisme med fare for bruddskader, ekstremsport med fare for mange typer skader)
- Stabilitet
- Tilgang til medisinsk utstyr
- Vaktdistriktets utbredelse (areal) og responstid
- Vikarbruk
- (ØHD), sykehjem m.v.
Gjennomføring av ROS-analyser
Det vises generelt til Veileder til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Det finnes flere beskrivelser av hvordan ROS-analyser kan gjennomføres. Beskrivelser kan for eksempel finnes på Helsebiblioteket. Det finnes også enkle digitale verktøy for ROS-analyse i kvalitetssystemet TrinnVis, som en del fastlegekontor bruker.
ROS-analyse avdekkede risiko og sårbarhet skal reduseres ved iverksetting av forebyggende og skadebegrensende tiltak. ROS-analysen er grunnlaget for beredskaps-planen som skal bidra til å sikre en tilstrekkelig produksjon av tjenester også i kriser og krig.