Det kan være tilfeller der det er helt naturlig at pårørende trer inn på vegne av pasienten i en ordinær konsultasjon. For eksempel gjelder dette for små barn eller for andre pasienter som ikke selv kan beskrive egen helse og behov for helsehjelp. Slike kontakter journalføres og rapporteres med tilstands- og prosedyrekoder på vanlig måte, og registreres på pasienten som mottar helsehjelpen.
Pårørende kan ha ulike roller både overfor den som er syk og overfor helse- og omsorgstjenesten. Pårørende vil ofte sitte på inngående kjennskap til den som er syk og er en del av pasientens nærmiljø.
Pårørende vil i enkelte tilfeller ha en annen viktig rolle i utredning eller behandling av pasienten. For slike kontakter benyttes prosedyrekoden WPBA25 Konsultasjon med pårørende eller andre nærstående personer, uten pasient til stede. Denne aktiviteten registreres på pasienten på samme måte som når pasient er til stede.
Konsultasjoner med pårørende grupperes ulikt innen psykisk helsevern og TSB og somatikk. I psykisk helsevern og TSB vil prosedyrekoden WPBA25 grupperes til DRG-ene TD96A og TD96B konsultasjon med pårørende. I somatikken vil ikke prosedyrekoden grupperes til en egen DRG, men fordeles basert på andre egenskaper ved kontakten.
Pårørendes behov for informasjon om pasientens behandlingsforløp regnes ikke som behandlingsaktivitet og skal ikke registreres. Det forutsettes at slik oppfølging dekkes av de samlede rammene til helseforetakene.
I Nasjonal pårørendeveileder følger også at:
«Egen journal for pårørende skal ikke opprettes uten at vedkommende er definert som pasient.»
Når det dreier seg om grupperettet pasient- og pårørende opplæring (punkt 4.21) er det omtalt at pårørende kan tre inn i pasientens sted; «Ved poliklinisk gruppebasert opplæring av pasienter eller pårørende er det alltid pasienten som opplæringstiltaket utføres til fordel for, som skal rapporteres gjennom NPR-meldingselementet «Pasient». Dette gjelder uavhengig av om det er pasienten selv, pasientens pårørende, eller både pasienten og pasientens pårørende som mottar selve opplæringen».