Visjon og hovedmål
Med utgangspunkt i direktoratets samfunnsoppdrag, visjon, utviklingsområder og utviklingsmål, er det fastsatt følgende visjon og hovedmål for anskaffelsesområdet:
Direktoratet skal gjennomføre formålstjenlige og kostnadseffektive anskaffelser som skal understøtte bærekraftige, sammenhengende og likeverdige helse- og omsorgstjenester.
Direktoratet benytter markedet der dette er hensiktsmessig og gjennomfører anskaffelser profesjonelt.
Bakgrunn
Helsedirektoratet anskaffer varer og tjenester for om lag 1,5 milliarder kroner i et normalår. Med dette følger et ansvar for å opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for å få mest mulig igjen for midlene. Samtidig ønsker direktoratet å bruke anskaffelser strategisk for å oppfylle sitt samfunnsoppdrag. Anskaffelsesregelverket er omfattende og komplisert, det er lett å gjøre feil.
Helsedirektoratet har styrende dokumenter for anskaffelser – policy, retningslinjer, prosedyrer og maler. Disse skal sikre enhetlig praksis og at anskaffelser utføres i tråd med lover og regler. Anskaffelsesstrategien peker fremover og identifiseres fire utviklingsområder i strategiperioden:
Planlegge, Gjennomføre, Dokumentere og Kontrollere
Anskaffelsesstrategien prioriterer aktiviteter og tiltak som er ventet å fremme god planlegging av kommende anskaffelser, effektiv gjennomføring og bedre kvalitet i anskaffelsene, tilfredsstillende dokumentasjon av gjennomførte prosesser og kontrakter, samt bedre styring og kontroll av både anskaffelsene og den enkelte kontrakt.
Anskaffelsesstrategien vil operasjonaliseres gjennom et sett med aktiviteter og tiltak som er oppsummert i en handlingsplan. Handlingsplanen vil revideres årlig.
1. Planlegge
Anskaffelser skal innrettes slik at allmennheten og leverandørene har tillit til at samfunnets ressurser forvaltes på en god måte.
Ønsket effekt
Omgivelsene oppfatter direktoratets ressursbruk som effektiv.
Tiltak
For å oppfylle dette delmålet vil direktoratet gjennomføre følgende tiltak;
-
Tydeliggjøre strukturen for og innholdet i direktoratets styrende dokumenter for anskaffelser
-
Etablere sourcing-strategi for konsulenttjenester
-
Innføre en tydelig plan for anskaffelser, som en del av den årlige budsjett- og virksomhetsplanleggingen i direktoratet
-
Videreutvikle eksisterende avtaleregister
Risiko
Det er knyttet en viss risiko til gjennomføringen av tiltakene, blant annet:
-
Kapasitet og prioritering
-
Mangelfull planlegging i divisjoner og avdelinger
Styringsparametere (KPI)
Direktoratet vil følge opp realiseringen av tiltakene gjennom fastsatte styringsparametere, for eksempel;
-
Antall inngåtte vare- og tjenesteavtaler
-
Totale kostnader disponert gjennom eksterne avtaler (maksimale rammer)
Særskilt for konsulentanskaffelser:
-
Antall engasjerte konsulenter
-
Andel ekstern bistand i forhold til total ressursinnsats i oppdrag og prosjekter
Resultat
Bedre forutsigbarhet for kommende anskaffelser og kontroll på inngåtte avtaler og ressursbruk på anskaffelser.
2. Gjennomføre
Behovshavere skal få god og effektiv veiledning og bistand til å nå målene for anskaffelsene.
Ønsket effekt
Godt samarbeid og erfaringsutveksling om anskaffelser på tvers av divisjoner og avdelinger skal etableres. Dette skal blant annet sørge for mer samhandling mellom behovshaverne.
Anskaffelsesfunksjonen skal utarbeide mer veiledningsmateriell og tilby opplæring for å forankre og bevisstgjøre ledelse og ansatte om regelverket og gjeldende retningslinjer, prosedyrer og maler.
Tiltak
For å oppfylle dette delmålet vil direktoratet gjennomføre følgende tiltak;
-
Etablere lag for anskaffelser, med representant fra alle divisjoner
-
Vurdere å øke intern kapasitet og kompetanse hos anskaffelsesfunksjonen og i linjen.
-
Videreutvikle en prosessmodell for anskaffelser for å tydeliggjøre aktiviteter og krav i hver fase av en anskaffelse, samt tilgjengeliggjøre retningslinjer, prosedyrer og maler til brukerne på en effektiv og brukervennlig måte.
-
Tilby opplæring til behovshavere, avtaleeiere og andre roller som er sentrale i en anskaffelsesprosess.
Risiko
Det er knyttet en viss risiko til gjennomføringen av tiltakene, blant annet;
-
Manglende kapasitet og kompetanse hos behovshavere
-
Manglende kapasitet hos anskaffelsesfunksjonen
Styringsparametre (KPI)
Direktoratet vil følge opp realiseringen av tiltakene gjennom fastsatte styringsparametere, for eksempel;
-
Antall planlagte anskaffelsesprosesser innmeldt gjennom årsplaner
-
Antall innmeldte anskaffelsesprosesser gjennom året
-
Tid for gjennomføring av anskaffelsesprosesser (antall dager)
Særskilt for konsulentanskaffelser:
-
Kontraktsverdi/-omfang tildelt den enkelte leverandør per tidsperiode
Resultat
Aktiv bruk av etablert prosessmodell for gjennomføring av anskaffelser i direktoratet, og økt kompetanse innenfor anskaffelsesområdet for ledere og medarbeidere.
3. Dokumentere
Systemer og rutiner skal sikre god oppfølging og dokumentasjon av anskaffelsesprosessene og inngåtte kontrakter.
Ønsket effekt
Økt oppmerksomhet på og forståelse for anskaffelsesarbeidets betydning for direktoratets måloppnåelse, resultater og omdømme.
Ansvarsfordelingen i anskaffelsesprosessen sikrer effektiv og profesjonell gjennomføring og dokumentasjon.
Tiltak
For å oppfylle dette delmålet vil direktoratet gjennomføre følgende tiltak:
-
Etablere praksis med behovsbeskrivelse for alle anskaffelser
-
Revidere rutiner for godkjenning av anskaffelser, kontraktsoppfølging og kostnadskontroll
-
Tydeliggjøre krav til dokumentasjon samt tilgjengeliggjøre retningslinjer og maler for hver fase i anskaffelsesprosessen
-
Videreutvikle eksisterende avtaleregister for å sikre bedre oppfølging av inngåtte avtaler
-
Økt digitalisering av prosesser for å sikre enklere dokumentasjon og økt sporbarhet knyttet til evalueringer og vedtak
Risiko
Det er knyttet en viss risiko til gjennomføringen av tiltakene, blant annet:
-
Mangelfull oppfølging av fullmaktstruktur og ansvar for anskaffelser
-
Direktoratets digitale løsninger leveres/forvaltes av underleverandør(er)
Styringsparametere (KPI)
Direktoratet vil følge opp realiseringen av tiltakene gjennom fastsatte styringsparametere, for eksempel:
-
Antall gjennomførte anskaffelsesprosesser
-
Antall klager og innsynsbegjæringer på tildelinger av kontrakter
Resultat
Rapportering av gjennomførte anskaffelsesprosesser er innlemmet i periodisk rapportering til ledelse og andre interessenter. Direktoratet har god sporbarhet og etterprøvbarhet for gjennomførte anskaffelser.
4. Kontrollere
Anskaffelser skal gjennomføres etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og etter interne retningslinjer og prosedyrer.
Ønsket effekt
Anskaffelsesprosesser skal gjennomføres i tråd med regelverket, og utføres profesjonelt, i tråd med god forretningsskikk, og ellers med en høy etisk standard.
Tiltak
For å oppfylle dette delmålet vil direktoratet gjennomføre følgende tiltak:
-
Utarbeide en anskaffelseshåndbok med oppdaterte og kvalitetssikrede retningslinjer og prosedyrer for anskaffelser, med tilhørende maler
-
Informere om at avvik ved anskaffelser skal meldes inn i eksisterende avvikshåndteringssystem
-
Periodisk rapportering og risikovurdering av anskaffelsesområdet
-
Videreutvikle internkontroll for anskaffelsesområdet
Risiko
Det er knyttet en viss risiko til gjennomføringen av tiltakene, blant annet;
-
Manglende etterlevelse av regelverk, retningslinjer og prosedyrer
-
Manglende utnyttelse av digitale verktøy i anskaffelsesprosessene
Styringsparametere (KPI)
Direktoratet vil følge opp realiseringen av tiltakene gjennom fastsatte styringsparametere, for eksempel;
-
Antall avvik innmeldt for anskaffelsesområdet
-
Antall funn ved internkontroll og risikovurdering
Resultat
Gjennomført en internrevisjon av anskaffelsesområdet i løpet av strategiperioden med tilfredsstillende resultat.
Avvik og brudd på regler følges opp som en integrert del av den totale avviksoppfølgingen for direktoratet.
Implementere strategien
Ansvar og organisering
Anskaffelsesstrategien er behandlet og godkjent i direktoratets ledermøte, og skal gjøres kjent for alle medarbeidere.
Anskaffelsesstrategien skal følges opp gjennom en handlingsplan, som konkretiserer hvordan mål og tiltak i planen kan operasjonaliseres og måles. Det er avhengigheter mellom en del av de definerte tiltakene, som vil bli hensyntatt ved fastsetting av måldato for det enkelte tiltak. Handlingsplanen vil blir revidert årlig.
Anskaffelsesfunksjonen vil planlegge og følge opp realiseringen av det enkelte tiltak. Imidlertid vil den praktiske gjennomføringen av en del tiltak måtte gjøres av andre avdelinger i direktoratet.
Alle medarbeidere har ansvar for å bidra til at målene i strategien nås.
Økonomiske og administrative konsekvenser
Strategiens tiltak skal gjennomføres innenfor vedtatte årlige budsjetter i strategiperioden.
Kritiske suksessfaktorer
For å lykkes med implementering av strategien er det behov for å:
-
Forankre strategien på alle nivåer i direktoratet
-
Frigjøre ressurser til å iverksette tiltak i handlingsplanen
-
Øke kompetansen hos ressurspersoner i alle avdelinger og enheter som utfører anskaffelsesrelaterte oppgaver
-
Forenkle, effektivisere og digitalisere anskaffelsesprosessene
-
Følge opp realiseringen av tiltakene og rapportere på måloppnåelse
Strategien skal være tilgjengelig
Avdelingsdirektør for avdeling regelverk og digitalisering er ansvarlig for å informere om anskaffelsesstrategien internt og er kontaktperson for andre interessenter.
Anskaffelsesstrategien skal gjøres tilgjengelig på direktoratets nettsider og i direktoratets interne styringssystem. Anskaffelsesstrategien er et offentlig dokument og er tilgjengelig for innsyn.