Dersom du må sende flere søknader vil det være en fordel å sende søknadene samtidig, dette gjør du når du sender søknad til Helsedataservice om tilgjengeliggjøring av helseopplysninger i f. eks helseforskning. Du bør være nøye med å svare ut de spørsmålene søknadsskjemaet stiller og beskrive prosjektet på samme måte i samtlige søknader, se veilederens kapittel 3 om formål.
Når du utarbeider søknader bør du være så konkret som mulig, det er f. eks viktig å kommunisere både hvilken kilde og hvilke data du ber om å få tilgjengeliggjort, se kapittel 4 og 5 om data og personopplysninger. Det er f. eks ikke tilstrekkelig å oppgi at du ønsker tilgang til Kreftregisteret i forbindelse med en søknad om dispensasjon fra taushetsplikten i kvalitetssikring på tvers av virksomheter, du må konkret vise til hvilke opplysninger du trenger. Det er også viktig å løfte blikket og få frem samfunnsnytten prosjektet ditt gir.
Videre er det viktig å være grundig når du skal begrunne hvorfor det ikke kan innhentes samtykke når du sender søknad om dispensasjon fra taushetsplikten. Det kan også forekomme at det er ulike grupper registrerte det skal samles inn data fra. Noen grupper er det mulig å innhente samtykke fra, mens andre vil det være mer vanskelig.
Det er da viktig å differensiere mellom disse gruppene når du gir begrunnelsen for hvorfor samtykke ikke skal innhentes. Videre er det viktig å få frem både fordeler og ulemper med prosjektet, og ikke minst reflektere over om det er sider ved prosjektet som kan bidra til at tilliten til helsetjenesten svekkes.