Du kan bare dele personopplysninger hvis det er nødvendig. Hvis mottakeren kan løse sine oppgaver (i prosjektet eller til andre formål) ved hjelp av anonyme data, skal du bare dele anonyme data fra prosjektet med denne mottakeren. Her må du være bevisst på forskjellen mellom anonyme og pseudonyme opplysninger (se kapittel 5.2.om anonyme opplysninger).
Når du skal ta stilling til om data som skal deles vil inneholde personopplysninger eller ikke, er det viktig å gjøre en grundig vurdering. Det er lett å trå feil og utlevere personidentifiserbare data som man tror er anonyme. Hvis du deler personopplysninger fra prosjektet uten å være klar over det, får du ikke tatt de nødvendige forholdsreglene for å forsikre deg om – og dokumentere – at delingen er lovlig.
Som prosjektleder må du være klar over at en slik uautorisert deling av personopplysninger er ulovlig. Det vil blant annet innebære brudd på personopplysningssikkerheten som kan være varlingspliktig til Datatilsynet. Vi anbefaler derfor at du ser nøye på definisjonene av personopplysninger vs. anonyme opplysninger i kapittel 5, når du vurderer hvilke mottakere som skal ha tilgang til personopplysninger. Vi anbefaler også at du rådfører deg med din institusjon hvis du er usikker på om dataene du skal dele vil inneholde personopplysninger eller ikke.