Helsestasjon 0–5 år – verktøy for å beregne bemanning

Verktøy og kalkulator for helsestasjon 0–5 år

Verktøy og digital kalkulator er pedagogiske hjelpemidler som kommunene kan velge å bruke for å beregne bemanning for helsesykepleier, lege, fysioterapeut og kontorfaglig personell i helsestasjon 0–5 år. Verktøyene tar utgangspunkt i oppgaver som er pålagt gjennom lov, forskrift og nasjonale faglige retningslinjer for helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom.

Verktøyet og kalkulator kan benyttes nasjonalt, i kommunen, bydel, helsestasjon eller for et distrikt.

Formålet med verktøyet er å

• bidra til bedre planlegging av helsestasjon 0–5 år
• synliggjøre oppgavene omfattet av Nasjonal faglig retningslinje for helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom
• skape større bevissthet om hva tjenesten bruker tiden sin på

Tidsberegningene er utviklet i tett og smidig samarbeid med ledere og helsepersonell i tjenesten. Under beskriver vi forskjell på kalkulator og verktøy.

Kalkulatoren

I den digitale kalkulatoren for helsestasjon 0–5 år legges det kun inn antall fødte barn (ivaretar flerlingefødsler) for å få et resultat. Beregningen av behov for årsverk i kalkulatoren er basert på gjennomsnittstider for de anbefalte oppgaver i nasjonal faglig retningslinje for helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom.

Verktøyet

Verktøyet er et excel-ark som kan brukes til å planlegge tjenesten med egne tall og tider. Det er lagt inn gjennomsnittstider i en kolonne, og i en kolonne kan kommunene legge inn egne tider for å ivareta tidsbruk ved f. eks lang reisevei til hjemmebesøk. Hvis fysioterapeut deltar på flere grupper enn 4 uker og 4 måneder som er anbefalt, kan det legges inn i verktøyet.

For at verktøyet for helsestasjon 0–5 år skal gi riktig resultat må tjenesten selv legge inn egne tall på ekstrakonsultasjoner, tolkesamtaler og barn med BCG-vaksine. Der har verktøyet ikke gjennomsnittstider.

Den enkelte tjeneste må vurdere hvordan oppgavene ivaretas best hos seg, og legge inn tidsestimat som gjenspeiler kommunens befolkningssammensetning og geografiske forskjeller best mulig. Det kan være en fordel at leder samarbeider med ansatte i tjenesten ved utfylling av verktøyet.

Felles kontorfaglig personell

Kontorfaglig personell er ofte autorisert helsesekretær eller har annen kontorfaglig bakgrunn. Når tjenestens tallgrunnlag er satt inn, vil verktøyet beregne et behov for kontorfaglig personell. Det er beregnet 20 prosent kontorfaglig ressurs per årsverk på helsestasjonen 0–5 år.

Relevante arbeidsoppgaver er for eksempel:

• bemanne resepsjonen
• logistikk av timebok
• medhjelper ved vaksinering
• brukerstøtte for IKT
• oppfølging av journalsystem og digital kommunikasjon (Digi-helsestasjon m.m.)
• økonomioppgaver
• bestilling av varer
• bestilling av tolk

Der det mangler kontorfaglig personell bør tjenesten beregne økt ressurs hos helsesykepleier.

Hva verktøy og kalkulator ikke omfatter

• tidsbruk til fag- og lederoppgaver
• fravær ved for eksempel sykdom, ekstra ferie og permisjoner. Tjenesten må selv vurdere om fraværet hos de ansatte påvirker tilbudet til målgruppen og gjennomføring av de lovpålagte og anbefalte oppgavene
• oppgaver utover det som er pålagt i lov og forskrift eller anbefalt i retningslinjen som for eksempel smittevernoppgaver, helsestasjon for ungdom, oppgaver knyttet til asyl- og flyktninghelse eller særskilte prosjekter eller utprøvinger m.m.

Hvordan fyller du ut verktøyet?

Trykk på lenken, last ned skjema på egen maskin og aktiver redigering. Lagre deretter dokumentet på egen maskin, og gjerne med dato for kunne å følge med på historikk.

Tjenesten kan laste ned så mange kopier av verktøyet det ønsker for å skissere ulike situasjoner. Det er for eksempel mulig å lage en versjon for å beregne tidsbruk på oppgaver som ikke blir gjort, men som ønskes gjennomført.

Beregning av egen tidsbruk

Tjenesten fyller ut egen tid, og antall konsultasjoner i blå kolonner. Egen tidsbruk på konsultasjoner og antall gjennomførte konsultasjoner kan baseres på gjennomsnittsberegninger både når det gjelder tidsbruk på konsultasjoner og hvor mange konsultasjoner som blir gjennomført i egen tjeneste.

Verktøyet – steg for steg

Informasjonen under har samme inndeling og rekkefølge som verktøyet, og gir forklaringer om hvordan det skal fylles ut.

1. Beregningsgrunnlag

1.1 Navn på kommune/helsestasjon

Fyll inn navn på kommune, eventuelt navn på helsestasjon eller navn på et distrikt.

1.2 Antall fødte

Legg inn antall fødte (inkluderer flerfødsler) i kommunene eller for hver enkelt helsestasjon det siste året, dette er beregningsgrunnlaget for konsultasjonene. I helsestasjonsprogrammet er 10 av de 14 anbefalte konsultasjonene lagt til barnets første leveår. Vi har derfor vurdert at antall fødte per år blir den beste indikatoren på tidsbruk på konsultasjonene i helsestasjonsprogrammet.

Beregning av antall fødte kan baseres på fjorårets tall (det finnes tall på SSBs nettsider). Dersom fødselstallet varierer fra år til år kan man også beregne et gjennomsnitt fra de siste årene. Antall fødte kan justeres opp/ned dersom man av ulike grunner forventer vesentlig økning eller nedgang i antall fødte sammenlignet med tidligere år.

Inn- og utflytting av barn til/fra en kommune vil variere fra sted til sted og kan tas i betraktning når man legger inn antall fødte:

• Flytter mange familier med barn under ett år TIL kommunen, kan antall fødte justeres noe opp.
• Flytter mange familier med barn under ett år FRA kommunen, kan antall fødte justeres noe ned.
• Flytter mange familier med barn mellom ett og fire år TIL kommunen, kan dette ivaretas ved å legge inn de to- og fireårskonsultasjoner for familiene som "ekstrakonsultasjoner". En ekstrakonsultasjon er i verktøyet beregnet til 40 min. En ekstra fireårskonsultasjon vil da kunne beregnes som 2 ekstrakonsultasjoner (40 min x 2= 80 min) En ekstra to-årskonsultasjon vil kunne beregnes som en og halv ekstrakonsultasjon (40 min x 1.5 = 60 min)

2. Helsestasjonsprogrammet

2.2 Helsedirektoratets tidsberegninger

Helsedirektoratets gjennomsnittsberegninger av tidsbruk per konsultasjon er beregnet i samarbeid med fagmiljøene i tjenesten. Tidsberegningen inkluderer tidsbruk til selve konsultasjonene, og tid til for- og etterarbeid som inkluderer dokumentasjon, praktisk tilrettelegging, finne frem utstyr, rydde m.m.

Verktøyet har følgende tidsberegninger for de ulike konsultasjonene:

Hjemmebesøk: Hjemmebesøk av helsesykepleier er første konsultasjon i helsestasjonsprogrammet og beregnes til 60 min konsultasjonstid + 60 min til reise frem og tilbake + 30 min til for- og etterarbeider inkludert en buffer for lengre tidsbruk på konsultasjonen.

Standardkonsultasjon hos helsesykepleier uten vaksine: En standardkonsultasjon beregnes til 40 min = 30 min konsultasjon, og 10 min til for- og etterarbeid.

Standard konsultasjoner hos helsesykepleier med vaksine: En standard konsultasjon med vaksine er beregnet til 45 min inkludert for og etterarbeid.

Gruppekonsultasjon for helsesykepleier: Gruppekonsultasjon kan gjennomføres i gruppe eller individuelt og beregnet tidsbruk er 30 min, inkludert for og etterarbeid. Det er tatt høyde for at konsultasjonene løses på ulik måte i kommunene – noen gjennomfører konsultasjonen som gruppe, andre som individuell konsultasjon.

Gruppekonsultasjon for fysioterapeut: Gruppekonsultasjon for fysioterapeut er en svak anbefaling på fire uker og fire måneder. Det er beregnet 20 min per barn i gruppe inkludert for og etterarbeid. Hvis kommunen har fysioterapeut med på andre gruppekonsultasjoner, kan det legges inn i blå kolonne.

Legekonsultasjoner: Legekonsultasjonene er beregnet til 30 min inkludert for og etterarbeid.

3. Ekstrabehov

3.1 Type ekstrakonsultasjon

Ekstrakonsultasjoner basert på individuelle behov

I Helsestasjonen 0–5 år kan barn og foreldre ha behov for ekstra oppfølging i tillegg til de anbefalte 14 konsultasjonene. Det kan særlig være behov for ekstrakonsultasjoner første leveår (utfordringer med vektoppgang, oppstart amming, samspill, søvn mv.) og for familier med kort liggetid på barselavdelingen. I verktøyet kan man fylle ut hvor mange ekstrakonsultasjoner som gjennomføres i tjenesten i løpet av et år.

Verktøyet beregner 40 min per ekstrakonsultasjon, inkludert for- og etterarbeid.

• Ved behov for dobbeltkonsultasjoner bør disse registreres som en standard konsultasjon og i tillegg en ekstrakonsultasjon. Det vil gjøre det lettere å hente ut data på antall ekstrakonsultasjoner.
• Telefonkonsultasjoner med råd og veiledning bør registreres som en uplanlagt/ekstra konsultasjon i journal, og telles som ekstra konsultasjon i verktøyet.
• For noen kan det være behov for å gjennomføre ekstra hjemmebesøk og det kan registreres som ekstrakonsultasjon. Et ekstra hjemmebesøk kan eksempelvis beregnes som 3 ekstrakonsultasjoner (40 min x 3 = 120 min).
• Noen kommuner har mange tilflyttere, og ev. velkommensamtale og andre faste konsultasjoner på tilflyttere kan legges inn som ekstrakonsultasjoner.

Bruk av tolk

Når det er nødvendig for å sikre at barna/familiene med annet språk og nedsatt hørsel får den informasjon de har krav på, skal det benyttes tolk i konsultasjonene i helsestasjonsprogrammet, og ved eventuelle ekstrakonsultasjoner som barnet/familien har behov for.

Behovet for og bruk av tolk varierer mellom kommunene. Ved bruk av tolk dobles konsultasjonstiden og tid til for- og etterarbeid i skjemaet for beregning av bemanning, ettersom man ofte trenger vesentlig lenger tid på å gjennomføre konsultasjonen med en tolk

Ved bruk av tolk er det beregnet 60 minutter ekstra per konsultasjon. Tidsberegningen for tolkebruk er et gjennomsnitt av alle konsultasjonene i helsestasjonsprogrammet, ettersom konsultasjonstidene varierer. Denne tiden ivaretar ekstra tidsbruk under konsultasjonen, ekstra tid til forarbeid som bestilling av tolk m.m.

Tjenesten legger inn et gjennomsnittlig antall tolkesamtaler per år. Dette kan beregnes ut fra antall gjennomførte samtaler de siste årene.

BCG-vaksinering

BCG-vaksine skal gis til barn første leveår for enkelte grupper barn, se mer informasjon i barnevaksinasjonsprogrammet (fhi.no). Tall fra folkehelseinstituttet viser at cirka 20 prosent av barna født i Norge bør tilbys BCG-vaksine, men antall barn vil variere mellom kommunene.

Det kan være krevende å sette BCG-vaksine, og ofte må man være to som samarbeider om oppgaven. Gjennomsnittstid for å sette BCG er beregnet til 25 minutter per barn delt på to personer som ofte er helsesykepleiere.

Koordinator og individuell plan

Tidsbruken knyttet til koordinatorarbeid er estimert på bakgrunn av estimater fra Utviklingsstrategien samt innspill fra helsestasjonstjenesten i flere kommuner og koordinatorer i fem ulike fylker. Tilbakemeldinger fra erfarne koordinatorer er at tidsbruk kan variere fra noen timer til 100 timer med oppfølging i året. Det finnes per nå ingen lands- eller kommuneoversikt over barn som har behov for IP eller koordinator i Norge, og ingen oversikt over hvor mye tid det brukes på hvert enkelt barn. Det knyttes derfor noe usikkerhet til tidsestimatet

I verktøyet legger man inn antall barn som har behov for IP og hvor mange timer de bruker i gjennomsnitt på koordinatorarbeid for ett barn i løpet av ett år. I Helsedirektoratets anbefalinger er det lagt til 30 timer ekstraarbeid per år til helsesykepleiere for hvert barn som krever koordinatorarbeid. Estimatet legger til grunn at barna i snitt har individuell plan/ansvarsgruppe i to år i løpet av tidsperioden for helsestasjonsprogrammet (fra fødsel til skolestart).

Det er estimert at oppstart av individuell plan/ansvarsgruppe/annet koordinatorarbeid vil kreve cirka 35 timer, mens oppfølgingen etter hvert vil kreve cirka 25 timer i året, derfor 30 timer årlig i gjennomsnitt.

4. Andre anbefalte oppgaver

Lovverket gir tydelig krav om en faglig forsvarlig tjeneste og i Nasjonal faglig retningslinje for helsestasjons- og skolehelsetjenesten er det en rekke anbefalinger knyttet til kompetanseheving, befolkningsrettet arbeid og andre administrative oppgaver. Det er viktig at det settes av tid til å gjøre slike oppgaver i tjenesten.

Små stillinger vil ofte ha behov for mer administrasjonstid, fordi de kan jobbe både på helsestasjon og i skolehelsetjenesten. Leder vurderer ev. ekstra tidsbruk og setter inn i tabellen.

Tidsbruk til disse oppgavene kan variere i perioder. Det kan derfor være lurt å vurdere gjennomsnittlig bruk av tid i løpet av et år eller et halvt år. I beregningsverktøyet kan man sette inn hvor stor andel av de ansattes stillinger som brukes til disse oppgavene. Med "andeler av stillingen" menes ikke andel av et fullt årsverk. Andel av en stilling som bør brukes til slike oppgaver vil være fast, men hvor mye tid dette faktisk utgjør, vil variere etter hvor stor stillingsprosent hver enkelt har.

Tabellen under viser hvilken stillingsandel som anbefales satt av til oppgavene nevnt over, avhengig av yrke.

Tidsbruk til disse oppgavene kan variere i perioder. Det kan derfor være lurt å vurdere gjennomsnittlig bruk av tid i løpet av halvt eller et helt år. Ved bruk av mer eller mindre tid enn den anbefalte tidsbruken kan den faktiske prosentandelen skrives i kolonne 4.3.

Kompetanseheving

Det inngår i kommunens styringssystem å ha oversikt over medarbeidernes kompetanse og sørge for at de har nødvendig kunnskap og kompetanse i det aktuelle fagfeltet. I retningslinjen er dette understreket ytterligere i anbefalingen Kompetanse, i kapittelet Fellesdel: Ledelse, styring og brukermedvirkning. Det er derfor nødvendig å sette av tid til at de ansatte kan tilegne seg ny kunnskap og opprettholde kompetanse.

Eksempler på kompetanseheving:

• tid til faglig oppdatering, fagmøter
• utarbeide og oppdatere fagprosedyrer
• veiledning, kollegaveiledning
• kurs, videreutdanning og spesialisering
• erfaring- og kunnskapsoverføring
• prosjekter

Befolkningsrettet arbeid

Helsestasjonen er en del av kommunens helsefremmende og forebyggende tjenester, og innehar flere typer oppgaver som ikke omhandler direkte oppfølging av barn/familier. Helsestasjonen er en del av kommunens helsefremmende og forebyggende tjenester og tilbyr universelle tilbud til befolkningen. Typen oppgaver som inngår i kategorien «befolkningsrettet arbeid» vil kunne variere fra helsestasjon til helsestasjon.

Det finnes en rekke anbefalinger knyttet til samhandling og samarbeid på systemnivå. Samarbeid er sentralt og omtalt i samtlige anbefalinger i nasjonal faglig retningslinje for helsestasjons- og skolehelsetjenesten

Eksempler på befolkningsrettet arbeid:

• tilgjengelig og synlig tjeneste, eks «åpent tilbud til befolkningen»
• systemsamarbeid med andre aktører som barnehage, fastlege, andre kommunale tjenester, frivillig tilbud, spesialisthelsetjenesten, NAV og barnevern m.m.
• informasjon om tjenesten på ulike arenaer, forvalte nettsider
• tiltak for å sikre brukermedvirkning

Administrative oppgaver

Det er behov for å sette av tid til å gjøre ulike administrative oppgaver for alle de ansatte på helsestasjonen. Administrative oppgaver kan både inkludere tradisjonell kontortid, og tid til interne møter. Helsestasjonen må vurdere hvilke oppgaver alle de ansatte bidrar inn i, og beregne hvor stor andel av stillingene som bør settes av for den enkelte. For eksempel vil en ansatt med HMS-ansvar eller tillitsverv kunne ha behov for en større prosentandel til administrative oppgaver.

Eksempler på administrative oppgaver:

• skrive ulike henvisninger/brev
• registrering i journal av nye barn og barn som flytter,
• rådføring og veiledning av kollegaer eller med samarbeidsaktører (spesialisthelsetjenesten, fritidstilbud, psykisk helse i kommunen, fastlege, mm.),
• barnevernsmeldinger
• følge opp barn som har uteblitt fra konsultasjoner
• gjennomføre regelmessige kontroller i journalsystemet opp mot personregisteret, se anbefaling Barn som ikke møter
• interne møter (for eksempel planlegging av virksomheten, avdelingsmøter, møter om oppfølging av avvik m.m.)
• Studentoppfølging

5. Resultat

En 100 prosent stilling vises som 1,0 årsverk, og 0,9 årsverk tilsvarer 90 prosent stilling i tabellen.  Det beregnes 20 prosent kontorfagligpersonell per 100 prosent årsverk helsepersonell:

Resultatet er veiledende. Helsedirektoratets tider er basert på gjennomsnittstider utarbeidet i tett samarbeid med fagpersoner i tjenesten på oppgaver i nasjonal faglig retningslinje for helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom.

Tjenesten må selv gjøre egne vurderinger av om det helhetlige helsetilbudet er tilstrekkelig, faglig forsvarlig gitt kommunens geografi, organisering av tjenestene, innbyggernes ressurser, utfordringer og behov og i tråd med nasjonale anbefalinger.

Utregninger i verktøyet

5.2. Bemanningsbehov basert på Helsedirektoratets anbefalinger (grønn kolonne)

Her vises ressursbehovet for helsesykepleier, lege og fysioterapeut basert på hvor mange barn tjenesten følger opp og Helsedirektoratets gjennomsnittstider i grønn kolonne. En forutsetning for riktig resultat er at tjenesten selv må legge inn egne tall på ekstra konsultasjoner, konsultasjoner med tolk, barn med behov for BCG og Koordinator/ Individuell plan.

5.3. Bemanningsbehov basert på tjenestens tall/tjenestens ressursbruk (rød kolonne)

Viser bemanningsbehovet i din tjeneste kun basert på egne tidsestimeringer på anbefalte konsultasjoner, andre oppgaver, antall ekstra konsultasjoner, antall konsultasjoner med tolk, antall barn med behov for BCG og IP (blå kolonne).

5.4 Årsverk som brukes på helsestasjonen 0–5 år (blå kolonne)

Her kan du fylle inn den reelle bemanningen i din tjeneste, og tallene kan brukes til sammenligning med de andre kolonnene.