Barnevernansvarlig bør gjennomføre regelmessige kontakt- og dialogmøter med alle barnevernsinstitusjoner i opptaksområdet. Dette vil føre til økt kjennskap og tillit til hverandre og kan senke terskelen for å ta kontakt. Det må vurderes i hvilken grad ledere og/eller annet personell også bør delta.
Hyppighet og varighet for møtene vil variere, avhengig av type barneverninstitusjon og antall barn som er på institusjonen. For eksempel kan det være behov for hyppigere møter med barnevernets akuttinstitusjoner, og færre møter med institusjoner der ungdommer bor over lengre tid.
For barneverninstitusjoner som har ansatt psykolog eller psykiater, må barnevernansvarlig bidra til å avklare deres rolle og funksjon i samarbeidet.
Barnevernansvarlig bør etablere kontakt med den aktuelle kommunen, slik at relevante kommunale helse- og omsorgstjenester tjenester inngår i samarbeidet rundt barn og unge ved barneverninstitusjonen. Kommunene skal tilby nødvendige helse- og omsorgstjenester for barn som har opphold i kommunen og er plassert utenfor hjemmet etter barnevernloven, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-9a.
Barnevernansvarlig bør være tilgjengelig for å gi råd og veiledning om psykisk helse til leder og helseansvarlig ved barneverninstitusjon ved behov.
Veiledning må være av generell karakter, eller basert på anonymiserte opplysninger, inntil det eventuelt foreligger samtykke i den enkelte sak.
Barnevernansvarlig bør bistå i arbeidet om å etablere rutiner for kartlegging av barna ved institusjonen. Kartleggingen bør inkludere rutiner for vurdering av ungdommens livskvalitet, ressurser, psykiske utfordringer og rusmiddelproblemer. En kartlegging bør skje ved hjelp av voksne som ungdommen er trygg på. Dette kan for eksempel være særkontakter eller ressurspersoner i ungdommens daglige miljø.
Barnevernansvarlig bør bistå med å avklare om det enkelte barn har behov for helsehjelp, og eventuelt bistå med henvisning til psykisk helsevern for barn og unge. Det må også vurderes om psykiske helsetjenester i kommunen kan bistå.
Dialog om barn mellom barneverninstitusjonen og barnevernansvarlig som innebærer deling av informasjon om barnet, konkrete vurderinger mv., forutsetter at det er innhentet samtykke til dette enten fra barnet selv, foreldre eller barneverntjenesten.
Barnevernansvarlig bør også bistå institusjonen med å avklare om det er behov for oppfølging og hjelp når det gjelder eventuell bruk av rusmidler.
Barnevernansvarlig må bistå med å tilpasse helsehjelpen til målgruppen og de spesielle behov som foreligger.
Flere av barna ved barneverninstitusjonen kan ha opplevd omsorgssvikt og traumatiske hendelser. De kan også ha ulik grad av tilknytningsvansker og være lite motiverte for helsehjelp. Erfaring har vist store behov for fleksible løsninger og ambulant behandling.