Barnekoordinators oppgaver følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a andre ledd bokstav a–e.
Barnekoordinatoren skal sørge for
a. koordinering av det samlede tjenestetilbudet,
b. å ha oversikt over og bidra aktivt til å ivareta kommunens ansvar for nødvendig oppfølging og tilrettelegging for familien og barnet i form av tilbud om eller ytelse av helse- og omsorgstjenester og andre velferdstjenester,
c. at familien og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbudet,
d. at familien og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner, at familien og barnet gis veiledning i deres kontakt med disse, og at det formidles kontakt eller henvisning videre til slike tjenester eller organisasjoner og
e. fremdrift i arbeidet med individuell plan.
Barnekoordinators oppgaver henger tett sammen og uttrykker kjerneelementer i strukturert, målrettet og personsentrert oppfølging som også inkluderer familieperspektivet.
Barnekoordinatoren må gjennomføre oppgavene sine i samsvar med reglene om taushetsplikt og informert samtykke.
Barnekoordinator skal sørge for koordinering av det samlede tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan
At barnekoordinatoren skal sørge for koordinering av det samlede tjenestetilbudet som familien, barnet og ungdommen mottar, innebærer blant annet at barnekoordinatoren skal sørge for nødvendig samarbeid i den kommunale helse- og omsorgstjenesten og samarbeid med spesialisthelsetjenesten og andre velferdstjenester, der dette er nødvendig for å tilby et koordinert tjenestetilbud. Å sørge for et koordinert tjenestetilbud innebærer blant annet at barnekoordinatoren skal følge med på at tjenesteyterne samarbeider og at det er avklart hvem som er ansvarlig for å yte hvilke tjenester.
Barnets, ungdommens og familiens tjenestebehov vil i praksis i stor grad kunne sammenfalle og utgjøre en helhet. Kommunen må ta utgangspunkt i barnets eller ungdommens tjenestebehov, og deretter vurdere hvilket behov familien har for koordinering av tjenester som følge av dette behovet. Tjenester til enkeltstående medlemmer av familien som ikke har sammenheng med at familien har et alvorlig sykt barn, faller som hovedregel utenfor barnekoordinators oppgaver.
Hensikten er at barnekoordinator skal koordinere familiens, barnets og ungdommens tjenestebehov, der dette har en sammenheng med barnets eller ungdommens helsetilstand og behov for koordinerte tjenester, inkludert merbelastninger i familien som følge av barnets eller ungdommens situasjon.
Barnekoordinator skal sørge for fremdrift i arbeidet med individuell plan. Individuell plan er et viktig verktøy for å sikre koordinering av det samlede tjenestetilbudet. Barnekoordinatoren skal påse at alle tjenestene er kjent med hva planen krever av dem, og følge opp at familien og barnet får oppfølging i tråd med planen. Videre skal barnekoordinatoren sørge for at den individuelle planen blir evaluert og oppdatert. Tjenesteyterne deltar aktivt i planarbeidet sammen med barnet, ungdommen og familien og inngår i det tverrfaglige teamet i tråd med samtykke knyttet til planarbeidet. Se kapittel: Individuell plan.
Barnekoordinators myndighet til å koordinere
Barnekoordinators oppgaver etter helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a forutsetter myndighet til å beslutte i forhold som gjelder koordineringen av de kommunale velferdstjenestene til barnet, ungdommen og familien.
Hvilken myndighet barnekoordinator har, og hvordan dette i praksis gjennomføres i den enkelte kommune, vil følge av delegeringsvedtak som gjøres innenfor kommunedirektørens rammer. Delegering av myndighet skal gjøres i alle kommuner og vil være en forutsetning for at barnekoordinator kan ivareta de lovfestede oppgavene sine. Det er ikke valgfritt å delegere slik myndighet.
Myndigheten som fremgår av delegasjonsvedtaket skal være knyttet til barnekoordinatorens oppgaver etter helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a andre ledd. Barnekoordinatoren skal bidra til styrket koordinering mellom velferdstjenestene og kan bestemme i forhold som gjelder koordinering av velferdstjenestene. Barnekoordinatoren kan altså bestemme hva den enkelte velferdstjeneste skal gjøre for at tjenestetilbudet til familien og barnet skal bli helhetlig og koordinert. Barnekoordinatoren kan for eksempel avklare hvilken informasjon de enkelte velferdstjenestene skal gi til hverandre, hvilke møter de skal delta på, og når de skal gjennomføre tjenestene for at de skal bli best mulig samkjørt med andre velferdstjenester. Når det gjelder slike aktiviteter, har barnekoordinatoren myndighet til å bestemme over de andre velferdstjenestene.
Det er kommunen, og ikke barnekoordinatoren, som har det rettslige ansvaret for at familien og barnet/ungdommen får tjenestene de skal ha. Barnekoordinatoren kan ikke instruere andre velferdstjenester om hvilke tjenester og hvilken oppfølging de skal gi barnet, ungdommen og familien eller hvordan ulike tjenester skal ytes.
Barnekoordinator har ikke myndighet til å pålegge statlige eller fylkeskommunale velferdstjenester å samarbeide eller koordinere det samlede tjenestetilbudet bedre. Manglende samarbeid kan imidlertid være et brudd på disse velferdstjenestenes samarbeidsplikt.
Barnekoordinator har en viktig rolle i å fremme et godt og forpliktende samarbeidsklima preget av gjensidig respekt og felles ansvar i det tverrfaglige teamet rundt barnet og familien. Å påpeke behov for forbedringer gjøres best innen rammen av et godt og tillitsfullt kollegafellesskap i teamet. Dersom dette ikke når frem, og kvaliteten på oppfølgingen av barnet, ungdommen og familien ikke er god nok, kan det være nødvendig å løfte problemstillinger i linje til relevant ledernivå. Praksis for dette bør nedtegnes i rutiner.
Barnekoordinator skal sørge for å ha oversikt over og bidra aktivt til å ivareta kommunens ansvar for nødvendig oppfølging og tilrettelegging for familien og barnet i form av tilbud om eller ytelse av helse- og omsorgstjenester og andre velferdstjenester
Oppgaven kan blant annet innebære at barnekoordinatoren får en plikt til å aktivt arbeide for at barnet, ungdommen og familien får nødvendig oppfølging fra de ulike velferdstjenestene, og veilede barnet, ungdommen og familien i kontakten sin mot ulike deler av det hjelpeapparatet.
Dette innebærer at barnekoordinator er oppmerksom på endringer i behov, enten det er behov for endring av tjenester, å etablere samarbeid mellom aktører eller ta initiativ til at kommunen oppfyller ansvaret sitt for å tilby og yte tjenester. Det gjelder både i helse- og omsorgstjenesten og overfor andre velferdstjenester som barnekoordinator har grunn til å tro at barnet, ungdommen og familien kan ha krav på.
Oppgaven innebærer et spesielt ansvar for å følge opp overfor tjenestene for å sikre at barnet, ungdommen og familien får tjenestene de har krav på, og at tjenestene er tilstrekkelig koordinerte. Dette kan for eksempel innebære at barnekoordinatoren på vegne av barnet, ungdommen og familien kontakter velferdstjenestene for å avklare om de tilstrekkelig har vurdert hvilke tjenester som kan være aktuelle å tilby. Det kan også være aktuelt å følge opp pågående saksbehandlingsprosesser om vurderinger av tjenestebehov/-tilbud, eller om det trengs mer dokumentasjon eller opplysninger for å kunne gjøre nødvendige vurderinger. Barnekoordinator er, sammen med resten av teamet, i en sentral posisjon til å følge med på endringer i behov og å være en pådriver for nødvendige revurderinger.
Barnekoordinator skal sørge for informasjon og veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbud, andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner
Barnekoordinator skal sørge for at barnet, ungdommen og familien får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbudet og andre velferdstjenester. Dette gjelder alle nivåer og sektorer som barnekoordinator har grunn til å tro at de kan ha krav på. Informasjonsplikten omfatter også informasjon om relevante pasient- og brukerorganisasjoner.
Barnekoordinatoren skal sørge for at det er dialog med barnet, ungdommen og familien om innholdet og utformingen av tjenestene. Familien, barnet og ungdommen skal være kjent med innholdet i tjenestene de mottar, og få veiledning om tilbud og løsninger de kan velge eller søke om. Dette bidrar til at barnet, familien og ungdommen får medvirke og ha innflytelse på tjenestetilbudet.
Barnekoordinator skal også sørge for at barnet, ungdommen og familien får veiledning i kontakt med andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner, og at det formidles kontakt eller henvisning videre til slike tjenester eller organisasjoner dersom det samtykkes til dette. Dette kan blant annet innebære å bistå barnet, ungdommen og familien med søknadsskjemaer eller dokumentasjon som er nødvendig for å motta ulike tjenester.
Det forutsettes ikke at barnekoordinator selv har sektorspesifikk kunnskap om kriterier og innhold i mangfoldet av tjenester og tilbud. Det er imidlertid viktig at koordinator har oversikt over aktuelle velferdstjenester og hvem som kan gi nødvendig veiledning. Barnekoordinator kan innhente informasjon selv eller bistå familien i å komme i kontakt med riktig fagkompetanse i for eksempel skolen, NAV, barneverntjenesten eller helse- og omsorgstjenesten. Velferdstjenestene har veiledningsplikt.
Forventningsavklaring til rollen som barnekoordinator er viktig fra oppstart
Roller defineres av normer og forventninger til en bestemt oppgave, stilling eller relasjon. Felles forståelse av barnekoordinatorens rolle, er et viktig utgangspunkt for samarbeidet med barnet, ungdommen og familien. Både formål og oppgaver kan imidlertid forstås vidt. Avklaring av forventninger er derfor hensiktsmessig i kontinuerlig og åpen dialog allerede fra oppstartsamtalen mellom barnekoordinator og barnet, ungdommen og familien. Koordinerende enhet eller barnekoordinators nærmeste leder kan gjerne delta i slike samtaler, særlig ved oppstart. Les mer om koordinerende enhets ansvar (Veileder om rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator).
Tydelighet overfor barnet, ungdommen og familien om hvilke oppgaver som ligger til rollen som barnekoordinator er sentralt. Familiemedlemmene kan også ha ulike forventinger til hva koordinator skal bidra med. Å skape trygghet og forutsigbarhet for både barnekoordinator, barnet, ungdommen og familien, er et viktig formål med rolleavklaringen. En viktig tilnærming er rolleavgrensninger som fremmer det naturlige samspillet i familien. Barnekoordinators primære mandat er forankret i barnets situasjon. Det er dermed naturlig at rollen avgrenses med utgangspunkt i merbelastningen barnets eller ungdommens situasjon innebærer for familiens samlede omsorgssituasjon. For å forstå situasjonen er det viktig å lytte til barnet, ungdommen og familiens egen beskrivelse. Sykdom, skade eller nedsatt funksjonsevne hos ett familiemedlem påvirker roller og arbeidsfordeling i familien. Familieperspektivet må alltid inkluderes i vurderingen av hva barnekoordinator bør bistå med.
Avklaring av forventninger til rollen som barnekoordinator er også viktig overfor tjenesteyterne i det tverrfaglige teamet. Tjenesteyterne har selvstendig ansvar for egen fagutøvelse. Samtidig må de se bidragene sine i sammenheng med andre tjenester slik at det samlede tilbudet blir helhetlig og samordnet. Barnekoordinator skal ikke overta oppgaver som ligger til tjenesteyterne og skal ikke overprøve tjenesteyternes faglige vurderinger.
Kontinuitet i sårbare overganger
En viktig oppgave for barnekoordinator er å sikre planlegging i god tid for å skape trygghet, forutsigbarhet og kontinuitet i sårbare overganger både for de som mottar og yter tjenester. Barnekoordinator bør sikre at barnet, ungdommen og familien blir kjent med og trygg på nye tjenester som skal hjelpe. Hva som er tilstrekkelig tid, er individuelt og avhengig av hva slags overganger det dreier seg om.
Overgang fra barnekoordinator til alminnelig koordinator ved fylte 18 år er eksempel på en fase der tidlig planlegging er viktig. Ved bytte av koordinator kan det være hensiktsmessig med overlapping slik at koordinatoren og ungdommen og eventuelt familien blir kjent med hverandre. Individuell plan er nyttig verktøy.
Dokumentasjon av barnekoordinators koordineringsoppgaver
Ved gjennomføring av koordineringsoppgavene må barnekoordinator dokumentere arbeidet sitt. Dette innebærer at barnekoordinator fortløpende må dokumentere opplysninger som etter en skjønnsmessig vurdering vil inngå i en nødvendig og forsvarlig dokumentasjon av koordineringsoppgavene.
Hva som anses nødvendig må ses i sammenheng med formålet med barnekoordinators oppgaver og barnets og familiens interesser og samarbeidet med tjenestene. Dokumentasjonen er videre viktig for å ivareta retten til barnekoordinator og retten til å klage, samt kommunens ansvar for evaluering og systematisk kvalitetsarbeid, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.
Dokumentasjon av barnekoordinators oppgaver vil innebære behandling av personopplysninger som krever et behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6. Fordi dokumentasjon også vil innebære behandling av særlig kategorier av personopplysninger, kreves i tillegg behandlingsgrunnlag etter artikkel 9.
Gyldig behandlingsgrunnlag for dokumentasjon av personopplysninger i forbindelse med barnekoordinators oppgaver, vil være helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a, i tråd med kravene i artikkel 6 nr. 1 bokstav e og artikkel 9 bokstav h. Etter helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a plikter kommunen å oppnevne en barnekoordinator, dersom foreldrene eller den som samtykker på vegne av barnet, ønsker dette. Bestemmelsen angir hva som skal være barnekoordinators oppgaver. For at barnekoordinator skal kunne utføre oppgavene etter bestemmelsen vil det være nødvendig å dokumentere personopplysninger.
Det er et ledelsesansvar å påse at virksomheten har rutiner for nødvendig dokumentasjon og systemer for dette, jf. helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-1 tredje ledd og 5-10 og helsepersonelloven § 16. Dokumentasjonen vil inngå i kommunens arkiv, jf. arkivloven § 6.
Veilederen er utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet, Utdanningsdirektoratet, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet og Helsedirektoratet.