Barnekoordinators oppgaver følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a andre ledd bokstav a–e. Barnekoordinatoren skal sørge for
- a. koordinering av det samlede tjenestetilbudet,
- b. å ha oversikt over og bidra aktivt til å ivareta kommunens ansvar for nødvendig oppfølging og tilrettelegging for familien og barnet i form av tilbud om eller ytelse av helse- og omsorgstjenester og andre velferdstjenester,
- c. at familien og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbudet,
- d. at familien og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner, at familien og barnet gis veiledning i deres kontakt med disse, og at det formidles kontakt eller henvisning videre til slike tjenester eller organisasjoner og
- e. fremdrift i arbeidet med individuell plan.
Barnekoordinatoren skal sørge for samordning av tjenestetilbudet.
Barnekoordinatoren skal være familiens og de ulike tjenestenes kontaktperson, og en nøkkelperson i arbeidet for å sørge for at tjenestetilbudet blir helhetlig og koordinert ved å ivareta, eller eventuelt sørge for at andre ivaretar, oppgavene i bokstavene a til e. Familien, ungdommen og barnet skal motta et helhetlig og koordinert tjenestetilbud, uten at de selv er nødt til å gjennomføre aktiviteter som er opplistet i bestemmelsen. Samtidig må barnekoordinatoren sørge for at familien, ungdommen og barnet får medvirkning og innflytelse. Det er familien, ungdommen og barnet som bestemmer hvilke tjenester de vil søke om eller ta imot.
Forskning viser at familier uttrykker behov for at noen har en rolle som ligner det å være en «los» i systemet. Se NTNU Samfunnsforsknings delrapport 2 fra evalueringen av endringene i velferdstjenestelovene (samforsk.no) om dette.
Barnekoordinators oppgaver henger tett sammen og uttrykker kjerneelementer i strukturert, målrettet og personsentrert oppfølging som også inkluderer familieperspektivet.
Barnekoordinatoren må gjennomføre oppgavene sine i samsvar med reglene om taushetsplikt og informert samtykke.
Om oppgaver og rolle som koordinator, se Helsedirektoratets e-læring om koordinator, barnekoordinator og individuell plan.
Barnekoordinator skal sørge for koordinering av det samlede tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan
Barnekoordinatoren skal sørge for koordinering av det samlede tjenestetilbudet som familien, ungdommen og barnet mottar, herunder også prosesser knyttet til avklaring av behov. Dette følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a andre ledd bokstav a. Ansvaret innebærer blant annet at barnekoordinatoren skal sørge for nødvendig samarbeid innad i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, samarbeid mot spesialisthelsetjenesten og samarbeid med andre kommunale og statlige velferdstjenester, der hvor dette er nødvendig for å tilby et koordinert tjenestetilbud for familien, ungdommen og barnet.
Å sørge for et koordinert tjenestetilbud innebærer at barnekoordinatoren må påse at aktuelle tjenesteytere samarbeider og at de ulike tjenesteyterne har avklart hvem som er ansvarlig for å yte hvilke tjenester. Barnekoordinatoren skal for eksempel legge til rette for at tjenestene kommuniserer med hverandre og tilpasser innholdet i tjenestene til hverandre.
Den enkelte barnekoordinator skal, uten å overstyre ansvaret som er lagt til den enkelte velferdstjeneste, kunne ta initiativ til styrket koordinering. Der hvor samarbeid og koordinering ikke fungerer godt nok, skal barnekoordinator ha myndighet til å kunne pålegge velferdstjenestene å samarbeide bedre eller å koordinere det samlede tjenestetilbudet bedre. At barnekoordinator har slik myndighet innebærer ikke at barnekoordinator skal ta beslutninger om innholdet i og omfanget av tjenestene. Barnekoordinator skal imidlertid ha myndighet til å beslutte i forhold som gjelder koordineringen av velferdstjenester. Dette følger av lovfesting av koordineringsoppgaven.
Barnets, ungdommens og familiens tjenestebehov vil i praksis i stor grad kunne sammenfalle og utgjøre en helhet. Hensikten er at barnekoordinator skal koordinere familiens, barnets og ungdommens tjenestetilbud, der dette har en sammenheng med barnets eller ungdommens helsetilstand og behov for koordinerte tjenester, inkludert merbelastninger i familien som følge av barnets eller ungdommens situasjon. Tjenester til enkeltstående medlemmer av familien som ikke har sammenheng med at familien har et alvorlig sykt barn, faller som hovedregel utenfor barnekoordinators oppgaver.
Barnekoordinator skal sørge for fremdrift i arbeidet med individuell plan. Dette følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 a andre ledd bokstav e. Individuell plan er et viktig verktøy for å sikre koordinering av det samlede tjenestetilbudet.
Barnekoordinatoren skal påse at alle tjenestene er kjent med hva planen krever av dem, og følge opp at familien og barnet får oppfølging i tråd med planen. Videre skal barnekoordinatoren sørge for at den individuelle planen blir evaluert og oppdatert.
Tjenesteyterne har selvstendig ansvar for egen tjenesteyting, deltar aktivt i planarbeidet sammen med barnet, ungdommen og familien, og inngår i det tverrfaglige teamet i tråd med samtykke knyttet til planarbeidet.
Individuell plan skal ikke utarbeides uten samtykke. Uavhengig av om pasienten eller brukeren ønsker en individuell plan, er systematisk planlegging viktig for å sikre forsvarlig koordinering. Regelverket for individuell plan vil derfor være en god ramme for slik planlegging.
Les mer i kapitlet om individuell plan.
Barnekoordinators myndighet til å koordinere det samlede tjenestetilbudet
Barnekoordinatoren skal sørge for koordinering av det samlede tjenestetilbudet som familien, ungdommen og barnet mottar, jf. hol. § 7-2 a andre ledd bokstav a. For å kunne oppfylle dette ansvaret er det en forutsetning at barnekoordinatoren har tilstrekkelig fullmakt og myndighet til å utføre sine lovpålagte oppgaver. Kommunedirektøren skal derfor delegere slik koordineringsmyndighet til barnekoordinator. Det er kommunelovens system at kommunal myndighet skjer ved delegasjon fra kommunedirektøren nedover i organisasjonen. Delegasjonsvedtaket som gir barnekoordinator myndighet følger de alminnelige reglene i kommuneloven.
Delegasjonsvedtaket skal gi barnekoordinator myndighet til å beslutte i forhold som gjelder koordineringen av velferdstjenestetilbudet til familien, ungdommen og barnet, og myndighet til å kunne pålegge relevante velferdstjenester å samarbeide om tjenestetilbudet. Konkret må delegasjonen sikre at barnekoordinator kan oppfylle alle deler av ansvaret som vedkommende er pålagt etter hol. § 7-2 a andre ledd bokstav a. Se beskrivelsen av denne oppgaven ovenfor. Innholdet i kommunens delegasjonsvedtak tilpasses lokale forhold og behov, samt kommunens organisering mv.
Å gi barnekoordinator koordineringsmyndighet endrer ikke den alminnelige ansvars- og funksjonsfordelingen mellom de ulike velferdstjenestene. Myndigheten til å koordinere det samlede tjenestetilbudet innebærer for eksempel ikke at barnekoordinator kan bestemme hvilke tjenester andre sektorer bør tilby familien, ungdommen og barnet.
Det er et lederansvar på alle nivåer i en virksomhet å ha oversikt over og beskrive hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt og hvordan det skal arbeides systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet i virksomheten, se forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6.
Kommunens delegasjonsvedtak vil ikke gi en barnekoordinator myndighet til å pålegge statlige og fylkeskommunale velferdstjenester, å samarbeide eller koordinere det samlede tjenestetilbudet bedre. Manglende samarbeid kan imidlertid være et brudd på disse velferdstjenestenes samarbeidsplikt.
Godt og forpliktende samarbeid
Barnekoordinator har en viktig rolle i å fremme et godt og forpliktende samarbeidsklima preget av gjensidig respekt og felles ansvar i det tverrfaglige teamet rundt barnet og familien. Å påpeke behov for forbedringer gjøres best innen rammen av et godt og tillitsfullt kollegafellesskap i teamet. Dersom dette ikke når frem, og kvaliteten på oppfølgingen av barnet, ungdommen og familien ikke er god nok, kan det være nødvendig å løfte problemstillinger i linje til relevant ledernivå. Praksis for dette bør nedtegnes i rutiner.
Barnekoordinator skal sørge for å ha oversikt over og bidra aktivt til å ivareta kommunens ansvar for nødvendig oppfølging og tilrettelegging for familien og barnet
Barnekoordinator skal sørge for å ha oversikt over og bidra aktivt til å ivareta kommunens ansvar for nødvendig oppfølging og tilrettelegging for familien, ungdommen og barnet i form av tilbud om eller ytelse av helse- og omsorgstjenester og andre velferdstjenester. Dette følger av hol. § 7-2 a andre ledd bokstav b.
Oppgaven innebærer blant annet at barnekoordinatoren har plikt til å aktivt arbeide for at barnet, ungdommen og familien får nødvendig oppfølging fra de ulike velferdstjenestene, og veilede barnet, ungdommen og familien i kontakten med ulike deler av hjelpeapparatet.
Dette innebærer at barnekoordinator lytter til barnet, ungdommen og familien og er oppmerksom på endringer i behov, enten det er behov for endring av tjenester, å etablere samarbeid mellom aktører eller ta initiativ til at kommunen oppfyller ansvaret sitt for å tilby og yte tjenester. Det gjelder både i helse- og omsorgstjenesten og overfor andre velferdstjenester som barnekoordinator har grunn til å tro at barnet, ungdommen og familien kan ha krav på.
Oppgaven innebærer et spesielt ansvar for å følge opp overfor tjenestene for å sikre at barnet, ungdommen og familien får tjenestene de har krav på, og at tjenestene er tilstrekkelig koordinerte. Dette kan for eksempel innebære at barnekoordinatoren på vegne av barnet, ungdommen og familien kontakter velferdstjenestene for å avklare om de tilstrekkelig har vurdert hvilke tjenester som kan være relevante å tilby. Det kan også være aktuelt å følge opp pågående saksbehandlingsprosesser om vurderinger av tjenestebehov eller -tilbud, eller om det trengs mer dokumentasjon eller opplysninger for å kunne gjøre nødvendige vurderinger. Barnekoordinator er, sammen med resten av teamet, i en sentral posisjon til å følge med på endringer i behov og å være en pådriver for nødvendige revurderinger.
En forutsetning for å kunne oppfylle oppgavene, er at barnekoordinatoren har tilstrekkelige fullmakter og myndighet til å bidra reelt til nødvendig oppfølging og tilrettelegging av tjenestetilbudet.
Samarbeid med spesialisthelsetjenesten
Mange barn eller ungdommer kan ha omfattende behov for spesialisthelsetjenester i tillegg til tjenester fra kommunen og andre sektorer. Fagspesifikk oppfølging og samarbeid følger av krav til samarbeid og forsvarlige helse- og omsorgstjenester. For noen diagnoser/tilstander kan det være utarbeidet standardiserte nasjonale forløp, nasjonale veiledere eller retningslinjer.
Disse barna og ungdommene kan også ha rett til koordinator i spesialisthelsetjenesten. Koordinator i spesialisthelsetjenesten skal sikre samordning av tjenestetilbudet i forbindelse med sykehus- / institusjonsoppholdet og overfor andre tjenesteytere, samt sikre fremdrift i arbeidet med individuell plan i perioden pasienten er under behandling eller oppfølging ved sykehuset/institusjonen. Koordinator i spesialisthelsetjenesten vil være en viktig samarbeidspartner for barnekoordinator.
Kommune og spesialisthelsetjeneste har gjensidig veiledningsplikt overfor hverandre. Samarbeidsavtalen mellom nivåene skal omfatte samarbeid om ytelse av helse- og omsorgstjenester til barn og unge med sammensatte vansker og lidelser, og som derfor mottar tjenester fra begge forvaltningsnivåene.
Barnekoordinator skal sørge for informasjon og veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbud, andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner
Barnekoordinator skal sørge for at familien, ungdommen og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbudet. Videre skal barnekoordinator sørge for at familien, ungdommen og barnet får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner, at familien, ungdommen og barnet gis veiledning i deres kontakt med disse, og at det formidles kontakt eller henvisning videre til slike tjenester eller organisasjoner. Dette følger av hol. § 7-2 a andre ledd bokstav c og d.
Barnekoordinator skal sørge for at barnet, ungdommen og familien får nødvendig informasjon og helhetlig veiledning om helse- og omsorgstjenestetilbudet og andre velferdstjenester. Dette gjelder alle nivåer og sektorer som barnekoordinator har grunn til å tro at de kan ha krav på. Informasjonsplikten omfatter også informasjon om relevante pasient- og brukerorganisasjoner.
Barnekoordinatoren skal sørge for at det er dialog med barnet, ungdommen og familien om innholdet og utformingen av tjenestene. Familien, barnet og ungdommen skal være kjent med innholdet i tjenestene de mottar, og få veiledning om tilbud og løsninger de kan velge eller søke om. Dette bidrar til at barnet, familien og ungdommen får medvirke og ha innflytelse på tjenestetilbudet.
Barnekoordinator skal også sørge for at barnet, ungdommen og familien får veiledning i kontakt med andre velferdstjenester og relevante pasient- og brukerorganisasjoner, og at det formidles kontakt eller henvisning videre til slike tjenester eller organisasjoner dersom det samtykkes til dette. Dette gjelder tjenestetilbud fra alle sektorer og tjenestenivåer som barnekoordinator har grunn til å tro at de kan ha krav på. Å veiledede familien, barnet og ungdommen i kontakten med ulike deler av hjelpeapparatet og pasient- og brukerorganisasjoner kan blant annet innebære å gi nødvendig kontaktinformasjon eller at barnekoordinator i tråd med familiens, ungdommens og barnets ønsker selv tar kontakt med eller henviser videre til disse. Det kan også innebære at barnekoordinator bistår familien, ungdommen og barnet når det gjelder å fylle ut nødvendige søknadsskjemaer eller å fremskaffe dokumentasjon som vil være nødvendig for å motta eller bli vurdert for ulike offentlige ytelser eller hjelpetiltak.
Så lenge familien, barnet og ungdommen samtykker/gir fullmakt, kan man også lage ordninger der barnekoordinator får kopi av relevant informasjon som velferdstjenestene gir til familien, barnet og ungdommen. At barnekoordinator får informasjonen samtidig som familien, barnet og ungdommen, vil gjøre kontakten og koordineringen mer effektiv. Familien, barnet og ungdommen kan også samtykke/gi fullmakt til at barnekoordinator ivaretar interessene deres overfor ulike velferdstjenester. Selv om en rekke faglige vurderinger og beslutninger knyttet til tjenesteytelsen fortsatt vil kreve direkte dialog mellom velferdstjenesten og familien, barnet og ungdommen, kan barnekoordinator ofte ivareta mer administrative eller praktiske oppgaver på vegne av familien, barnet og ungdommen. Eksempler på slike oppgaver er å planlegge møter mellom familien, barnet og ungdommen og relevante fagpersoner eller velferdstjenester, å innhente og oversende dokumentasjon, samt å sende søknader. En slik bruk av barnekoordinator vil kunne avlaste familien, barnet og ungdommen.
Det forutsettes ikke at barnekoordinator selv har sektorspesifikk kunnskap om det konkrete innholdet i mangfoldet av tjenestetilbud, eller hvilke vilkår som må være oppfylt for å motta hver enkelt tjeneste. Det er imidlertid viktig at barnekoordinator har oversikt over aktuelle velferdstjenester og hvem som kan gi nødvendig veiledning.
Barnekoordinator kan innhente informasjon selv eller bistå familien i å komme i kontakt med riktig fagkompetanse i for eksempel skolen, Nav, barnevernstjenesten eller helse- og omsorgstjenesten. I de tilfellene hvor barnekoordinatoren ikke selv har tilstrekkelig eller rett fagkompetanse til å gi god nok informasjon om de ulike tjenestetilbud som kan være aktuelle, må barnekoordinatoren sørge for at informasjon blir gitt av andre, for eksempel helsepersonell og andre fagpersoner innenfor spesialisthelsetjenesten, den kommunale helse- og omsorgstjenesten eller andre relevante velferdstjenester. Velferdstjenestene har veiledningsplikt.
I tilfeller hvor barnekoordinator oppnevnes før fødsel eller i forbindelse med adopsjon eller opphold i fosterhjem eller institusjon, vil behov for informasjon og veiledning sannsynligvis være svært sentralt i første fase.
Forventningsavklaring til rollen som barnekoordinator er viktig fra oppstart
Roller defineres av normer og forventninger til en bestemt oppgave, stilling eller relasjon. Felles forståelse av barnekoordinatorens rolle, er et viktig utgangspunkt for samarbeidet med barnet, ungdommen og familien. Både formål og oppgaver kan imidlertid forstås vidt. Avklaring av forventninger er derfor hensiktsmessig i kontinuerlig og åpen dialog allerede fra oppstartsamtalen mellom barnekoordinator og barnet, ungdommen og familien. Koordinerende enhet eller barnekoordinators nærmeste leder kan gjerne delta i slike samtaler, særlig ved oppstart. Les mer om koordinerende enhets ansvar.
Tydelighet overfor barnet, ungdommen og familien om hvilke oppgaver som ligger til rollen som barnekoordinator er sentralt. Familiemedlemmene kan ha ulike forventinger til hva koordinator skal bidra med. Å skape trygghet og forutsigbarhet for både barnekoordinator, barnet, ungdommen og familien, er et viktig mål med rolleavklaringen. En viktig tilnærming er rolleavgrensninger som fremmer det naturlige samspillet i familien. Barnekoordinators primære mandat er forankret i barnets situasjon. Det er dermed naturlig at rollen avgrenses med utgangspunkt i merbelastningen barnets eller ungdommens situasjon innebærer for barnet/ungdommen selv og familiens samlede omsorgssituasjon.
For å forstå situasjonen er det viktig å lytte til barnet, ungdommen og familiens egen beskrivelse. Sykdom, skade eller nedsatt funksjonsevne hos ett familiemedlem påvirker roller og arbeidsfordeling i familien. Familieperspektivet må alltid inkluderes i vurderingen av hva barnekoordinator bør bistå med.
Avklaring av forventninger til rollen som barnekoordinator er også viktig overfor tjenesteyterne i det tverrfaglige teamet. Tjenesteyterne har selvstendig ansvar for egen fagutøvelse. Samtidig må de se bidragene sine i sammenheng med andre tjenester slik at det samlede tilbudet blir helhetlig og samordnet. Barnekoordinator skal ikke overta oppgaver som ligger til tjenesteyterne og skal ikke overprøve tjenesteyternes faglige vurderinger.
Kontinuitet i sårbare overganger
Det er viktig at barnekoordinator sikrer planlegging i god tid for å skape trygghet, forutsigbarhet og kontinuitet i sårbare overganger både for de som mottar og yter tjenester. Barnekoordinator bør sikre at barnet, ungdommen og familien blir kjent med og trygg på nye tjenester som skal hjelpe. Hva som er tilstrekkelig tid, er individuelt og avhengig av hva slags overganger det dreier seg om.
Overgang fra barnekoordinator til alminnelig koordinator ved fylte 18 år er eksempel på en fase der tidlig planlegging er viktig. Ved bytte av koordinator kan det være hensiktsmessig med overlapping slik at koordinatoren og ungdommen og eventuelt familien blir kjent med hverandre. Individuell plan er et nyttig verktøy.
Dokumentasjon av barnekoordinators koordineringsoppgaver
Helsepersonelloven gjelder i utgangspunktet for alt personell som yter helse- og omsorgstjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven. Dette følger av helse- og omsorgstjenesteloven § 2-1. Forskrift om helsepersonellovens anvendelse § 2 gjør imidlertid unntak fra reglene om dokumentasjonsplikt for personell som yter tjenester «som ikke er å anse for helsehjelp». Personell som ikke yter helsehjelp har dermed ingen direkte lovpålagt plikt til å dokumentere sin tjenesteytelse.
Kommunen er imidlertid pålagt plikter som forutsetter at tjenesteytelsen i en viss grad likevel dokumenteres. Dette gjelder kravet om at tjenestene skal være forsvarlige, helhetlige og koordinerte etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1, og kommunens plikt til å arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet etter helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2. Videre har kommunen plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov eller forskrift, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 tredje ledd. Kommunens plikter etter disse bestemmelsene utfylles av forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten og kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene.
Kommunens ansvar etter dette regelverket nødvendiggjør en viss skriftliggjøring av informasjon også innenfor oppgavene som ikke er å anse som helsehjelp. Kommunen må utarbeide rutiner for og krav til dokumentasjonen, samt legge til rette for at personellet kan dokumentere i samsvar med dette.
Ved gjennomføring av koordineringsoppgavene må barnekoordinator fortløpende dokumentere opplysninger som etter en skjønnsmessig vurdering vil anses nødvendige og relevante for en forsvarlig dokumentasjon av koordineringsoppgavene. Hva som anses relevant og nødvendig må ses i sammenheng med formålet med barnekoordinators oppgaver og barnets og familiens interesser og samarbeidet med tjenestene. Dokumentasjonen er videre viktig for å ivareta retten til barnekoordinator og retten til å klage, samt kommunens ansvar for evaluering og systematisk kvalitetsarbeid, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.
Dokumentasjon av barnekoordinators oppgaver vil innebære behandling av personopplysninger som krever et behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6. Fordi dokumentasjon også innebærer behandling av særlig kategorier av personopplysninger, er det også krav om at et av unntakene i artikkel 9 kommer til anvendelse. Dataansvarlig må vurdere riktig behandlingsgrunnlag, og hvilket særskilt grunnlag i artikkel 9 som kan legges til grunn for behandlingen av opplysninger. Kommunen har en plikt til å tilby og yte forsvarlige helse- og omsorgstjenester, og skal systematisk arbeide for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet. Kommunen må sikre at tjenestene de yter dokumenteres i tilstrekkelig grad til at kommunen kan ivareta sine plikter etter regelverket. Det rettslige behandlingsgrunnlaget for personopplysninger kan da være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c og artikkel 9 nr. 2 bokstav h, jf. helse- og omsorgstjenesteloven §§ 7-2 a, 4-1 og 4-2.
Det naturlige stedet å dokumentere barnekoordinators arbeid vil kunne være i en sikker sone i kommunens saksbehandlingssystem. Dokumentasjonen vil inngå i kommunens arkiv i samsvar med arkivlovens regler.
