Planlegging av personellressurser – sjekkliste for enhetsledere
Helsedirektoratet har utviklet en sjekkliste for enhetsledere i kommunal helse- og omsorgstjeneste. Denne kan brukes til å planlegge personellressurser på virksomhetsnivå under Covid-19 pandemien:
Hvem kan benytte sjekklisten?
Ansvaret for beredskapsplaner under pandemien ligger på det kommunale nivå. Les mer om lovgrunnlaget. På bakgrunn av de kommunale beredskapsplanene, bør den enkelte virksomhet planlegge for personellressurser. Sjekklisten er i hovedsak ment som støtte til ledere på dette nivået.
Akkurat hvem som benytter sjekklisten vil kunne variere ut fra størrelsen på kommunen og hvordan tjenestene er organisert. Sjekklisten kommer med forslag til tiltak av ulik utstrekning, og i noen tilfeller vil avgjørelsen om eventuell innføring av foreslått tiltak ligge på et høyere ledelsesnivå.
De kan være lurt å gå gjennom Helsedirektoratets anbefalinger for pandemiplanlegging, beslutninger og anbefalinger relevant for Covid-19 og FHI sine prognoser.
Mange kommuner ser også til DSB sin veileder for kontinuitetsplanlegging (dsb.no).
Hva kan sjekklisten brukes til?
Sjekklisten skal først og fremst bidra til refleksjon, og kan være nyttig både i forbindelse med planlegging av fremtidige behov for personell, og til revidering eller evaluering av eksisterende planer. Den består av en rekke refleksjonsspørsmål og inkluderer eksempler på hvordan eventuelle utfordringer kan håndteres.
Sjekklisten tar utgangspunkt i en trestegsmodell for personellplanlegging og kartlegging av potensielle årsaker til personellmangel i henholdsvis legevakt og fastlegekontor, sykehjem og KAD, samt hjemmetjenesten (les mer om kunnskapsgrunnlaget under).
Den stegvise inndelingen skal bidra til å sikre en helhetlig tilnærming til planleggingsarbeidet, og samler relevant informasjon fra flere kilder som kan gjøre det enklere å holde oversikt over ulike muligheter, råd og veiledning.
Hvordan bruke sjekklisten?
Utgangspunktet for planleggingen er oversikt over forventet utvikling, samt vurdering av hvordan pasientbehandling skal organiseres gitt utvikling. Deretter vurderes det hva dette vil kreve av kapasitet og kompetanse. Det gjøres så en vurdering av eksisterende arbeidskapasitet og kompetanse opp mot behovet som er identifisert. På bakgrunn av dette utvikles planer for hvordan kompetanse og kapasitet skal kunne sikres. Les mer i selve sjekklisten.
Planer for personellressurser bør følges opp regelmessig, særlig ved endring i utfordringsbildet, og justeres ved behov. Det kan være hensiktsmessig å loggføre beslutningene.
Refleksjonsspørsmålene og rådene i denne sjekklisten vil kunne endre seg i takt med pandemiens utvikling. Sjekklisten er kun et utgangspunkt for refleksjon og er ikke nødvendigvis uttømmende med tanke på anbefalinger og forslag til tiltak.
Kunnskapsgrunnlaget
Trestegsmodellen baserer seg på Workforce planning, en anerkjent tilnærming til å identifisere behovene knyttet til personell, både på kort og lang sikt. Les mer om andre tilnærminger til samme konsept her:
Sjekklisten er utarbeidet på bakgrunn av en vurdering av potensielle årsaker til manglende personell under Covid-19, der man vil få endring i pasient- og brukerstrømmen. Noen av de mer overordnede årsakene til redusert kapasitet ble her identifisert til å være sykdom hos eller karantene av personell, ikke-optimal bruk av eksisterende kapasitet og utfordringer med å tilføre nok kapasitet ut i fra behov.
Sist faglig oppdatert: 24. juni 2020 Se tidligere versjoner
Helsedirektoratet (2020). Planlegging av personellressurser – sjekkliste for enhetsledere [nettdokument]. Oslo: Helsedirektoratet (sist faglig oppdatert 24. juni 2020, lest 28. mai 2023). Tilgjengelig fra https://www.helsedirektoratet.no/veiledere/koronavirus/personell-kompetanse-og-rekruttering/sjekkliste-for-planlegging-av-personellressurser