Søke om bevilling
Søknad om bevilling krever omfattende dokumentasjon. Dokumentasjon, for eksempel politiattester, bør derfor innhentes før søknadsprosessen i Altinn settes i gang. Manglende dokumentasjon forlenger saksbehandlingstiden hos Helsedirektoratet.
Søknadsgebyr
Søker må betale et søknadsgebyr på 15 000 kroner per bevillingssøknad. Dette følger av tobakksskadeloven § 15 og registrerings- og bevillingsforskriften § 19. Hvis det søkes om bevilling til både innførsel, utførsel og produksjon samtidig, blir det samlede gebyret 45 000 kroner. Betaling gjøres i Altinn når søknaden fylles ut. Søknader behandles ikke før gebyret er betalt.
Søknadens innhold
Tobakkslovgivningen stiller flere krav til innholdet i søknaden. Disse følger i hovedsak av registrerings- og bevillingsforskriften § 17.
Generell informasjon om virksomheten
Virksomhetens navn, organisasjonsnummer, adresse og kontaktopplysninger, samt opplysninger om eventuelle underleverandører, som fraktselskaper og virksomheter som tilbyr lagertjenester.
Type bevilling
Opplysninger om hvilken type bevilling det søkes om; innførsel, utførsel eller produksjon, eventuelt en kombinasjon av disse.
Eiere av bevillingssøkende virksomhet
Aksjeselskaper kan dokumentere hvem som eier bevillingssøkende selskap ved å legge ved aksjeeierbok med historikk for de siste fem årene.
Ved andre eierformer kan tilsvarende dokumentasjon oversendes så langt det passer.
Virksomheter som har bakenforliggende eiere, må legge ved en oversikt over hele eierkjeden, helt tilbake til fysiske personer, stiftelse, børsnotering e.l.
Personer med vesentlig innflytelse over virksomheten
Virksomheten må sende inn en vurdering av hvilke personer som har vesentlig innflytelse over virksomheten. I tillegg må det legges ved en oversikt over alle eiere av virksomheten som søker om bevilling, helt tilbake til fysiske personer.
Med ‘personer med vesentlig innflytelse’ menes alle juridiske og fysiske personer som direkte eller indirekte eier en vesentlig del av virksomheten, se tobakksskadeloven § 11. Det kan også være et selskap som driver virksomheten og som får en vesentlig del av inntektene fra den.
Fysiske personer kan ha vesentlig innflytelse over en virksomhet ved å ha en sentral rolle i den. Styrets leder og daglig leder vil for eksempel nesten alltid vurderes å ha en sentral rolle. Det samme gjelder for andre i styret som har signaturrett alene eller er oppført med prokura.
Bakenforliggende eierselskaper og eierne av disse må oppgis når de har større eierandeler eller når samlet tilknytning kan gi en sentral rolle. Det avgjørende i vurderingen av hvem som har økonomiske interesser i og ansvaret for virksomheten, er de underliggende forholdene, ikke hvordan selskapets eierstruktur og ledelse fremstår i det ytre. Dersom forholdene tilsier det, kan direktoratet vurdere vandelen til flere personer enn de som er oppgitt som sentrale personer i søknaden.
Utvidende og uttømmende politiattest for vurdering av kravet om uklanderlig vandel
Bevillingssøker og personer med vesentlig innflytelse på virksomheten må ha utvist uklanderlig vandel for lovgivning nevnt i tobakksskadeloven § 9. Kravet om uklanderlig vandel gjelder så lenge virksomheten har bevilling.
Søker må selv innhente og legge ved uttømmende og utvidet politiattest for virksomheten som søker om bevilling. Andre juridiske og fysiske personer med vesentlig innflytelse på virksomheten må også innhente uttømmende og utvidet politiattest. Den som søker om bevilling på vegne av selskapet må samle alle uttalelsene og sende de inn som vedlegg til søknadsskjema. Politiattester bestilles på politiet.no. Politiattesten bør ikke være eldre enn tre måneder.
Dersom noen av personene eller virksomhetene med vesentlig innflytelse har hatt bostedsadresse i utlandet de siste ti årene, må søker innhente og oversende uttømmende politiattest fra de gjeldende landene. Søker må også innhente og legge ved skatteattest fra skatte- og avgiftsmyndigheter fra disse landene. Hvis landet hvor virksomheten er registrert ikke utsteder politiattest for virksomheter, er skatteattester tilstrekkelig.
Helsedirektoratet ber om at personer med særskilt beskyttelsesbehov (for eksempel kode 6/7-adressesperre) kontakter oss før søknadsskjema sendes inn.
Les mer om hvordan Helsedirektoratet gjennomfører vandelsvurdering lenger ned på siden.
Bankkontoer
Søker må sende inn oversikt over alle bankkontoer som virksomheten bruker i transaksjonsøyemed, hvilke land kontoene befinner seg i, når de ble opprettet og hvem som disponerer dem. Opplysningene skal være bekreftet av banken.
Lokaler og eksterne tjenester
Søker må sende inn adkomstdokumenter til sine lokaler. Dette kan være kjøpekontrakt, leiekontrakt, fremleiekontrakt e.l.
Søker må også oversende plantegninger over lokaler den disponerer. Plantegningen må inneholde informasjon om:
- området hvor lokalene befinner seg
- hvor virksomhetens lokale ligger i en bygning
- hvor dører, vinduer og ulike sikkerhetstiltak som alarm er plassert i lokalene
- hvor tobakksvarene lagres og plassering av lager i forhold til andre bygninger på adressen
Søker kan i tillegg oversende dokumentasjon på forsikring og fysisk sikring av varelager og produksjonslokale.
Videre må søker sende inn kopi av eventuelle avtaler med andre eksterne, som for eksempel lagrings- og distribusjonstjenester.
Produktinformasjon
Søker må oppgi en oversikt over de aktuelle tobakksvarene og eventuelt utstyr for tobakksproduksjon. Oversikten må vise varegrupper, varebeskrivelser, navn, eventuelt registrert varemerke, design, merke, modell eller fabrikat og serienummer for produksjonsutstyret.
Søker må også beskrive hvordan tobakksvarene er tenkt brukt og i hvilket marked de er tenkt omsatt i, og om tilbudet står i forhold til forventet etterspørsel.
Plan for internkontrollsystem
Søker må dokumentere plan for internkontrollsystem, se registrerings- og bevillingsforskriften § 17 h og tobakksskadeloven §16 a. Internkontrollen skal beskrive generelle rutiner, vise hvordan tobakksskadelovgivningens krav til bevillingshaver er risikovurdert, og hvilke tiltak søker har på plass for å sørge for at tobakksregelverket blir ivaretatt. Virksomheten skal foreta systematisk og regelmessig gjennomgang av internkontrollen. Kravene til internkontrollens utforming følger av forskriften § 22. Krav til bevillingshavers kontroll med varelager og transport følger av forskriften § 24.
Internkontrollen må inneholde informasjon om følgende:
- oversikt over krav i tobakksskadeloven og tilhørende forskrifter som gjelder for virksomheten, og rutiner som sikrer at disse kravene overholdes - tilpasset type bevilling
- oversikt over hvordan virksomheten er organisert, samt fordeling av oppgaver og ansvar
- hvordan virksomheten sørger for at ansatte har tilstrekkelige kunnskaper og kompetanse til å overholde kravene i regelverket, herunder kravene til internkontroll
- rutiner for sikring av varer under transport og sikring av lager for å unngå tyveri eller at varene kommer på avveie
- rutiner som sikrer oversikt over beholdning og inn- og uttak av varer fra varelageret
- kontroll med at uvedkommende ikke får adgang til lageret, transportmiddel, og til de varene og utstyret som oppbevares og flyttes
- rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik
Søknadsbehandling
Bevillingssøker mottar et foreløpig svar straks søknaden er sendt inn. Helsedirektoratet sjekker om søknaden er komplett. Hvis det er behov for mer informasjon eller dokumentasjon, vil søker motta et nytt brev i Altinn når søknaden er gjennomgått av Helsedirektoratet.
Helsedirektoratets vandelsvurdering
Helsedirektoratet innhenter uttalelser fra Tolletaten og Skatteetaten når søknaden er mottatt, se tobakksskadeloven § 10. Dette er for å vurdere om personen har utvist uklanderlig vandel for lovgivningen nevnt i tobakksskadeloven § 9, og som ikke vil komme frem av en utvidet og uttømmende politiattest.
I tillegg til politiattester, vil Helsedirektoratet basere vandelsvurderingen på
- oppslag i Folkeregisteret, Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret og Brønnøysundregistrene
- tilsynssaker i Helsedirektoratet
- betalingshistorikk for gebyrer og avgifter til Helsedirektoratet
- opplysninger fra tips til Helsedirektoratet
Helsedirektoratet vil innhente opplysninger fra andre forvaltningsorganer, dersom opplysninger fra Tolletaten og Skatteetaten medfører behov for dette. Når det i tillegg er nødvendig for saksbehandlingen, vil Helsedirektoratet innhente taushetsbelagte opplysninger fra Folkeregisteret.
Helsedirektoratet lagrer disse personopplysningene så lenge virksomheten har en aktiv bevilling. Opplysningene vil ikke lenger bli vektlagt i en løpende vandelsvurdering når det har gått mer enn 10 år siden hendelsen. Det er kun de som jobber med bevillingssaker i Helsedirektoratet som har tilgang til opplysningene. Les om håndtering av personopplysninger i Helsedirektoratets personvernerklæring.
Helsedirektoratet skal gjøre en konkret vurdering av om kravet til uklanderlig vandel er oppfylt for hver enkelt juridisk og fysisk person med vesentlig innflytelse over virksomheten.
I vurderingen av om vandelen er "uklanderlig", vil Helsedirektoratet blant annet se på forholdets grovhet, herunder hvilken lovovertredelse som er begått, hvor langt tilbake i tid forholdet ligger, gjentakelse av forhold og sammenhengen mellom disse, samt hvorvidt forholdet er begått i næringsvirksomhet, se registrerings- og bevillingsforskriften § 18.
Dersom Helsedirektoratet vurderer at kravet til uklanderlig vandel ikke er oppfylt, vil personen det gjelder få tilgang til opplysningene som ligger til grunn for vurderingen, og gis en mulighet til uttalelse. Fristen for å sende inn kommentarer er 14 dager fra mottaksdato.
Helsedirektoratet har etter tobakksskadeloven § 40 a mulighet til å utlevere taushetsbelagte opplysninger til:
- norsk politi
- norske tollmyndigheter
- norske skattemyndigheter
- ansvarlige myndigheter hos partslandene til tobakkskonvensjonens protokoll mot ulovlig handel med tobakksvarer
- sekretariatet til tobakkskonvensjonen
Forventet saksbehandlingstid
Forventet saksbehandlingstid fra all nødvendig dokumentasjon er på plass, følger av tobakksskadeloven § 10:
- Søknader om innførsel: 30 dager fra innlevering av komplett søknad.
- Søknader om utførsel eller produksjon: 4 måneder fra innlevering av komplett søknad.
Merk at saksbehandlingstiden øker ved mangler i søknaden eller hvis det kommer noen bemerkninger til søknaden. Erfaringsmessig gjelder dette de fleste søknader, slik at saksbehandlingen ofte tar seks måneder.
I tilfeller der søker ikke ettersender påkrevd dokumentasjon innen rimelig tid, risikerer søker at søknaden avslås. Innbetalt søknadsgebyr tilbakebetales ikke.
Bevillingsregister
Alle virksomheter som har bevilling vil være registrert i et offentlig bevillingsregister, Tobakkssalgs- og Bevillingsregisteret. Helsedirektoratet registrerer, retter og sletter opplysninger om alle bevillinger i registeret, jf. registrerings- og bevillingsforskriften § 40.
