I planleggingsfasen er det viktig å definere behovet for mat- og drikkeprodukter og/eller måltider. Hva ønskes når det gjelder ernæringsmessig kvalitet, ulike produktspesifikke kvalitetskrav, pakningsstørrelse, emballasje, transport, service, elektronisk bestillingssystem, krav til miljø, økologi, bærekraft, sosialt ansvar og ønske om å tilrettelegge for små- og mellomstore bedrifter (SMB) f.eks. ved å dele opp kontrakten. Denne veilederen har fokus på ernæringsmessig kvalitet.
Når oppdragsgiver har fått oversikt over hva markedet helt sikkert kan levere på ernæringsmessig kvalitet, bør dette utformes som kravspesifikasjon. Dersom det også stilles som et kontraktsvilkår, kan det være for å sikre videre utvikling av ernæringsmessig kvalitet og for å øke andelen etterspurte produkter i kontraktsperioden. Det kan også være et virkemiddel som motiverer leverandører som ellers ville blitt avvist i hvis de ikke opprinnelig kunne oppfylle kravene.
I anskaffelser der markedet trolig kan strekke seg lenger i ernæringsmessig kvalitet, kan dere vurdere å bruke tildelingskriterier i tillegg. Slik premieres leverandørene som kan levere utover minstekravene i kravspesifikasjonen. Vektingen av tildelingskriterier må vurderes konkret.
Det å ivareta et allergivennlig tilbud av mat og drikke (naaf.no) krever kunnskap og gode rutiner fra planlegging av anskaffelsen frem til mottaker av produkt/måltidstjeneste. Vegetariske alternativ kan ivareta ulike kosthensyn. Det kan stilles krav om erstatningsprodukter.
Les om bærekraftige anskaffelser av mat- og drikkeprodukter og måltidstjenester på DFØs fagside (anskaffelser.no). DFØs kriterieveiviser – veileder til bærekraftige krav (anskaffelser.no) inneholder forslag til formuleringer på krav og kriterier som kan limes rett inn i konkurransegrunnlaget, og som fremmer helse, miljø og samfunnsansvar. Det inkluderer krav til å tilby mat og måltider som fremmer kostrådene, håndtering av matsvinn, krav til emballasje, palmeolje og soya, tropisk avskoging og respekt for menneskerettigheter.
Eksempel på anskaffelse fra Doffin, under kort beskrivelse av kontraktens gjenstand:
«Oppdragsgiver har i denne anskaffelsen et særlig fokus på et sunt kosthold for barn og unge og vi ønsker at produktspekteret skal gjenspeile dette. Tilbydere blir premiert* etter hvor mange sunne produkter de gir tilbud på. Sunne produkter defineres som produkter som oppfyller kravene til Forskrift om frivillig merking av næringsmidler med Nøkkelhullet. Vi understreker at produktene ikke må være nøkkelhullsmerket, men oppfylle kvalitetskravene i forskriften. Antall sunne produkter vil bli vektet opp mot årlig estimert volum per varelinje ...».
*Tildelingskriterier ble benyttet i denne anskaffelsen.