2. Rettslige rammer for samarbeidet

Pasienter og brukere har rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester fra kommunen og til nødvendige spesialisthelsetjenester fra spesialisthelsetjenesten. Denne retten svarer til kommunenes og de regionale helseforetakenes sørge-for-ansvar. Frivillige kan supplere med aktiviteter og tilbud og slik bidra til økt trivsel og livskvalitet for pasienter, brukere og pårørende, men de kan ikke erstatte nødvendige helse- og omsorgstjenester. Pasienters og brukeres lovfestede rettigheter og helse- og omsorgstjenestens plikter begrenser derfor tjenestenes mulighet til å involvere frivillige i virksomheten. Det er viktig å sikre at bistand som kommunen og spesialisthelsetjenesten har plikt til å yte ikke overlates til frivillige.

Å avgjøre om noe er et supplement som kan gis av frivillige, eller en nødvendig helse- og omsorgstjeneste som kommunen eller sykehuset har plikt til å yte, kan være en skjønnsmessig vurdering. Formålet med vurderingen er å sikre at tilbudet som gis av tjenestene dekker det pasienten, brukeren eller den pårørende har rett til etter loven. Eksempler på slike oppgaver er ivaretakelse av tjenestemottakerens grunnleggende behov knyttet til nødvendig trygghet, tilsyn og ernæring, ivaretakelse av personlig hygiene, stell og pleie, hjelp til toalettbesøk, håndtering av legemidler og annen helsehjelp, nødvendig avlastning for pårørende mv.

Før oppstart av et konkret tilbud i regi av frivillige må virksomheten sikre at pasienten eller brukeren mottar den hjelpen vedkommende har rett til fra helse- og omsorgstjenesten. Dette sikrer at det frivillige tilbudet utgjør et supplement til nødvendige tjenester og ikke blir en erstatning for slike tjenester.

Eksempler på frivillige tilbud kan inkludere organisering og ledelse av turgrupper, trenings- eller hobbygrupper eller annen gruppeaktivitet, besøk med kjæledyr, lesestund, sosiale arrangementer, tilstedeværelse i fellesarealer for hygge og samvær, samt enkel følgetjeneste til kiosk eller kafé på sykehus eller til arrangementer for tros- og livssynsutøvelse. Det er en forutsetning at tjenesten er tilstrekkelig og forsvarlig bemannet, slik at frivillige ikke settes i situasjoner hvor de må utføre grunnleggende helse- og omsorgsoppgaver.

Frivillige kan supplere kommunens avlastning og støtte til pårørende, men ikke erstatte den. De kan for eksempel bidra med praktiske gjøremål, hjelp til å håndtere digitale plattformer og velferdsteknologi, samt tilby sosialt samvær og støtte.

Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten har et ansvar for å sikre at alle tjenester de tilbyr er forsvarlige og trygge for pasienter og brukere. Når helse- og omsorgstjenesten samarbeider med frivillige, må de fortsatt opprettholde forsvarlighet og trygghet.

I heldøgns helse- og omsorgsinstitusjoner som sykehjem og sykehus har virksomheten et helhetlig ansvar for pasientenes sikkerhet. For hjemmeboende og personer i omsorgsbolig eller bofelleskap har kommunen ansvar for sikkerheten og forsvarligheten av de tjenestene de selv yter, samt for de frivillige tilbudene som er initiert eller igangsatt av kommunen.

Helse- og omsorgstjenesten bør vurdere om det frivillige tilbudet er passende for den enkelte pasient eller bruker, enten det dreier seg om et gruppetilbud eller en-til-en-tilbud, med hensyn til egnethet og forsvarlighet. Dette gjelder særlig når pasienten eller brukeren har nedsatt kognitiv funksjon og ikke forstår at hen samhandler med en frivillig, eller ikke kan uttrykke egne ønsker og behov eller melde ifra om hva hen har vært med på. Jo mer hjelpetrengende pasienten eller brukeren er, jo mindre aktuelt er det med en-til-en-tilbud uten at en ansatt er til stede. Tiltak for å sikre forsvarlighet i tilfeller der pasienten eller brukeren har nedsatt kognitiv funksjon og nedsatt evne til å ivareta seg selv, kan blant annet være:

• at den frivillige har klart definerte oppgaver og får opplæring om brukergruppen
• at en ansatt er i nærheten av pasienten og den frivillige eller ved at to eller flere frivillige arrangerer en aktivitet sammen med flere pasienter eller brukere

For å forebygge feil og skader knyttet til frivillig aktiviteter bør helse- og omsorgstjenesten sette inn tiltak i samarbeid med de aktuelle frivillige organisasjonene. Tiltak som kan redusere risiko er:

• undersøke den frivillige organisasjonens rutiner for egnethetsvurdering, kursing og oppfølging av de frivillige
• opplæring av de frivillige om virksomheten, rollen som frivillig, generelt om pasient-/brukergruppen, kommunikasjon med pasient-/brukergruppen, personvern, samarbeid med de ansatte mm.
• rutiner for å sikre at hjemmeboende pasienter og brukere som tilbys frivillig en-til-en-tilbud, som for eksempel en besøks- eller turvenn, selv kan ivareta egne interesser og styre relasjonen til den frivillige eller at personen bor sammen med noen som kan bidra til dette
• rutiner for å sikre at hjemmeboende pasient eller bruker som mottar et frivillig tilbud er i stand til å formidle egne ønsker og grenser, og til å melde fra om ev. ubehagelige opplevelser til den frivillige organisasjonen, tjenestenes personell eller pårørende
• rutiner for at frivillige tilbud til personer med betydelig kognitiv svikt eller annen alvorlig svekkelse gis med flere personer til stede

Den frivillige har ikke ansvar eller forpliktelser etter tjenestelovene. Hvis den frivillige forårsaker skade som følge av uaktsomhet eller forsett, er det de alminnelige ansvarsreglene om skadeserstatning og ev. straffansvar som gjelder. 

Frivillige organisasjoner kan kreve politiattest fra personer som utfører eller skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming, jf. politiregisterforskriften § 34-1 (lovdata.no). Det kan imidlertid ikke kreves eller bes om politiattest fra frivillige som bistår overfor andre brukergrupper, som for eksempel personer med demens.

I motsetning til ved helsehjelp, er det ikke noe nedfelt krav om at en pasient eller bruker har samtykkekompetanse for å takke ja eller si nei til et frivillig tilbud. Det er likevel viktig å undersøke om pasient eller bruker selv ønsker å ta imot eller delta på et frivillig tilbud. Når helse- og omsorgstjenesten inviterer frivillige til å delta i aktiviteter på sykehjem eller i omsorgsbolig, er det viktig at virksomheten vurderer om deltakelse er forsvarlig for hver enkelt. Målet er å sikre at alle deltakere får en positiv og trygg opplevelse.

Når en pasient eller bruker har nedsatt kognitiv funksjon som påvirker evnen til å vurdere eller uttrykke sine ønsker, er det viktig å involvere nærmeste pårørende for å sikre at pasientens eller brukerens interesser ivaretas. Ved gjentakende aktiviteter er det vanligvis ikke behov for å involvere pårørende hver gang, med mindre det skjer endringer i pasientens eller brukerens tilstand. Ved slike endringer bør tjenesten vurdere deltakelsen på nytt og eventuelt involvere pårørende for å sikre at deltakelsen fortsatt er til det beste for pasienten eller brukeren.

Hvis de frivillige er til stede i virksomhetens fellesarealer og beveger seg blant pasienter, brukere og pårørende, bør det gis generell informasjon om det, for eksempel i et informasjonsskriv. Nærmere avklaringer med pårørende er ikke nødvendig hvis det ikke skal arrangeres bestemte tilbud eller aktiviteter for den enkelte, med mindre de frivillige gis tilgang til opplysninger omfattet av taushetsplikt.

I institusjoner bør det så langt som mulig legges til rette for at personer som ikke ønsker å delta på fellesarrangementer med frivillige har mulighet til å skjerme seg uten å måtte være på rommet.

Helse- og omsorgspersonellets taushetsplikt gjelder også overfor frivillige. Se mer informasjon om den helserettslige taushetsplikten i rundskriv til helsepersonelloven.

Frivillige kan få generell informasjon om virksomheten, beboergruppen, fellesaktiviteter og daglige rutiner.  Helse- og omsorgspersonell kan også ha samtaler med frivillige om vanlige helseproblemer og helsefremmende tiltak som er nyttige for alle, uten at man går inn på spesifikke pasienttilfeller.

Når pasient eller bruker ønsker det, kan frivillige delta i samtaler mellom ansatte og pasienter eller brukere og pårørende om dagligdagse temaer, aktiviteter og praktiske ting, så lenge taushetsbelagt informasjon ikke deles.

For å dele informasjon om en pasient eller brukers helsestatus, diagnoser, behandlingsplan eller andre personlige forhold med frivillige, må det foreligge samtykke eller et annet unntak fra taushetsplikten. Samtykke skal gis av pasienten eller brukeren selv, eller av nærmeste pårørende hvis pasienten eller brukeren ikke har samtykkekompetanse i spørsmålet.

Samtykke kan innhentes på ulike måter, avhengig av situasjonen og typen informasjon som skal deles. Samtykke kan gis muntlig i den aktuelle situasjonen, eller for eksempel gjennom et skjema ved innkomst eller i en innkomstsamtale. Et generelt samtykke til deling av nødvendige opplysninger til en eller flere frivillige bør dokumenteres i pasientjournalen. Les mer om samtykke til å gi informasjon i rundskriv til helsepersonelloven kapittel 5, § 22 Samtykke til å gi informasjon.

Selv om det foreligger gyldig samtykke, er det viktig å begrense informasjonen til det som er nødvendig for utførelsen av tilbudet eller aktiviteten. Unødvendig deling av taushetsbelagt informasjon må unngås. Det er enklere å vurdere hvilke opplysninger den frivillige trenger, hvis oppgaven deres er klart definert.

Frivillige som bidrar med tilbud og aktivitet i helse- og omsorgstjenesten skal ikke yte helsehjelp og skal derfor ikke ha tilgang til taushetsbelagt informasjon om pasienten eller brukeren. Ansatt helsepersonell skal ikke dele mer informasjon med frivillige som er helsepersonell enn med frivillige som ikke er helsepersonell. All deling av taushetsbelagt informasjon med frivillige krever samtykke.

De fleste frivillige organisasjoner og mange kommuner og sykehus har en ordning der den frivillige skriver under på en taushetsavtale eller taushetserklæring. Det er viktig å være klar over at en taushetsavtale med den frivillige ikke fritar ansatt helse- og omsorgspersonell fra deres lovpålagte taushetsplikt overfor den frivillige. Ansatte har fortsatt taushetsplikt overfor den frivillige, også der den frivillige er autorisert helsepersonell.

En taushetsavtale er likevel viktig, ved at avtalen forplikter den frivillige til ikke å dele taushetsbelagte opplysninger som de har fått kjennskap til etter samtykke eller på annen måte. Gjennom en taushetsavtale forplikter den frivillige seg til å behandle all informasjon om pasienter, brukere, pårørende og ansatte med diskresjon og respekt.

Frivillige som er autorisert helsepersonell vil i noen tilfeller også være underlagt den profesjonsbaserte taushetsplikten i helsepersonelloven § 21. De må likevel underskrive taushetserklæring på linje med andre frivillige.

Besøk av større grupper frivillige i fellesarealer, som for eksempel et kor eller en barnehage, krever normalt ikke skriftlig taushetserklæring fra kordeltakerne eller barnehagebarna. Koret bør likevel informeres om viktigheten av å respektere pasientenes og brukernes privatliv og ikke å dele det de observerer om pasienter eller brukere. Barna bør få alderstilpasset informasjon om hvordan vi tar hensyn til de som befinner seg på sykehuset, sykehjemmet, dagsenteret eller tilsvarende. Ved arrangementer med frivillige i fellesarealer bør det søkes å legges til rette for at beboere som ikke ønsker å delta kan bli skjermet i samsvar med egne ønsker og behov.

Gode rutiner for samarbeid med frivilligheten bidrar til forutsigbarhet og trygghet for alle parter. Når helse- og omsorgstjenesten samarbeider med frivilligheten om tilbud til pasienter og brukere, bør tjenesten derfor ha rutiner for å sikre at:

• frivillige tilbud gis som et supplement til nødvendige tjenester, ikke som en erstatning
• frivillige tilbud er innrettet på en forsvarlig måte
• pasienter og brukere har mulighet til å takke nei til frivillige tilbud og arrangementer
• nærmeste pårørende blir involvert hvis pasienten eller brukeren har en kognitiv svekkelse som påvirker vurderingsevnen
• pasienter eller brukere som mottar et tilbud der de er alene med en frivillig, forstår at de samhandler med en frivillig og er i stand til å formidle sine ønsker, opplevelser og behov
• helse- og omsorgspersonell ikke deler taushetsbelagt informasjon med frivillige uten at det foreligger samtykke eller et annet unntak fra taushetsplikten
• frivillige underskriver taushetsavtaler
• frivillige får nødvendig opplæring og veiledning
• ansatte får nødvendig opplæring og veiledning om samhandling med frivillige
• det er system for tilbakemelding og evaluering av samhandling med frivillige

Den aktuelle virksomheten bør utarbeide en samarbeidsavtale for samarbeidet med frivilligheten om tilbud til pasienter, brukere og ev. pårørende. Avtalen bør klargjøre roller, tidsbruk, konkretisering av tilbudet som skal gis, økonomi, oppfølging og forankring i kommunen, sykehuset eller institusjonen, samt rutiner for varsling, evalueringer og veiledning. Samarbeidsavtalen bør evalueres av begge parter etter en avtalt periode. Punkter i avtalen kan være:

• kontaktpersoner i virksomheten og den frivillige organisasjonen
• ansvarlig for rekruttering, opplæring og oppfølging av frivillige
• melding og oppfølging av avvik og klager
• eventuelle behov for forsikring. se: Forsikring for frivillige organisasjoner (Frivillighetnorge.no).
• rutiner for ev. utgiftsdekning

Hvis helse- og omsorgstjenesten ikke samarbeider med en frivillig organisasjon, men rekrutterer frivillige direkte selv, bør de også ha rutiner som sikrer opplæring, egnethetsvurdering, taushetsavtaler og annet selv.