Vedlegg 3: Søknadsprosessen – problemer og forslag til tiltak

Overordnede problemer for søkere og saksbehandlere knyttet til søknadsprosessen og forslag til tiltak

Vi har avdekket følgende overordnede problemer for søkere og saksbehandlere knyttet til søknadsprosessen:

For søkere:

• Mangler informasjon om hvor og hvordan man søker.
• Vet ikke hvilke bevillinger eller tillatelser de må ha for å produsere, selge eller skjenke alkohol eller om dette krever statlig eller kommunal bevilling.
• Er usikre på hvilken dokumentasjon som skal legges ved søknaden
• Får ikke tilbakemelding underveis i saksbehandlingsprosessen – dette oppleves som dårlig kommunikasjon.
• Opplever at det er manglende kompetanse knyttet til regelverket både hos næringslivet og saksbehandlere. 

For saksbehandlere:

• Mangler god systemstøtte for saksbehandlingen
• Mangler digital samhandling mellom offentlige virksomheter og opplever at manuelle prosesser forsinker saksbehandlingen
• Må forholde seg til kompliserte regelverk som ikke er harmonisert 
• Må bruke tid på å veilede søkere på grunn av mangel på tilgjengelig informasjon
• Opplever lang saksbehandlingstid og forsinkelser i høringsprosessen

På overordnet nivå har følgende forslag til tiltak kommet frem fra næringsliv/innbyggere og saksbehandlere:

Søkere (næringsliv/innbyggere) foreslår å

• etablere en felles søknadsportal med standardiserte maler
• forenkle og forbedre veiledning med klarspråk tidlig i søknadsprosessen
• videreutvikle TBR til å dekke ulike behov knyttet til import, tilvirkning, salg, servering/skjenk og andre behov knyttet til informasjon og tilganger
• etablere krav til jevnlig oppdatering av kompetanse 
• forenkle regelverk

Saksbehandlere (kommunal og statlig forvaltning) foreslår å

• opprette samarbeidsforum på tvers av statlige virksomheter (f.eks. mellom Skatteetaten og Helsedirektoratet) og etablering av forum for erfaringsdeling på tvers av kommunene.
• forbedre samhandlingen mellom myndighetene gjennom økt veiledning og forbedret kommunikasjon ifm. søknadsprosessen
• etablere felles fagsystem for hele landet som er koblet med TBR
• modernisere/forbedre TBR
• arbeide med forskrifts- og lovendringer for å forenkle prosessene

Søknad om å bli registrert som særavgiftspliktig virksomhet

Problemer

Søker

• må forholde seg til flere søknadsprosesser og vet ikke hvor han skal søke.
• må legge ved mye av den samme informasjon i de ulike søknadsprosessene.
• opplever mangel på felles søkeportal.
• erfarer at kommuner har lav kompetanse på tilvirking av alkohol (kommunale bevillinger utvidet med rett til tilvirkning vs. statlig tilvirkningsbevilling)
• mangler kompetanse på regelverket og opplever at det offentlige har det samme problemet, for eksempel vet ikke alle aktører at de må søke om registrering som avgiftspliktig virksomhet når kommunal skjenkebevilling utvides til å omfatte tilvirkning for skjenking i egen virksomhet.

Saksbehandler

• opplever mangel på samarbeid og koordinering mellom etater og har lite kunnskap om hverandres prosesser på statlig nivå.
• utfører manuelle prosesser i samhandlingen med andre etater
• mottar mangelfulle søknader og bruker mye tid på å etterlyse manglende opplysninger – mye av oppfølgingen foregår på telefon.
• i Mattilsynet opplever fragmentert samhandling med næringen og mangelfulle data. Svak brukerorientering med ulike mål mellom etatene resulterer i siloarbeid.
• må forholde seg til et lite harmonisert regelverk.

Forslag til tiltak

• Avsnittet for Søknad om tilvirkning av alkohol inneholder forslag til tiltak som også gjelder for særavgiftområdet.

Behandle avregistrering fra særavgiftsmanntallet

Virksomheter sender inn månedlige særavgiftsmeldinger til Skatteetaten. Meldingen inneholder informasjon om avgiftspliktig uttak fra særavgiftslager. Når Skatteetaten mottar såkalte nullmeldinger over lengre tid, hvor det verken blir vist til produksjon eller salg, er det ikke grunnlag for å være registrert i særavgiftsmanntallet. Skatteetaten tar da vanligvis kontakt med virksomheten per telefon, da dette kan også være grunnlag for å tilbakekalle registreringen.

Problemer

Søker/registreringspliktig

• sender ikke inn månedlige særavgiftsmeldinger.
• rapporterer til Helsedirektoratet og til Skatteetaten – hvorfor må de rapportere til begge to?

Saksbehandler

• mangler gode systemer for å følge 0-meldinger. Dette medfører mye manuelt arbeid.  0-meldnger kan indikere manglende produksjon/import og være grunnlag for å tilbakekalle særavgiftsregistrering.
• er usikker på hva Skatteetaten bør melde ifra om til Helsedirektoratet – er det forsinkede betalinger, manglende rapportering, eller annet?

Forslag til tiltak

• Når Skatteetaten vedtar en avregistrering skal det sendes en kopi av vedtak til Helsedirektoratet. På samme måte når Helsedirektoratet vedtar en inndragelse på en bevilling skal det sendes en kopi til Skatteetaten.

Søknad om statlig tilvirkningsbevilling for alkoholholdig drikk

Problemer

Søker

• kjenner ikke til alle plasser de skal være registrert, for eksempel er mange ikke klar over at de må søke om registrering som særavgiftspliktig virksomhet
• opplever en mangel på en felles søkeportal fordi en må søke flere steder og legge ved samme informasjon til ulike etater, noe som fører til dobbelt- og trippelarbeid.
• opplever at brukerorienteringen er for dårlig, noe som gjenspeiles i en fragmentert samhandling med næringen med mangelfull data.
• opplever en mangel på felles bevillingsregister fordi ved engrossalg at det er vanskelig å vite om kjøper faktisk har kommunalbevilling.
• opplever at regelverket er komplekst og synes det er krevende å forstå.
• savner kompetanseutveksling på tvers av miljøer; i dag sitter alle på hver sin tue.

Saksbehandler

• fremhever at det er få ressurser og lite midler (folk og penger).
• påpeker at saksbehandlingstiden er lang.
• trekker frem at det er for lite kommunikasjon mellom statlige virksomheter og savner et sted for dialog/informasjonskanal med aktørene.
• opplever at regelverket er komplekst og lite hensiktsmessig. Dette fører til kompleks forvaltning og vanskeliggjør samarbeid og bidrar til uklare roller og ansvar mellom statlige virksomheter.
• lite harmonisert regelverk når det gjelder alkoholloven og særavgiftsforskriftens krav til sikkerhetsstillelse for betaling av alkoholavgift
• har uttrykt følgende om høringsuttalelser:
  • dårlig tverretatlig samarbeid knyttet til høringsuttalelser, og at det lite kunnskap om hverandres prosesser.
  • Mattilsynet opplyser om at høringsuttalelse utarbeides ikke i praksis – ref. regelendring.
  • Skatteetaten har for få ansatte til oppgaven, opplever ustabile systemer og påpeker at datadeling er et problem
  • Tolletaten har manuelle prosesser.
• nevner at det er en mangel på felles bevillingsregister for alle interessenter. Vi legger til grunn at det vises til Tobakks- og bevillingsregisteret (TBR) og at mangelen skyldes at ikke alle interessenter har tilgang til registeret. Det er gitt uttrykk for at TBR ikke er oppdatert og gir derfor liten verdi, blant annet vises det til at kommunene ikke registrerer bevillinger i TBR. Kommuner får ikke skilt på bevillinger som er utvidet med rett til innførsel og tilvirkning i egen virksomhet (hvis de oppdaterer bevillingsregister i det hele tatt). I tillegg, skiller ikke TBR på utvidelser (av skjenkebevillinger). Når det gjelder oppfølging av importører opplever Tolletaten at «det en jungel for oss å finne ut av om de har bevilling».

Forslag til tiltak

Søker foreslår å

• forenkle søknadsprosessene ved å etablere en felles søknadsportal for statlige og kommunale søknader - «én vei inn»/«one-stop-shop»
• lage en «sertifisering light»/kompetansepakke for næringsaktørene slik man har i for eksempel landbruk. Dette vil bidra til kompetanseutveksling og dialog, særlig for små produsenter.
• etablere flere treffpunkter mellom næringsaktører og myndighetene for kompetanseutveksling
• sikre at registrerings- og bevillingsmyndigheter etterlever registreringsplikten i TBR (import-, tilvirkning, salg og skjenk). Dette vil gjøre hverdagen mye enklere for virksomheter som selger alkohol.

Saksbehandler foreslår å

• undersøke mulighetene for en tverrsektoriell tilnærming fremover og finne gode samarbeidsmodeller siden de ulike myndighetene forvalter samme regelverk.
• introdusere samarbeidsfora på tvers av offentlige myndigheter – møteplasser hvor man kan diskutere problemer, utveksle kompetanse o.l.
• forbedre samhandling og forståelse ved at Helsedirektoratet er mer tydelig på forventninger og føringer.
• forbedre kommunikasjon og samarbeid for å gi god informasjon før søknadsprosessen. Et forum på tvers av produsent, Helsedirektorat og kommune bør etableres. Dette vil bidra til økt kompetanseutveksling og møte behovet Helsedirektoratet har for å bli bedre kjent med næringsaktørene.
• utarbeide kontaktlister og felles postbokser for utveksling av informasjon.
• sette svarfrister på brev om høringsuttalelse for å få prioritering.
• automatisere manuelle prosesser. Dette vil bidra til å spare tid og redusere feil.
• gi automatisk registrering som særavgiftspliktig ved godkjent bevilling.
• utvikle og forbedre bevillingsregisteret (TBR) ved å
  • knytte det opp mot saksbehandlingssystem (Skatteetaten)
  • sikre at korrekt informasjon legges inn
  • sikre at opplysninger, for eksempel bevillingsnummer, som er deklarert i Tolletatens system for import av alkohol blir verifisert i TBR
• forenkle/utvikle/endre regelverket (forskrifter og lover) på tvers av departementsområder.
• Helsedirektoratet savner vurderinger fra høringsinstansene som kan for eksempel kategoriseres som rød, gul eller grønn.
• at informasjonsdelingen mellom sektormyndighetene og Tolletaten skal digitaliseres i større grad, slik at manuelle oppslag og prosesser reduseres. Ved å digitalisere tillatelser – særlig gjennom maskin-til-maskin-integrasjon – kan inn- og utførselsprosessene effektiviseres, menneskelige feil reduseres og oppdatert informasjon om gyldige tillatelser alltid være tilgjengelig.

Søknad om kommunal salgs-, serverings- og skjenkebevilling

Problemer

Søker

• må forholde seg til ulike og komplekse prosesser som varierer på tvers av kommunene.
• må innhente informasjon flere steder og vet ikke hva som skal være med i søknaden. Søknadsprosessen er komplisert med mye informasjon, vanskelig språk, mange spørsmål og kluss med vedlegg som irriterer og fører til misforståelser. Noen søkere vet til og med ikke om de søker personlig eller på vegne av selskapet.
• synes at retningslinjer fra Helsedirektoratet ikke er skrevet for søkere.
• opplever manglende teknisk veiledning i søknadsprosess som tilbakemeldinger før innsending (om søknaden, for eksempel, ikke er komplett).
• savner en tydelig mal eller veileder som sikrer en komplett søknad. Det vanskelig å finne ut hvilket skjema han skal benytte og han er også usikker på hvilken informasjon som skal med i søknaden. I tillegg trekker søkerne frem at det er lite dialog mellom kommune og søker om søknadsprosessen og søkers behov.
• Ufullstendige søknader og feil avkrysning i skjema fører til at resten av behandlingen blir feil og dermed forsinkelser. Hvis søknaden ikke er komplett får søker beskjed om dette for sent.
• får ikke umiddelbar tilgang på egen dokumentasjon som er sendt inn fordi saksbehandler må lete seg fram i sine systemer.

Saksbehandler

• opplever at det er vanskelig å få dialog med og tilbakemelding fra søkere om deres behov; det blir dialog med søker kun om det gjelder et problem. Når det er feil i skjema må saksbehandler følge opp og gi riktig informasjon.
• når ikke alle vedlegg er lagt ved søknaden vil det forlenge saksbehandlingsprosessen, noe som også fører til at det kan ta tid å få uttalelser.
• forteller at politiske prosesser knyttet til skjenkebevilling, for eksempel politisk behandling i bydelene i Oslo, fører til forsinkelser.
• oppgir følgende problemer knyttet til regelverk:
  • manglende sammenheng/harmonisering mellom serveringsloven og alkoholloven
  • regelverket er utdatert, komplisert og lite digitaliseringsvennlig; en søker som skal ha skjenkebevilling, må først ha en serveringsbevilling og i tillegg registrere seg som særavgiftspliktig hos Skatteetaten hvis søker skal produsere alkohol.
  • GDPR oppleves som en flaskehals
  • forvirring rundt begreper og krav i relevant lovgivning, for eksempel om det er styrer eller daglig leder som skal ta etablererprøven iht. serveringsloven. 
  • kunnskapsprøvene kan kun tas på norsk og ikke på engelsk - fungerer dårlig i Oslo
  • det er ulikt regelverk på tvers av kommunene, og den enkelte kommunes alkoholpolitiske handlingsplan skaper ulikheter som for eksempel forskrift om åpningstider og skjenkesteder.
• oppgir følgende problemer knyttet til systemstøtte i fag-/saksbehandlingssystemene:
  • det er ingen felles system, eller systemer som snakker med hverandre – alle kommuner har sine egne løsninger.
  • systemene understøtter ikke kompleksiteten i regelverket og interne prosesser
  • saksbehandler må registrere søknadene i flere systemer og bruker eksterne kilder for å finne data, noe som fører til merarbeid og mange manuelle prosesser. Når det er mange manuelle prosesser å huske på kan det oppstå feil og misforståelser i en hektisk hverdag.
  • konsekvensen av manglende systemstøtte er at saksbehandler må ha mange manuelle oversikter for eksempel i Excel for holde oversikt over bevillingene.
  • det er lite systemstøtte for å sjekke opplysninger
    • sjekke reelle rettighetshavere, vara/styrer, o.l. - saksbehandler må lete opp informasjon på proff.no og hos Brønnøysundregistrene.
    • fange opp om en søker har eller har hatt bevilling, eller en annen rolle i en annen kommune.
    • å sjekke om søker har prikker i andre kommuner siden prikkene er lokale og knyttes til virksomheten.
  • i mindre kommuner hvor saksbehandlingssystemet benyttes som fagsystem påpeker saksbehandler at systemet ikke er optimalt for denne type saksbehandling siden flere systemer må brukes. Nesodden kommune opplyser om at saksbehandlingssystemet har hverken nedfelte rutiner eller en god løsning på å oppbevare dokumentasjon tilhørende den enkelte søker, organisasjon eller virksomhet.
  • i Oslo kan ikke saksbehandler stole på informasjonen i fagsystemet fordi data blir fort udatert gjennom endringer i eierskapsinformasjon – «det skjer endringer hele tiden rundt eierinteresser i denne bransjen og man må gå andre steder for å få riktig informasjon». Det er også krevende å følge opp åpningstider og uteservering når kommunen og bydelene har ulike forskrifter. Videre, er det et etterslep mellom vedtak og hva som er reelt, som bidrar til usikkerhet rundt datakvaliteten i fagsystemet. Brukerne opplever også nedetid på systemene.
  • påpeker at mangel på strukturert informasjon hindrer deling av data siden dokumentene i saksbehandlingen ofte er i PDF-format. Saksbehandler bør kunne hente data fra politiet, Brønnøysundregistrene, politiet og Skatteetaten.
  • data ligger "låst ned" i ulike fagsystemer eller i Excel.
• oppgir følgende problemer knyttet til Tobakks- og bevillingsregisteret (TBR):
  • saksbehandlere i kommunene registrerer ikke bevillinger i TBR, selv om det er lovpålagt.
  • TBR ikke er oppdatert eller mangler data – finnes ikke en nasjonal oversikt over bevillinger.
  • fungerer ikke som autoritativ kilde for bevillinger.
  • informasjon i TBR kan ikke brukes til noe.
  • deling av data hindres av regelverk/hjemler.
  • TBR er et offentlig tilgjengelig register hvor det er mulig for alle å besøke nettsiden og søke opp bevillinger. Det er bare bevillings- og registreringsmyndigheter som kan oppdatere registeret.
• oppgir følgende problemer knyttet til høringsuttalelser:
  • innhenting av høringsuttalelser er hovedsakelig manuell som fører til en lang verifiseringsprosess og fragmentert informasjon.
  • Manglende oversikt over status på innhentet dokumentasjon resulterer i enda mer bruk av Excel og saksbehandler sitter igjen med et fragmentert bilde på søkerne.
  • Sosialtjenesten er innrettet forskjellig i landets kommuner.  I mindre kommuner opplever man at sosialtjenesten har manglende forståelse for egen rolle, og leverer uklare uttalelser fordi regelverket ikke er tydelig på dette området. Det ble også nevnt at uttalelsene er sjeldent med merknader. I Oslo ser det ut til å fungere fordi uttalelsene kommer med en begrunnelse.
  • Det kan ta tid med høringsuttalelse fra politi. I Oslo erfarer man at i vanskelige saker samarbeider saksbehandler med Arbeidslivskriminalitet (akrim) og politiet. I en hektisk arbeidshverdag er det viktig med god dialog og kommunikasjonskanaler mellom bevillingsmyndighet, politi og andre kontrollenheter for å unngå feil. Kunnskapen er ofte personavhengig, må snakke med rette personer. Ulstein kommune gir uttrykk for at det er vanskelig å finne ut hvem man faktisk skal innhente vandel på fordi det ikke finnes et system man kan slå opp i.
  • Mattilsynet erkjenner at de kan være flaskehals som høringsinstans. Tilsynet har ikke god nok oversikt over driftsansvarlige. En virksomhet kan se til å være ny i egne systemer, men eier har drevet mange andre steder tidligere (i andre regioner). Dokumentasjon må innhentes manuelt og legges ved uttalelsene.
  • Skatteetaten opplever nedetid på systemer som resulterer i at etaten leverer etter oppgitte frister. Etaten ønsker et tettere samarbeid med akrim.

Forslag til tiltak

Søker foreslår å

• utarbeide gode maler og veiledninger som fører til mindre feil og kortere søknads- og saksbehandlingsprosess.
• gi rask tilbakemelding på komplett søknad.
• hente inn data i søknadsprosessen der det kan hentes, både for søker og saksbehandler. En søker vil da for eksempel slippe å legge inn navnet manuelt ved at navn hentes fra Brønnøysundregisteret.
• erstatte vandelsattesten med en form for politiattest.
• gi søker innsikt i egen sak og hvor saken står. Statuser kan for eksempel være mottatt, til høring med hvor, og til politisk behandling.
• å kunne betale med en gang (som en del av søknadsprosessen)

Saksbehandler foreslår å

• utvikle nye systemer for:
  • søkere: Én felles inngang / et nasjonalt system for alle typer bevillinger (som deretter rutes videre)
    • Utvikle en MVP (minimal viable product) for den absolutt enkleste søknaden.
  • saksbehandlere: et felles saksbehandlings-/fagsystem som ivaretar kommunale retningslinjer.
  • saksbehandlere: et nasjonalt register for dokumentasjon.
  • saksbehandlere: et felles register for kunnskapsprøver.
  • saksbehandlere: en kommunikasjons og delingsplattform for bevillingsmyndighetene, KAS (Kommunalt alkoholfaglig saksbehandlerforum), hvor det er mulig å blant annet å dele rutiner og sparre om bl.a. skjønnsmessige vurderinger.
• videreutvikle eksisterende systemer og skjemaer:
  • for søkere: felles skjema og felles maler
  • for saksbehandlere og næringsaktører: TBR
    • økt tilgjengelighet/tilganger.
    • økt søkbarhet.
    • økt omfang av tilgjengelig og relevant informasjon knyttet til vedtak.
    • integrere med fagsystemer
• legge til rette for datadeling
  • dele data på tvers av og mellom offentlige myndigheter.
  • gjenbruk og deling av data som virksomhetene allerede har – ikke be søker om dokumentasjon som en annen virksomhet allerede har (hente inn data der det kan innhentes).
  • strukturere data - da Mattilsynet vasket data på serveringsstedene fant de 27 ulike måter skrive McDonalds på. Navn bør hentes fra en autorativ kilde.
• automatisere prosesser
  • automatisk genererte vedtak dersom «alt» er ok.
  • automatisk forespørsel om vandelsuttalelse til politi og skatt. I Oslo kan noen høringsuttalelser fra politi og bydel automatiseres. Systemet kan for eksempel sende ut informasjon om når man får svar.
  • automatisk utsendelse av oppdatert informasjon om åpningstider og uteservering til aktører.
  • i Oslo burde informasjon om skjenkestedene være lagt inn automatisk som for eksempel hvilken bydel et skjenkested hører til (viktig for kontrollørene).
• høringsuttalelser
  • andre høringsinstanser kan gjenbruke skatteetatens maler og roboter for høringsuttalelser
  • sikre klart språk i uttalelser som også kan sendes til søker.
  • saksbehandler ser hvilke vilkår som ikke er ""grønne"".
  • se punkt for automatiserte prosesser
• forenkle regelverket
  • digitaliseringsvennlig regelverk
  • forenkle sentrale føringer:
    • hvem må søke når?
    • hva er tilstrekkelig dokumentasjon?
    • må sosialtjenesten uttale seg?
    • hva med å snu om på alt - en nasjonal bevillingsmyndighet hvor kommunen er høringsinstans?
    • kontroller der det trengs.
    • beholde alkoholloven, men oppheve serveringsloven – trenger ikke være en kommunal oppgave.
• Kommunikasjon og samhandling
  • sikre lik informasjon til alle kommuner
  • utvikle felles nasjonale retningslinjer med fokus på brukervennlighet og klart språk (enkelte faguttrykk hos oss kan være vanskelig å forstå).
  • veilede mer gjennom for eksempel bransjetreff og dialogmøter.
  • sikre god informasjon om søknadsprosessen til søker FØR utfylling av skjema
  • jo tidligere informasjon blir verifisert søknadsprosessen, jo bedre.
  • informere om hvorfor saksbehandlere gjør noe, men også hvorfor de ber om noe og hvorfor noe eventuelt skulle skje.

Søknad om kommunal bevilling for enkelt anledning og ambulerende bevilling

Problemer

• Søkere, ofte privatpersoner med lav kompetanse på området, møter utfordringer med uklart regelverk, som tolkes ulikt i ulike kommuner.
• Ulike skjemaer og tolkninger fører til forvirring, og feil i søknadene er vanlige.
• Søker må sende inn samme dokumentasjon hvert år for årlige arrangementer på samme sted.
• Regelverket gjør det også vanskelig å vite hvilke krav som gjelder for ulike arrangementstyper, noe som øker frustrasjonen blant søkerne.
• Det er uklart for saksbehandler om vedtak skal meldes til instanser, som politiet og Skatteetaten.

Forslag til tiltak

• Gjøre regelverket enklere å forstå for søker og saksbehandler gjennom forenkling
• Utvikle veiledninger for søkere og standardisere skjemaer
• Klart språk - tilgjengelig informasjon blir ikke forstått (eller alltid lest)
• Søkeprosessen for årlige arrangementer med samme aktør på samme sted kunne vært forenklet gjennom automatisering.

Søknad skip (og tog/fly) og forsvarets messer

Problemer

Søker - Skip

• opplever manglende informasjon om hvor og hvordan man søker.
• synes det er utfordrende å skrive søknaden første gang.
• har lite kunnskap om bevillingens omfang og konsekvensene av å ha en bevilling etter vedtak som for eksempel rapporteringskrav etter mottatt bevilling, eller at en bevilling er gyldig i flere år. En søker opplevde å sende inn en søknad hvert år uten å få beskjed om at det ikke var nødvendig når man søker statlig bevilling.
• vet hvordan man skal rapportere omsetning til kommunene, men vet ikke hvordan man skal rapportere til staten.
• opplever at kommunale skjemaer og prosesser er vanskelige siden de er forskjellige.

Søker – Forsvarets messer

• Forsvaret opplever at ressurssituasjonen hos Helsedirektoratet forsinker prosessen for å innhente høringsuttalelser fra kommunene. Helsedirektoratet bekreftet at få ressurser forsinker saksbehandlingstiden

Saksbehandler

• har lite standardiserte maler og prosesser, noe som gjør saksbehandlingen sårbar ved fravær.
• må bruke tid på å veilede søkere på grunn av mangel på tilgjengelig informasjon særlig for tog og fly (men det er til gjengjeld få søkere).
• Statsforvalter er usikker på om saksbehandlingen blir lik på tvers av statsforvalterne.
• finner regelverket fragmentert og ikke optimalt med mange tilpasninger. Vanskelige og sære bevillinger passer dårlig med dagens regelverk.
• sier at det er forskjeller mellom kommunene med hensyn på kunnskapsprøven: man kan stryke i en kommune og stå i en annen.
• opplyste om variasjoner i saksbehandlingstiden og opplever forsinkelser i høringsprosessen på grunn av manglende maler, ineffektive systemer samt manglende ressurser hos høringsinstansene
• gir uttrykk for et behov for sporbarhet eller system for dialog og korrespondanse.
• Statsforvalteren bruker ikke TBR – har ikke hørt om registeret.
• Skatteetaten erkjenner at høringsuttalelsene deres er kanskje litt vanskelige å forstå.

Forslag til tiltak

Søker foreslår å

• tilgjengeliggjøre mer informasjon til søker og gi en enklere presentasjon av krav og vilkår
• utvikle enkle maler og standardiserte skjemaer.
• etablere en felles søknadsveileder/-portal som er interaktiv og uavhengig av type bevilling, ref. løsningen til Direktorat for byggkvalitet.
• utvikle webinarer og digital opplæring, ref. Oslo kommunes «Salutt-kurs» - et obligatorisk kurs for både heltids- og deltidsansatte som jobber på utesteder
• utvikle digitale endringsmeldinger når det er endringer i for eksempel styrer eller stedfortreder. Kan dette løses i TBR?
• stille tydeligere krav til kontroll og oppfølging av Forsvarets messer og sikre at kontrollører har rett kompetanse. Forsvarets messer er ikke ordinære skjenkesteder

Saksbehandler foreslår å

• videreføre Skatteetatens vandelsmaler til/for andre myndigheter.
• automatisere
  • innhentingen av opplysninger/høringsuttalelser.
  • oppdateringen av data til alle instanser ved endringer.
• å utvikle et søknadssystem med mulighet for dialog flere veier, mellom søkere, saksbehandler og høringsinstans som bidrar til lettere kommunikasjon mellom offentlige myndigheter.
• utvikle TBR
  • registrere alle vedtak.
  • videreutvikle/integrere mot andre myndigheter/instanser.
  • forbedre funksjonalitet – TBR gir ikke noe verdi tilbake til kommunene på grunn av for lite informasjon.
  • Forsvaret gis tilgang til TBR (ett felles register) og erstatter bruken av egen "skyggeregister» i Excel.
• undersøke kommunenes praksis med hensyn til Kunnskapsprøven, og vurdere om søker bør oppdatere sin kunnskap noen år etter å ha tatt prøven
• innføre krav til kompetansen til kontrollører som for eksempel at Helsedirektoratet krever at kontrollører må ta ny prøve/kurs årlig.
• revidere og oppdatere regelverket
  • henger etter samfunnsutviklingen
  • er det hensiktsmessig og fungerer det optimalt?
  • er gebyrene og innkreving av disse hensiktsmessige?
  • innføre meldeplikt ved endringer i for statlige bevillinger.