Innledningsvis i prosjektet hadde vi en utforskende fase hvor vi gjennomførte én-til-én-samtaler med interne og eksterne interessenter. Målet var å identifisere behov for regelverksendringer, digitalisering og samordning av tilsyns- og bevillingssystemer.
Vi snakket med statlige og kommunale virksomheter samt nasjonale myndigheter med samordnings- og digitaliseringsansvar:
- Helsedirektoratet (Avdeling levekår, Avdeling miljø og helse, Avdeling IT, Avdeling utredning og tjenestedesign, Avdeling samhandling og arkitektur)
- Skatteetaten (Skattedirektoratet v/juridisk avdeling og divisjon for Brukerdialog)
- Mattilsynet
- Oslo kommune (Næringsetaten)
- KS – Kommunesektorens organisasjon
- KS Digitale fellestjenester – KS Digital
- Digitale Helgeland
Gjennom samtalene ble flere felles utfordringer og mulige forbedringsområdet identifisert. Et sentralt tema var behovet for digitalisering og forenkling av systemer knyttet til bevillinger, tilsyn og regelverksforvaltning. Flere aktører fremhevet viktigheten av å modernisere eksisterende systemer, og ulike gevinster som kunne realiseres ved å gjøre dette. Automatisering av saksbehandling og vandelsvurderinger ble trukket frem som en nøkkelfaktor for å sikre en mer enhetlig og effektiv prosess. Det ble også pekt på utfordringer knyttet til regelverksendringer og forvaltningsskjønn. Uklare krav og stor grad av skjønnsutøvelse fører til ulik praksis mellom kommuner og statlige tilsynsmyndigheter, og det er behov for en gjennomgang av regelverket for å skape mer forutsigbar og effektiv saksbehandling.
Videre ble kommunenes rolle i tilsyns- og bevillingsarbeidet diskutert. Det ble understreket at kommunene må involveres tidlig i utredningen, og at finansieringsmodellen må være tydelig fra start, særlig dersom kommunene pålegges kostnader for nye løsninger. Digitaliseringsnettverkene og pilotprosjekter kan brukes for å teste og forbedre konsepter før en bredere implementering. Datadeling og -gjenbruk, integrasjon og arkitektur ble løftet frem. Skatteetaten og Mattilsynet understreket behovet for tydelige rammer for datadeling, slik at informasjonsflyten mellom aktørene blir både effektiv og sikker. Helsedirektoratets avdeling for samhandling og arkitektur påpekte også viktigheten av standardiserte og skalerbare digitale løsninger som kan tilpasses ulike behov.
Kunnskapsgrunnlaget ga et godt utgangspunkt for å utvikle hypoteser som igjen dannet grunnlaget for videre innhenting av innsikt gjennom workshops med sentrale aktører, samt spørreundersøkelse til alle kommunene.