Prioriteringsmodellen – inngangskriteriet
På bakgrunn av kunnskapsgrunnlaget og vårt innsiktsarbeid kom vi frem til en bruttoliste av 30 tiltak som kan bidra til å løse problemene vi har avdekket. Disse bearbeidet vi videre ved å gjøre en nyttevurdering hvor vi benyttet en prioriteringsmodell. De forslagene til tiltak vi vurderte å ha trippel nytte (nytte for både kommunale saksbehandlere, statlige saksbehandlere og næringslivet), ble tatt med i den videre analysen (inngangskriterium). Se kapittel 6.5 Hvilke tiltak anbefales og hvorfor?. De forslagene til tiltak som hadde enkel eller dobbel nytte ble tatt ut av denne analysen, og vil kunne bli behandlet i andre prosesser/i linjen. Se vedlegg 6: Kort beskrivelse av tiltakene med enkel og dobbel nytte. Inngangskriteriet viser altså at et forslag til tiltak må ha trippel nytte for å være med videre i analysen.
Nr. | Problemområde | Tiltak | Beskrivelse |
|---|---|---|---|
1 | 1 | Utrede regelverksendringer | Utrede alle tre regelverk og foreslå forbedringer, forenklinger og harmonisering samt utarbeide og forankre plan for gjennomføring. Helsedirektoratet har utarbeidet et notat som utgangspunkt for dette arbeidet. |
2 | 1 | Gjennomføre regelverksendringer | Gjennomføre plan fra utredningsarbeidet. |
3 | 1 | Kompetansetiltak for søkere og saksbehandlere | Utvikle, planlegge og gjennomføre kompetansehevende tiltak for næringslivet og saksbehandlere på kort og lang sikt. Eksempler på tiltak kan være å lage en "sertifisering light"/kompetansepakke for næringsaktørene, etablere flere treffpunkter mellom næringsaktører og myndighetene for kompetanseutveksling, utvikle e-læringskurs, videreutvikle informasjon på nettsider. |
4 | 1 | Veiledning til søker | Planlegge og gjennomføre veilednings- og informasjonstiltak som er tilgjengelig for søker tidlig i søknadsprosessen. Veiledningen skal sikre at søker leverer komplett søknad. |
5 | 1 | Felles søknadsskjema | Identifisere de mest hensiktsmessige søknadsskjemaene i både stat og kommune og vurdere standardisering og gjenbruk. |
6 | 1 | Nasjonal informasjonsside | Samle relevant informasjon på en informasjonsside (alle typer bevillinger, inkl. serveringsbevilling og særavgift) slik at søker enkelt og raskt kan sende inn riktig og komplett søknad. Næringsaktører får tilgang til en felles informasjonsside, men benytter eksisterende prosesser hos stat og kommune. |
7 | 1 | Tynn nasjonal søknadsportal | Som Nasjonal informasjonsside med tillegg hvor næringsaktører benytter seg av standardiserte/felles søknadsskjemaer for hver bevillingstype som integreres med de ulike saksbehandlingsløsningene. Dette forenkler og samler alle søknader på ett sted ("one stop shop"). |
8 | 1 | Tykk nasjonal søknadsportal | Som tynn nasjonal søknadsportal, med tillegg av prosess- og beslutningsstøtte frem til komplett søknad. |
9 | 2 | Klart språk i høringsuttalelser | Gjennomgå og forbedre innhold, språket og maler for både bestillinger og høringsuttalelsene. Målet er å standardisere der man kan. Høringsuttalelsen skal være så tydelige at bestiller forstår den og en søker som ber om innsyn forstår innholdet uten behov for tolkning. |
10 | 2 | Samarbeidsforum på tvers | Etablere forum for dialog og samarbeid mellom bevillingsmyndigheter, registreringsmyndigheter og høringsinstanser for å forbedre kommunikasjonen. Dette tiltaket utgår fordi Helsedirektoratet mener at det er mest hensiktsmessig å avgrense dette forumet til statlige registrerings- og bevillingsmyndigheter. (Se også tiltak 17). |
11 | 2 | Plattform for samarbeidsforum på tvers | Etablere plattform for dialog og samarbeid mellom bevillingsmyndigheter, registreringsmyndigheter og høringsinstanser for å forbedre kommunikasjonen. Dette tiltaket utgår fordi Helsedirektoratet mener at det er mest hensiktsmessig å avgrense dette forumet til statlige registrerings- og bevillingsmyndigheter. (Se også tiltak 18). |
12 | 2 | Gjenbruk av data i høringsprosessen | Legge til rette for datadeling mellom offentlige myndigheter for å sikre effektiv og oppdatert informasjonsflyt. Gjenbruke nasjonale fellesløsninger for datadeling. |
13 | 2 | Gjenbruke Skatteetatens mal og roboter | Sørge for at alle bestillere av høringsuttalelser (bevillingsmyndigheter) bruker Skatteetatens mal slik at Skatteetaten kan benytte sine roboter til å automatisere behandling av bestillingene. Gjøre en vurdering av om malen kan brukes til å innhente høringsuttalelser fra andre høringsinstanser. |
14 | 3 | TBR: Gjennomføre endringsledelse og kommunikasjonstiltak | Identifisere, planlegge og gjennomføre endringsledelse og kommunikasjonstiltak som sikrer at alle bevillinger blir registrert i TBR. Eksempler på tiltak kan være demo-videoer, informasjonstiltak gjennom KAS, KS, Helsedirektoratets nettsider, e.l. |
15 | 3 | TBR: Integrasjon med fag/-saksbehandlingssystemer | TBR: Gjenbruke integrasjonsløsningen Helsedirektoratet har utviklet for Oslo kommune. Denne er todelt: |
16 | 3 | TBR: Utvikle og forbedre funksjonalitet | Melde behovene identifisert i utredningen inn i målbildearbeidet og løpende dialog med TBR. Overordnet skal TBR ha funksjonalitet tilpasset de ulike myndighetenes behov. Ett eksempel på ønsket funksjonalitet er at TBR må "snakke" sammen med kommunene/statsforvalterne sine ulike saksbehandlingssystemer slik at tildeling/inndragning av bevillinger automatisk vises i TBR. |
17 | 4 | Samarbeidsforum for kommunale bevillingsmyndigheter | Opprette et samarbeidsforum for kommunale bevillingsmyndigheter slik at saksbehandlere kan dele rutiner, dokumentasjon og diskutere skjønnsmessige vurderinger. Helsedirektoratet mener at KAS er et egnet samarbeidsforum for kommunale saksbehandlere og at KS kan gjøre en vurdering av om det kan være hensiktsmessig å finansiere medlemsavgift til KAS slik at alle kommunale saksbehandlere blir medlemmer. |
18 | 4 | Plattform for samarbeidsforum for kommunale bevillingsmyndigheter | Opprette plattformstøtte for kommunale bevillingsmyndigheter, slik at saksbehandlere kan dele rutiner, dokumentasjon og diskutere skjønnsmessige vurderinger. Helsedirektoratet mener at plattformen til KAS kan videreutvikles til å dekke de behovene vi har kartlagt i utredningen. |
19 | 4 | Kartlegge gjenbruk og deling av data | Vurdere hvilke data som kan gjenbrukes på tvers av bevillings- og registreringsmyndighetene i hele saksbehandlingsprosessen og hvordan dette skal gjøres. |
20 | 4 | Gjennomføre gjenbruk og deling av data | Gjenbruke og dele data blant annet ved å gjenbruke nasjonale fellesløsninger for datadeling, for eksempel automatisk innhenting fra Brønnøysundregistrene og at søker kun trenger å legge ved dokumentasjon én gang (kun én gang prinsippet), se Digitaliseringsdirektoratets nasjonale verktøykasse for deling av data. |
21 | 4 | Nasjonalt system for saksbehandling | Vurdere alternative nasjonale fagsystem for saksbehandling. Helsedirektoratet mener at det ikke bør bygges et stort nytt fagsystem for området. Hensiktsmessig prosess- og beslutningsstøtte kan best oppnås ved å ha en modulbasert tilnærming. |
22 | 4 | Kartlegge nasjonale fellesløsninger | Vurdere og anbefale hvilke nasjonale fellesløsninger som kan gi god prosess- og beslutningsstøtte i saksbehandlingen. Dette forutsetter samarbeid med Digdir, KS og KS Digital. |
23 | 4 | Ta i bruk nasjonale fellesløsninger | Ta i bruk nasjonale fellesløsninger som kan gi god prosess og beslutningsstøtte i saksbehandlingen. Dette forutsetter samarbeid med Digdir, KS og KS Digital. |
24 | 4 | Kartlegge prosesser som kan automatiseres | Kartlegge prosesser for søkere og saksbehandlere som kan automatiseres og vurdere gjenbruk av eksisterende løsninger. Dette forutsetter samarbeid med Digdir, KS og KS Digital. |
25 | 4 | Automatisere prioriterte prosesser | Automatisere prioriterte prosesser fra kartleggingen, eksempelvis generering av vedtak, innhenting av informasjon fra politiet og Skatteetaten, og oppdatering av åpningstider. |
Hvordan prioriterte tiltak kan bidra til å forbedre de fire problemområdene
Etter å ha gjort nyttevurderingen, vurderte vi hvordan tiltakene fordelte seg for å bidra til å løse de fire problemområdene. Utrede og gjennomføre regelverksendringer, som vi anser er rotårsaken til kompleksiteten på alkoholområdet, er tatt med som tiltak i alle fire problemområder.
Prioriteringsmodellen: Totalvurdering av nytte og kost
For å kunne gjøre en ytterligere prioritering mellom de 25 tiltakene med trippel nytte, gjorde vi en totalvurdering av nytte og kost: Tiltakenes nytte ble vurdert relativt i forhold til hverandre og gitt en score i forhold til i hvilken grad de bidrar til effektmålene. Deretter ble tiltakenes kost vurdert relativt i forhold til hverandre, og gitt en score, basert på teknisk, juridisk og organisatorisk kompleksitet, samt hvor modent tiltaket er. Denne totalvurderingen la også et grunnlag for å vurdere hvilken rekkefølge de bør gjennomføres i og hensiktsmessig gjennomføringsmodell.
Hvordan kan en stegvis satsning på alkoholområdet se ut?
Oversikten over de 25 tiltakene med trippel nytte over, viser at alle tiltakene vil bidra til å nå effektmålene for næringsliv, kommunale og statlige saksbehandlere, men at de vil ha noe variasjon i grad av nytte, samt kostnader knyttet til gjennomføring. Kostnadene vil for eksempel handle om grad av teknisk, juridisk og organisatorisk kompleksitet. Vi mener det vil være hensiktsmessig at de 25 tiltakene vi har identifiserte legges ut i en stegvis tilnærming, hvor planlegging og gjennomføring av tiltak legges ut i faser, basert på hvilken nytte de vil gi og hvilke kost de representerer. Noen av tiltakene bør også utredes nærmere før planlegging settes i gang.
Fase 1
Vi har definert 10 av tiltakene som såkalt “lavthengende frukter”; de har stor og meget stor nytte og lav kost, og disse ønsker vi å komme raskt i gang med for å ta ut gevinster så tidlig som mulig. Andre tiltak må utredes noe mer før de kan gjennomføres. Tiltakene vi anbefaler å inkludere i en første fase handler overordnet sett om:
- God kommunikasjon og veiledning til søkere, kommunale og statlige saksbehandlere
- Utredningstiltak; utrede noen tiltak noe mer før vi anbefaler hva som skal gjennomføres
Fase 2
Tiltakene vi anbefaler å jobbe med i andre fase, vil også gi stor nytte, og har noe høyere kost knyttet til seg. Tiltakene i denne fasen handler overordnet sett om:
- Nasjonal informasjon til søkere, kommunale og statlige saksbehandlere.
- Bedre prosess- og beslutningsstøtte til saksbehandlingen
Fase 3
Tiltakene vi anbefaler å jobbe med i tredje fase handler overordnet sett om å realisere det endelige målbildet for arbeidet, nemlig å ferdigstille;
- Nasjonal portal, som vil gi Én vei inn/"One stop shop"-tilnærming til søkerne
- Modulbasert prosess- og beslutningsstøtte for saksbehandling
De 10 lavthengende fruktene vi anbefaler å inkludere i en første fase
For å komme raskt i gang med satsningen, og også få ut effekter av arbeidet så tidlig som mulig, anbefaler vi i et eventuelt videre arbeid å starte med de 10 tiltakene vi har kalt "lavthengende frukter". Disse 10 tiltakene anser vi å ha stor og meget stor nytte og lav kost. Fordi vi mener at et komplisert og utdatert regelverk som ikke er harmonisert eller digitaliseringsvennlig, er en rotårsak til kompleksiteten på alkoholområdet, mener vi det er særlig viktig å komme tidlig i gang med dette arbeidet, se kapittel 6.1 Hva er problemet og hva vil vi oppnå?
Tiltak 1: Utrede regelverksendringer
Tiltak 3: Kompetansetiltak for søkere og saksbehandlere
Tiltak 4: Veiledning til søker
Tiltak 9: Klart språk i høringsuttalelser
Tiltak 13: Gjenbruke Skatteetatens maler og roboter
Tiltak 14: TBR: Gjennomføre endringsledelse og kommunikasjonstiltak
Tiltak 17: Samarbeidsforum for kommunale bevillingsmyndigheter
Tiltak 19: Kartlegge gjenbruk og deling av data
Tiltak 22: Kartlegge nasjonale fellesløsninger
Tiltak 24: Kartlegge prosesser som kan automatiseres
Under gir vi en nærmere beskrivelse av tiltak 1 Utrede regelverksendringer, fordi vi vurderer dette som en rotårsak til kompleksiteten på alkoholområdet, og som vi dermed mener vi bør ta tak i på kort sikt.
Utrede regelverksendringer
For å få gjennomført de regelverksendringene som er nødvendige for å få en smidigere brukerreise for næringslivet og forvaltningen, må relevante regelverksendringer utredes. Regelverksutvikling innenfor ett departementsområde kan være vanskelig og tidkrevende. Tverrsektoriell regelverksutvikling er enda mer komplekst. Hvis vi skal følge politiske føringer om å sette brukeren i sentrum av vår tjenesteutvikling, forutsetter dette at vi jobber på tvers av sektorer med regelverksforenklinger og forbedringer:
De juridiske utfordringene vi har kartlagt, kan bli løst på ulike måter, med endringer i hhv:
- Lov
- Forskrift
- Retningslinjer
Det er ulike måter å tilnærme seg et tverrsektorielt regelverksarbeid. Mulige veier videre for dette arbeidet vil være å få arbeidet inn i ordinær styringsdialog, og at målet om å forenkle, oppdatere og harmonisere alkoholloven og særavgiftsforskriften kommer inn som likelydende mål i tildelingsbrevene fra HOD til Helsedirektoratet og fra FIN til Skatteetaten. NFD må eventuelt gjøre en vurdering av hvordan arbeidet med serveringsloven kan koples på, og hvem som skal delta inn i det tverrsektorielle arbeidet for å ivareta den.
Helsedirektoratet foreslår at tiltakene fra dette utredningsarbeidet blir gjennomført ved at det settes sammen en tverretatlig og tverrfaglig arbeidsgruppe som innledningsvis ser på regelverksgjennomgang av serveringsloven, alkoholloven med tilhørende forskrifter og særavgiftsforskriften jf. Skattebetalingsloven. Arbeidsgruppen bør:
- foreslå regelverksendringer som rendyrker formålene med regelverkene samtidig som de styrker samhandlingen mellom regelverkseierne. Endringsforslagene bør også ha som mål å forenkle søknadsprosessen både for søkere og saksbehandlere. Arbeidsgruppen bør særskilt oppfordres til å se på hvor det er behov for regelverksendringer og hvilke av dagens utfordringer som kan løses med bedre prosess-støtte.
- bli enige om juridiske problemstillinger og hvilke regelverksendringer det er ønskelig å foreslå, blant annet basert på kunnskapsgrunnlaget og innsiktsarbeidet fra denne utredningen.
- anbefale konkrete endringer i regelverket til relevante departementer.
Digitaliseringsdirektoratets Ressurssenter for datadeling [46] kan være nyttig å ha dialog med i det videre arbeidet. Digitaliseringsdirektoratet har også laget generelle anbefalinger for utvikling av et digitaliseringsvennlig regelverk [47] som kan brukes i det videre arbeidet med regelverksutvikling.