Vedtaksrutiner
Informasjon om tidsbruk for tjenester
Tjenestestedet yter tjenester til mottakeren og rapporterer om tidsbruk til tjenestekontoret i kommunen. Endringer i tjenestemottakerens hjelpebehov meldes gjennom kommunens fagsystem. Vedtaket danner grunnlaget for tiltaksplan e.l., som inneholder som informasjon om hvordan tjenesten skal gis, av hvem, når og hvor.
Kommunens refusjonskrav til Helsedirektoratet skal inneholde kun antall utførte timer knyttet opp mot den ressurskrevende brukeren. Alt av administrasjonsarbeid, opplæring/veiledning, reisetid, etc. faller utenfor tilskuddsordningen. For at kommunen skal kunne gjøre en tilfredsstillende beregning av de direkte lønnsutgiftene, må antall utførte timer kunne identifiseres.
Informasjon om tidsbruk for tjenester levert av private
I noen tilfeller fatter kommunen vedtak om bistand fra private leverandører. Flere kommuner har for eksempel avtaler om brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Slike tjenester blir imidlertid gjennomgående tidfestet i vedtaket. BPA-brukeren eller pårørende har rollen som arbeidsleder, og velger selv mellom leverandører. Oppfølging av tid og leveranse av tjenester skjer gjennom egenkontrollen til tjenestemottaker.
Kommunen kontrollerer tidsbruken og leveranse av tjenester ved at den får fakturaer, rapporter og årsoppgaven fra de private leverandørene. Ved avvik mellom kontrakt og faktura følger kommunen opp. Årsaken til avvik kan være redusert eller økt tjenestebehov hos mottaker. Noen kommuner gjennomfører årlig tilsyn med leverandørene.
Beregningsmetoder
Kommunene står fritt til å velge hvordan de beregner refusjonskravet. Rundskrivet presenterer kun eksempler på hvordan beregningen kan gjøres, med vekt på tjenester i bofellesskap. Valg av beregningsmodell henger blant annet sammen med funksjonaliteten i og bruken av kommunens fagsystem, driftsformen for det enkelte tjenestested, tilgjengelige data og hvilke forenklinger som gjøres. Ofte er det bare én eller få ansatte i kommunen som har utviklet modellene og kan utføre beregningene.
Flere revisorer veileder kommunene med tanke på hvilke modeller og rutiner som er mest hensiktsmessige. Det innebærer at bytte av revisor kan medføre bytte av beregningsmetode. Noen kommuner benytter tjenester fra selskaper som Søderman AS og Momentum / Visma Enterprise AS.
Utgangspunkt for refusjonskravet per bruker er ligningen:
- Antall direkte tjenestetimer x Timepris = Direkte lønnsutgifter (ressursinnsats)
Rapporteringsskjemaet for ordningen er imidlertid satt opp slik at:
- Direkte lønnsutgifter/Antall direkte tjenestetimer = Timepris
Dersom direkte lønnsutgifter og antall direkte tjenestetimer ikke henger sammen vil det kunne gi utslag i unormalt høy eller lav timepris beregnet i rapporteringsskjemaet. For eksempel rapporterte en av kommunene en svært lav timepris (49 kroner). Grunnen var at direkte lønnsutgifter ble lagt inn med riktig beløp, men et for høyt antall tjenestetimer var lagt inn i skjemaet. Slike ubalanser kan også oppstå for kjøp av tjenester, dersom leverandøren ikke sørger for sammenheng mellom direkte lønnsutgifter og antall direkte tjenestetimer, f.eks. når det korrigeres for administrativ tid. Timeprisene er generelt mer presise for tjenester i egenregi.
Beregningsmodeller
Kommunene kan benytte en regnskapsmodell eller kalkylemodell for beregning.
Regnskapsmodell
I regnskapsmodeller brukes regnskapet (korrigert for fradragsposter) direkte som grunnlag for beregning av direkte lønnsutgifter. Hvordan dette foregår i praksis, varierer. Det vanligste er at man tar utgangspunkt i regnskapet for boligen og fordeler utgiftene mellom alle brukerne i boligen etter vedtakstimer. Da sikrer man at samme utgift ikke blir refundert to ganger. Metoden innebærer at alle brukerne i enheten i utgangspunktet får samme timepris. Denne tilnærmingen forutsetter at det bør gjøres korreksjoner i beregningsgrunnlaget for eventuelle brukere med særkostnader på grunn av et omfattende tjenestebehov (f.eks. egen nattevakt, 2:1 turnus eller høyere, kap. 9 vedtak om tvang).
Kalkylemodell
Ved bruk av kalkylemodeller tar kommunen utgangspunkt i data fra regnskapet eller årslønn, og beregner direkte lønnsutgifter i to steg:
- beregning av direkte lønnsutgifter per time, eventuelt med tilleggsberegninger som
- vektet snitt for utdanningsnivå (ufaglært, fagarbeider, høgskoleutdannet)
- vektet snitt for kompetansenivå (f.eks. høy, normal)
- egne timepriser på ulike tjenester
- beregning av direkte lønnsutgifter per bruker (beregnet timepris multipliseres med antall tjenestetimer utført av de ulike yrkesgruppene)
For kommunene som bruker kalkylemodeller er det risiko for at samme utgift registreres to ganger i refusjonskravet. Dette kan forekomme i en bolig der flere brukere deler på samme nattevakt. Det er derfor nødvendig at kommunen gjør kontrollberegninger ved bruk av kalkylemodeller.