Kort om relasjonskontrakter
En relasjonskontrakt er en type kontrakt som skal skape en god relasjon mellom kunde og leverandør gjennom samhandling over tid. Kontrakten inneholder egne tilleggsbestemmelser for å sikre samhandling. Termen relasjonskontrakter benyttes som en fellesbetegnelse på ulike typer kontraktsformer. Eksempelvis kan OPS (offentlig-privat samarbeid), FoU-samarbeid, strategiske allianser, outsourcingavtaler, langvarige tjenestekjøp, prosjektkontrakter, entreprisekontrakter, konsesjonsavtaler, franchiseavtaler mv. alle være gjennomført som relasjonskontrakter, så lenge avtalene har fokus på samarbeid og felles mål.
Kjennetegn ved gode relasjonskontrakter
Relasjonskontrakter kjennetegnes[2] av tillit, det å utvikle en gjensidig fortrolighet mellom partene. Partene blir kjent med hverandre og utvikler en forståelse for hvordan partneren vil komme til å handle i ulike situasjoner.
Videre kjennetegnes relasjonskontrakter av at samarbeidsdimensjonen er fremtredende. Partene jobber med felles mål og formål, partene åpner for tilgang til hverandres teknologi og kompetanse, og partene tilpasser seg hverandre, for eksempel ved fordeling av oppgaver og risiko, slik at byrdene fordeles mellom partene.
Effektive relasjonskontrakter kjennetegnes også av vedvarenhet, altså at kontraktsvarigheten er lang nok til at partene får avkastning på sine investeringer. Det tar tid å bygge tillit, å ta i bruk ny teknologi, å endre arbeidsprosesser og å hente ut gevinster.
En relasjonskontrakt er like rettslig bindende som andre kontrakter. Relasjonskontrakter inneholder ofte bestemmelser for å sikre samhandling. Disse bestemmelsene spesifiserer roller, ansvar, forpliktelser og rettigheter, samt hvordan partene skal tilpasse seg uventede situasjoner. Når konflikter oppstår, skal bestemmelsene bidra til at partene løser konflikter på hensiktsmessige måter.
Gode relasjonskontrakter kjennetegnes i tillegg av uformelle samarbeidsnormer med spilleregler for samarbeidet (og hvordan ting skal gjøres). Tre samarbeidsnormer er særlig viktige for å sikre kostnadsreduksjoner og tjenesteforbedringer hos kunden. Norm om fleksibilitet handler om å utvikle en gjensidig forståelse for betydningen av å justere kursen underveis. Norm om solidaritet innebærer at partene har et langsiktig perspektiv på samarbeidet og også ivaretar partnerens behov, selv om en kunne ha oppnådd kortsiktige gevinster ved å f.eks. bryte samarbeidet. Norm om informasjonsutveksling innebærer at partene gir all nødvendig informasjon til hverandre (også sensitiv informasjon) ofte og uformelt. Å holde tilbake informasjon kan virke demotiverende på samarbeidspartneren, samtidig som det signaliserer mistillit.
Til sist kjennetegnes gode relasjonskontrakter av gjensidig forståelse av behovet for å bemanne kontrakten riktig, særlig når det gjelder ledelsen av kontraktsrelasjonen. Dette handler i stor grad om å koordinere fremtidige handlinger uten å vite nøyaktig hvordan dette skal skje. Relasjonskontrakter må ledes, og ledelsesbehovet er vel så stort etter kontraktsignering som det er i anskaffelsesfasen. Partene må evne å håndtere endringer underveis. Dette er noe annet enn å gjennomføre endringer i egen organisasjon, ettersom endringer må foretas i forståelse mellom partene. Da blir det spesielt viktig å evne å balansere hensynet mellom å ivareta egne interesser og ivareta kontraktspartnerens behov. Partene må også evne å håndtere uenigheter og konflikter på en god måte uten å sette samarbeidet i spill og kunne samarbeide videre etter en uenighet.
Det er viktig å fremheve at selv om partene ikke inngår en relasjonskontrakt, er ikke dette ensbetydende med at partene kun skal ivareta egne forpliktelser og interesser. Det er et generelt kontraktsrettslig prinsipp at partene har en lojalitetsplikt. Det ligger utenfor rammene av denne rapporten å redegjøre i detalj for innholdet i lojalitetsplikten. En generell rettesnor er at utgangspunktet er at partene selv ivaretar sine egne interesser, men at partene samtidig har en plikt til å ta rimelig og tilbørlig hensyn til den annen parts interesser. I en relasjonskontrakt vil imidlertid partenes forpliktelser til å ta hensyn til den andre partens forpliktelser gå lengre enn det som er tilfelle i en alminnelig kontrakt.
Relasjonskontrakter kan være effektive, men ikke alltid. Klassiske kontrakter er mer effektive når innkjøpssituasjonen er stabil og forutsigbar. Men slike klassiske kontrakter er mindre egnet når det er stort behov for at partene gjør investeringer inn i kontraktsrelasjonen. Relasjonskontrakter fungerer bedre i slike situasjoner, særlig når det er behov for at partene samarbeider over lang tid for å oppnå gevinster.
[2] For en nærmere beskrivelse, se punkt 1 i «Formelle relasjonskontrakter ved anskaffelse av e-helseløsninger».