Kapittel 6 Fleksibilitet i kontrakter og forbudet mot vesentlige endringer

Innledning

Regelverket for offentlige anskaffelser gjelder i hovedsak prosessen frem til kontraktsinngåelse. Den etterfølgende kontraktsfasen reguleres i utgangspunktet av kontraktsretten. Et viktig unntak fra dette er anskaffelsesregelverkets reguleringer av hvilke endringer som er tillatt. For omfattende endringer i en kontrakt vil kunne anses som en ny kontrakt som ikke er kunngjort i henhold til anskaffelsesregelverket, og vil kunne representere en ulovlig direkte anskaffelse.

Relasjonskontrakter skal etter sin natur være fleksible. Denne fleksibiliteten vil kunne stå i et visst spenningsforhold til anskaffelsesregelverket. Årsaken til dette er at det i langvarige og komplekse kontraktsforhold alltid vil være en iboende risiko for at leveransen endres underveis. Videre vil naturlig nok ikke offentlige oppdragsgivere ha mulighet til å forutse den teknologiske utviklingen og alle mulige forhold som kan inntreffe i et komplekst og langvarig kontraktsforhold.

Anskaffelsesregelverkets regulering av vesentlige endringer er todelt. Anskaffelsesforskriften § 28-1 bokstav a til f. inneholder en uttømmende liste over nærmere beskrevne situasjoner der endringer er tillatt. De fleste av disse beskriver spesifikke typer endringer som alltid er tillatt, mens det i § 28-1 bokstav f er en sekkepost hvor det heter at endringer som ikke er vesentlige etter § 28-2 alltid er tillatt.  Anskaffelsesforskriften § 28-2 definerer deretter endringer som anses som vesentlige. Systematikken i regelverket er bygget opp slik at dersom en endring faller inn under reguleringen av lovlige endringer i § 28-1, så vil det ikke være behov for å vurdere om endringen likevel er vesentlig etter § 28-2. Endringer som ikke faller inn under et av de spesifikke typetilfellene i § 28-1, men som det ikke kan hevdes har hatt en slik innvirkning på konkurransen som angitt i § 28-2, vil betraktes som lovlige etter § 28-1 bokstav f.

Reguleringen av endringer som foretas i medhold av en endringsklausul

Når det gjelder § 28-1, om endringer som alltid er tillatt, så er det relevante unntaket i denne sammenheng endringer som foretas etter en endringsklausul som nevnt i § 19-1 annet ledd, jf. bokstav a. Andre bestemmelser vil selvsagt kunne tenkes å være anvendelige i konkrete tilfeller, men fokus vil i dette tilfellet være bokstav a.

En endring i medhold av en endringsklausul vil i utgangspunktet ikke være en endring av kontrakten, men en endring i henhold til kontrakten. Anskaffelsesforskriften § 19-1 annet ledd inneholder imidlertid skranker for hvor langt en endringsklausul kan gå. Det heter der at:

«Oppdragsgiveren kan fastsette endringsklausuler, for eksempel prisindeksklausuler eller opsjoner. Endringsklausulene skal angis i anskaffelsesdokumentene, og det skal fremgå klart hvilke endringer oppdragsgiveren kan foreta, i hvilket omfang og på hvilke vilkår. Endringsklausulene kan ikke åpne for at anskaffelsens overordnede karakter blir endret».

Det er med andre ord slik at endringsklausuler (og opsjoner) må ha et relativt klart innhold for at de kan benyttes for å  forankre en tillatt endring. Et av hensynene bak bestemmelsen er å tvinge oppdragsgiver til å klargjøre endringsmulighetene i anskaffelsesdokumentene, slik at tilbyderne kan få en oversikt over kontraktens rekkevidde, og stille likt i konkurransen. Sett i lys av klarhetskravet må dette fremgå på en slik måte at den alminnelige oppegående tilbyder kan forstå klausulenes rekkevidde og tolke innholdet på samme måte. 

Det første kravet i bestemmelsen er at klausulen må angi hva endringene kan bestå i og hvor store de kan være. Størrelsen på endringen kan for eksempel angis i form av en prosentandel av den opprinnelige kontraktsprisen, men kan også utformes på annen måte.

Det andre kravet i bestemmelsen er at klausulen må angi «på hvilke vilkår» oppdragsgiver kan foreta de aktuelle endringene. Ordlyden i den tilsvarende direktivbestemmelsen er at endringsklausulene skal fastsette «betingelserne for deres anvendelse». Ordlyden «på hvilke vilkår» kan etter dette forstås på to måter. For det første som et krav om at bestemmelsen skal angi hvilke vilkår som må foreligge for at oppdragsgiver kan foreta endringene, altså situasjonsbetingelsene som må være til stede for å benytte seg av endringsklausulen. For det andre som et krav om at virkningene av eventuelle endringer skal angis, altså vilkårene som skal gjelde for den aktuelle endringen. Dette kan for eksempel gjelde pris, fremdrift, levering eller andre aktuelle vilkår. Etter vårt syn er det naturlig å tolke bestemmelsen slik at begge deler må fremgå av endringsklausulen.

En rekke standardkontrakter inneholder tradisjonelle endringsregler, slik som finnes i de fleste SSA-ene kapittel 3. Til nå foreligger det ingen autoritativ avgjørelse som tar stilling til om denne typen endringsbestemmelser er forenlig med anskaffelsesregelverket eller ikke. I en eldre sak (2014/139) tok KOFA stilling til endringsbestemmelsene i NS 8406.

KOFA uttalte at denne typen endringsregler vil kunne stå i et «spenningsforhold» til anskaffelsesregelverket. Hvorvidt denne typen endringsregler tilfredsstiller anskaffelsesregelverket, avhenger nok også av hvilken type endring det er tale om og hvilke prismekanismer man har tilgjengelig for slike endringer i henhold til kontrakten. Dersom en endring i medhold av slike åpne endringsregler krever en fri reforhandling av vederlaget vil det neppe være en lovlig endringsregel.

I langvarige relasjonskontrakter vil ytelsen i stor utstrekning kunne endres, både på grunn av endret behov og teknologisk utvikling. EU-kommisjonen peker i fortalen til anskaffelsesdirektivet (direktiv 2014/24/EU) på at endringsregler kan ta hensyn til teknologisk utvikling:

«It should consequently be clarified that sufficiently clearly drafted review or option clauses may for instance provide for price indexations or ensure that, for example, communications equipment to be delivered over a given period continues to be suitable, also in the case of changing communications protocols or other technological changes.»

For offentlige oppdragsgivere er det nær sagt umulig å forutse hvilke teknologiske endringer som kan forekomme. Det er også begrensede muligheter for å forutse hvordan behovene til offentlige oppdragsgivere kan endre seg. Av denne grunn er det naturlig nok også utfordrende å skulle utarbeide tilstrekkelig presise endringsklausuler. Vår anbefaling er at man bruker god tid på dette, og tenker grundig igjennom hvordan kontrakten vil kunne utvikle seg, og hvilke endringer det kan bli behov for, samt bruker god tid på å utforme endringsklausulene.

Reguleringen av vesentlige endringer etter § 28-2

Anskaffelsesforskriften § 28-2 om vesentlige endringer fastsetter at en endring ikke er tillatt dersom den fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig forskjellig fra den opprinnelige kontrakten. Bestemmelsen lister deretter opp tilfeller hvor en endring alltid vil være å anse som vesentlig og dermed forbudt å gjennomføre.

«En endring er ikke tillatt […] dersom den fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig forskjellig fra den opprinnelige kontrakten. En endring er alltid vesentlig dersom den

a)  gjelder nye betingelser som, dersom de hadde vært en del av den opprinnelige konkurransen, ville ha ført til at andre leverandører potensielt kunne ha deltatt, eller at oppdragsgiveren kunne tildelt kontrakten til en annen leverandør,

b)  endrer kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren,

c)  utvider kontraktens omfang betydelig […]

d)   gjelder skifte av leverandøren i andre tilfeller enn dem som er nevnt i § 28-1 første ledd bokstav e»

Utgangspunktet for en vesentlighetsvurdering etter § 28-2 er en sammenligning av kontrakten med og uten endringer.

En endring er for det første vesentlig dersom den potensielt kunne påvirket markedsdeltagelsen eller dersom oppdragsgiver i den konkrete konkurransen ville kunne tildelt kontrakten til en annen leverandør dersom endringen var en del av den opprinnelige konkurransen (bokstav a). Ordlyden «potensielt» illustrerer at terskelen er lav. Resultatet vil bero på en konkret vurdering. Når det vurderes om markedsresponsen kan ha blitt påvirket må det foretas en konkret vurdering av innholdet i kontrakten og aktørene i markedet. I praksis har også KOFA også antydet at det kan ha betydning for vurderingen «hvorvidt endringen har rimelig kommersiell og funksjonsmessig sammenheng med den opprinnelige avtalen» jf. KOFAs avgjørelse i sak 2012/119, jf. også sak 2016/196.

En endring anses videre som vesentlig dersom den økonomiske balansen endres til fordel for leverandøren (bokstav b). Dersom oppdragsgiver for eksempel får en høyere risiko etter endringen, eller dersom leverandøren mottar en høyere betaling uten en tilsvarende høyere risiko, vil dette være momenter som taler for at endringen anses som vesentlig.

Når det gjelder hva som utgjør en betydelig utvidelse av kontraktens omfang (bokstav c), vil vurderingen trolig måtte bero på både en vurdering av verdien av endringen (kvantitativ endring) og arten av endringen (kvalitativ endring). Hva som må forstås som «betydelig» vil avhenge av den konkrete kontrakten, opprinnelig avtalt kontraktsverdi og verdien av selve utvidelsen. Det er sentralt at dette alternativet ikke primært er begrunnet ut fra hensynet til deltakerne i den opprinnelige konkurransen, men skal sikre at etterfølgende behov for nye anskaffelser blir gjort til gjenstand for konkurranse.

Dersom endringen innebærer kjøp av noe kvalitativt annet enn den opprinnelige kontrakten, skal det i utgangspunktet lite til for at endringen anses som vesentlig. En kommersiell og funksjonsmessig sammenheng med kontrakten har altså betydning også her. For at endringene skal anses å utgjøre kvalitativt det samme må endringen være er en naturlig forlengelse av kontrakten. Det motsatte er tilfelle dersom endringen bringer inn helt nye varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider i avtaleforholdet.

Hva angår den kvantitative vurderingen er det rettslig usikkerhet knyttet til vurderingen. Praksis er begrenset og da enkeltsaker gjelder et konkret faktum og konkret vurdering er det svært vanskelig å si noe generelt om hvor grensen for kvantitative endringer går. I EU-domstolens sak C-160/08, som gjaldt ambulansetjenester, var kontraktens verdi på 4,45 millioner euro per år (ca. 35 millioner kroner på tidspunktet).  Utvidelsen i form av et tilleggsområde for tjenesten hadde en verdi på ca. 5,4 millioner euro, som utgjorde ca. 15 %, mens den geografiske utvidelsen representerte 25 %. Domstolen konkluderte med at utvidelsen av kontrakten utgjorde en vesentlig endring av den opprinnelige kontrakten, og skulle ha vært kunngjort tråd med anskaffelsesregelverket.

Samtidig har man, i alle fall i Norge, eksempler på at man i praksis tidvis tillater tidvis relativt store prosentvise endringer, der ytelsen kvalitativt gjelder det samme. KOFAs sak 2010/212 gjaldt et tilfelle hvor man under en kontrakt om laboratorieutstyr i form av blant annet analysemoduler hadde anskaffet tre nye moduler. Hvilken endringsprosent dette representerte fremgår ikke eksplisitt, men endringen syntes å ha økt årlige utgifter 20 %, og de årlige serviceutgiftene med 56 %. [3] KOFA vektla at «avtaleforholdet mellom partene ikke er utvidet verken i tid eller med nye former for tjenesteytelser, og at løsningen fremstår som hensiktsmessig og i tråd med lovens formål, kommet til at det ikke foreligger en vesentlig endring av avtaleforhold mellom partene i foreliggende sak». KOFA gikk altså langt i å tillate endringen, og avgjørelsen må si å være relativt oppdragsgivervennlig.

Det er verdt å nevne at praksis knyttet til hvor større prosentvise endringer som anses lovlige ofte ser ut til å ha en sammenheng med at det i saken var «forståelig» at behovet for endring har oppstått, uten at oppdragsgiver kunne forutse dette eller finne andre gode løsninger, eksempelvis ved langvarige kontrakter hvor et slikt behov for endringer er vanskelig å forutse. Momenter i vesentlighetsvurderingen vil derfor også kunne være om behovet for endring skyldes eksterne forhold som partene ikke har innflytelse på, som for eksempel lovpålagte endringer som partene er forpliktet til å etterleve.

Etter vårt syn kan det også ha en viss betydning at det finnes en endringsklausul i kontraktsdokumentene, selv om disse ikke skulle utgjøre endringsklausuler som er presist nok utformet til å falle inn under hjemmelen i § 28-1 bokstav a. Det er også i juridisk teori tatt til orde for at en endringsklausul kan få betydning som et moment i helhetsvurderingen av hva som utgjør en vesentlig endring.[4] I slike tilfeller er det antatt at tilbyderne også ved en vid og uspesifisert endringsklausul har fått en pekepinn om at endringer kan forventes.[5] Praksis har også i noen grad fulgt dette opp, se nærmere om dette rett nedenfor. Selv om formålet bak begrensningen som nevnt også er å sikre konkurranse vil i alle fall en endringsklausul representere større grad av forutsigbarhet, og dermed noe konkurranse om kontrakten, enn der hvor det overhodet ikke er inntatt slike reguleringer.

Nærmere om endringer i langvarige IT-kontrakter

Det finnes begrenset med praksis knyttet til endringer i IT-kontrakter. Et eksempel er KOFAs sak 2017/162, som gjaldt anskaffelse av en systemløsning på lønns- og personalområdet. I den aktuelle saken ble kontrakten inngått allerede i år 2000. En rekke forhold ble påklaget, men flere av anførslene ble vurdert til å være for sent fremsatt. Blant annet ble det anført at avtalen var vesentlig utvidet ved at det ble kjøpt et stort antall nye lisenser knyttet til programvareløsningen. Om dette uttalte KOFA:

«Formålet med anskaffelsen var ifølge konkurransegrunnlaget å «etablere og innføre en ny og fremtidsrettet løsning innen lønns- og personalområdet for skattefogdkontorenes kunder.» Videre fremgikk det av konkurransegrunnlaget at det først skulle gjennomføres et pilotprosjekt, og deretter ville «Skattedirektoratet på grunnlag av utprøving og erfaringer fra pilotprosjektet ta initiativ til et hovedprosjekt for videre innføring av systemløsningen hos de virksomheter som ønsker å delta». Det var også angitt at løsningen ville etableres og innføres over mange år, og ville være en sentral del av håndteringen av lønns- og personalområdet innen en stor del av statlig virksomhet. I tillegg var et av tildelingskriteriene i konkurransen leverandøren som langsiktig samarbeidspartner.

Anskaffelsen gjaldt dermed en kontrakt som skulle være langvarig og fremtidsrettet. Anskaffelsen var lagt opp på en slik måte at økningen i antall lisenser ville være en følge av et vellykket pilotprosjekt.

Klagenemnda finner derfor ikke grunnlag for å anta at økningen i antall lisenser representerer en vesentlig endring av kontrakten.»

KOFAs avgjørelse går i liten grad inn i sakens faktum. Det er heller ikke helt klart hvilken bestemmelse KOFA drøfter etter i vurderingen av hvorvidt det foreligger en vesentlig endring eller ikke. Det synes likevel som om KOFA foretar en bredere vurdering i tråd med bestemmelsen i § 28-2, og kommer til at endringen i seg selv ikke er vesentlig. Det er likevel interessant at KOFA i stor utstrekning legger vekt på uttalelser i konkurransegrunnlaget om at løsningen skulle være langvarig og fremtidsrettet som begrunnelse for at det ikke forelå en vesentlig endring.

KOFA er også inne på lignende betraktninger i sak 2023/862 som gjaldt en tilleggsavtale til et oppvekstadministrativt system for skole, barnehage og SFO. Det var tale om en tilleggsavtale som ble inngått som en endring til den opprinnelige kontrakten, og medførte ny funksjonalitet og noe endrede priser. Det var tale om en relativt liten økning i nominelt beløp, men en stor prosentmessig økning. Bakgrunnen for endringen var at oppdragsgivers behov hadde endret seg. Klagenemnda kom til at bestemmelsene om endringer i konkurransegrunnlaget ikke tilfredsstilte klarhetskravene:

«Etter klagenemndas vurdering oppfyller formuleringene brukt i konkurransegrunnlaget, og i avtalen med valgte leverandør, jf. avsnitt (15) og (16) ikke kravene til en lovlig endringsklausul i forskriften § 19-1 (2). Formuleringene brukt i konkurransegrunnlaget og i avtalen med valgte leverandører er svært vide og vilkårene for eventuelle endringsavtaler og tillegg er ikke angitt. Etter nemndas syn har innklagede kun gitt uttrykk for at systemet som skulle anskaffes måtte kunne tilpasses senere utvikling, og at dersom behov for slike tilpasninger skulle inntreffe eller det skulle oppstå behov for nye applikasjoner, kunne det bli anmodet om en endringsavtale eller et tillegg».

KOFA kom med andre ord til at en helt generell endringsbestemmelse som i realiteten ikke sier annet enn at endringer kan komme, ikke er tilstrekkelig.

KOFA drøftet deretter om endringen medførte en vesentlig endring etter § 28-2 bokstav a, b eller c.

Hva gjaldt spørsmålet om bokstav a, det vil som om deltakelsen eller konkurransen kunne ha vært en annen, uttalte KOFA:

«Innklagede la i konkurransen fra 2017 opp til å videreutvikle og inkludere nye funksjonaliteter i løsningen, noe som i seg selv gjør at det ikke kunne komme helt uventet på leverandørmarkedet at innklagede kunne ønske ny funksjonalitet før avtalens utløp. Tjenestene som leveres under tilleggsavtalen står videre i nær og naturlig sammenheng med tjenestene som leveres under hovedkontrakten.»

Når det gjaldt spørsmålet om bokstav b, det vil si endring av den økonomiske balansen, hadde KOFA ingen holdepunkter for at endringen innebar noen endring i den økonomiske balansen. Hva gjaldt spørsmålet om bokstav c, det vil si om tilleggsavtalen innebar en betydelig utvidelse, foretok KOFA en konkret vurdering av dette spørsmålet. KOFA vektla at den nominelle økningen var lav, og at tilleggsavtalen innebar besparelser for oppdragsgiver. Videre hadde også tilleggsavtalen begrenset varighet.

Helt til slutt uttalte KOFA følgende:

«Selv om ikke det er teknisk umulig å la en annen leverandør levere disse tilleggstjenestene, har klagenemnda også forståelse for at det vil kunne føre til ikke-ubetydelige tekniske og administrative vanskeligheter for brukerne av systemet (både ansatte og foreldre/foresatte) å måtte forholde seg til flere ulike systemer med tilhørende grensesnitt. Det vil gjøre administrasjon enklere i praksis med ett enkelt system med ett felles grensesnitt, samt redusere mulige feilkilder og ulempe for brukere. Det vises i denne sammenhengen også til at systemet behandler svært sensitive personopplysninger, der det er særlig viktig å unngå grensesnittsproblematikk med påfølgende risiko for feil og avvik.»

Det er uklart hvilken betydning dette har for avgjørelsen. Strengt rettslig er slike betraktninger ikke direkte relevante i vurderingen av om en endring er vesentlig etter § 28-2.

Etter vårt syn gir avgjørelsen uttrykk for en relativt pragmatisk holdning fra KOFA når det gjelder endringer i langvarige IT-kontrakter. KOFA synes å vise forståelse for at det i langvarige IT-kontrakter vil kunne være nødvendig med visse endringer, og at det naturlig nok ikke er mulig å forutse enhver endring som det vil kunne være behov for.

Særlig om betydning av vederlagsmodellen for spørsmålet om man står overfor en endring

Valg av vederlagsmodell vil ha stor betydning for vurderingen av om det foreligger en vesentlig endring eller ikke. Forbudet mot vesentlige endringer rammer blant annet vesentlige utvidelser av kontrakten. I en kontrakt på fastpris vil en utvidelse av kontraktens omfang i form av prisøkning relativt raskt kunne utgjøre en ulovlig vesentlig endring. I en kontrakt på løpende timer eller målpris, vil derimot en økning av en estimert pris, målpris eller lignende ikke nødvendigvis utgjøre en endring av kontrakten. I slike tilfeller ligger det i kontraktens natur at omfanget er usikkert, og det skal derfor mer til for at en høyere endelig pris kan anses som en endring.

Tips til hvordan utforme gode endringsregler

Innledning

Som nevnt over, vil endringsregler ha betydning i to sammenhenger. For det første vil en endringsklausul som tilfredsstiller klarhetskravene i § 19-1 alltid være lovlig å gjennomføre. Da er det ikke tale om en endring av avtalen som sådan, men en endring i henhold til avtalen. For det andre vil bestemmelser som ikke tilfredsstiller kravene, likevel kunne påvirke vurderingen av om det foreligger en vesentlig endring.

Generelt anbefaler vi at man bruker god tid på å utforme endringsklausuler. Man bør tenke grundig igjennom hvordan kontrakten vil kunne utvikle seg, og hvilke endringer det kan bli behov for. Videre bør man bruke god tid på å utforme endringsklausulene, slik at de både kan fungere for de endringsbehov som kan oppstå, samt oppfylle de rettslige føringer som stilles til slike endringsklausuler.  

Eksempler på lovlige endringsregler

Etter det vi kjenner til er det begrenset med tilfeller hvor endringsregler har blitt ansett som tilstrekkelig presise. Et eksempel er lagmannsrettens dom i LE-2022-141058. Saken gjaldt anskaffelse av protonterapiutstyr, som benyttes i kreftbehandling.

I saken var det inntatt en bestemmelse i kontrakten som følger:

«The latest product version at delivery time shall be delivered and installed.»

Lagmannsretten uttalte at det var tale om en teknisk kompleks leveranse hvor det ofte ville gjøres spesifikke kundetilpasninger og at det ville ta tid fra signering til installering og levering. Videre påpekte lagmannsretten at det ofte ville skje teknologisk utvikling frem mot levering.

Denne faktiske situasjonen, sammenholdt med bestemmelsen om at siste versjon skulle leveres, utfordret etter lagmannsrettens syn ikke klarhetskravet. Lagmannsretten mente at det ikke kunne stilles krav til hvor grensene går, det vil si når det var tale om et nytt produkt, og ikke bare en ny versjon.

Hvis de endringsbehovene som vil kunne opps

tå er mulig å definere presist, både hvilken konkret situasjon som gir grunnlag for endringen, og hva endringen konkret skal gå ut på, vil endringsklausulen som utgangspunkt være lovlig. Etter vårt syn kan kravene til forutberegnelighet likevel ikke strekkes så langt at det ikke gis rom for fleksibilitet. Etter vårt syn er klarhetskravet overholdt så lenge tilbyderne i rimelig utstrekning kan forutse hvilke endringer som oppdragsgiver kan foreta i medhold av endringsklausulen, og at partenes forhandlingsrom er begrenset med hensyn til gjennomføringen av endringene. Et eksempel på en endringsmekanisme som – forutsatt at den i det konkrete kontraktsforholdet oppfyller disse rettslige føringene - etter vårt syn trolig er lovlig er:

Et annet eksempel kan være i et tenkt tilfelle hvor oppdragsgiveren skal anskaffe en elektronisk pasientjournal hvor vederlaget som utgangspunkt er fastprisbasert, men som likevel skal kunne skaleres til å benyttes av flere brukere. Da vil det kunne være fordelaktig å ta inn en bestemmelse om at «Skalering av antall brukere innenfor et [nærmere angitt intervall] skal ikke anses som en endring». Hvis vederlagsmodellen også fastsetter konsekvensene av en slik skalering, skal det mye til før det er tale om en ulovlig vesentlig endring.

Et tredje eksempel kan være:

Et eksempel på formulering i konkurransegrunnalget for å synliggjøre endringsbehovet er:

Et fjerde eksempel som er benyttet for ulike «as-a-service»-tjenester er:

For å oppnå den fleksibiliteten som det legges opp til her er det naturligvis avgjørende at man i tillegg har prismekanismer som gjør at leverandøren må opprettholde det prisnivået de tilbyr i konkurransen gjennom hele avtaleperioden. Dette kan f.eks. sikres gjennom timepriser for konfigureringsarbeid eller bindende rabatt på de til enhver tid offisielle prisene hva gjelder PaaS og IaaS. Det er også viktig at konkurransen er representativt for det som skal kjøpes. Slike prismodeller vil kunne være mer krevende å bruke i markeder hvor prisene ikke er like transparente.

​​​​​​​Eksempel på endringsregler som ikke er tilstrekkelig

Nedenfor har vi tatt inn eksempler fra praksis på bestemmelser som i praksis har blitt vurdert til ikke å tilfredsstille klarhetskravene.

I KOFAs sak 2023/1223 ble det slått klart fast at en bestemmelse om at «videre arbeid med å utvikle konseptet» ikke var tilstrekkelig.

I KOFAs sak 2023/862 var det inntatt en generell bestemmelse om at «Dersom Kunden etter at avtalen er inngått, har behov for å endre kravene til tjenesten eller andre forutsetninger for avtalen på en slik måte at tjenestens karakter eller omfang blir annerledes enn avtalt, kan Kunden anmode om en endringsavtale.»

Videre var det angitt at «Helt nye applikasjoner som IST utvikler og som går utenom kravene i kravspesifikasjonen vil i noen tilfeller leveres som et tillegg»

KOFA viste til at endringsbestemmelsene var svært vide, og at vilkårene for endringene ikke var angitt. Dette var derfor ikke tilstrekkelig til å oppfylle klarhetskravet. Det var heller ingen prismekanismer for denne typen tillegg.

Tips til bestemmelser som bør tas med

Som nevnt over, vil det kunne ha betydning at det tas inn bestemmelser som viser at kontrakten skal være langsiktig og fleksibel.

I lys av dette, vil det ofte være hensiktsmessig å ta inn bestemmelser som kan minne om følgende:

Endringer av eksisterende kontrakter

En rekke oppdragsgivere kan tenkes å ha inngått langvarige kontrakter allerede, og at det er ønskelig å endre disse til å bli mer relasjonsbaserte. Hvorvidt dette er mulig, avhenger av innholdet i den enkelte kontrakt. Det er likevel mulig å skissere enkelte utgangspunkter.

Normalt vil det være uproblematisk å bli enige med partene om økt møtehyppighet, mer samhandling, økt fokus på løsninger av konflikter mv.. Endringene av denne typen karakter vil normalt neppe ses på som en vesentlig endring som følge av at det er liten grunn til å anta at deltakelsen eller utfallet kunne ha vært et annet dersom disse forholdene hadde vært kjent på kunngjøringstidspunktet. Forutsetningen er at den økonomiske balansen ikke endres til fordel for leverandøren. Hvis leverandøren får økt betaling som følge av endringene kan dette bli en problemstilling, men det er ikke slik at enhver økning av vederlaget anses som en endring i avtalens økonomiske balanse. De rettslige grensene her er imidlertid uavklart. Endringene vil også ivareta oppdragsgivers interesser, og så fremt en eventuell økning i vederlaget er marginal, mener vi at forbudet mot endring av avtalens økonomiske balanse i leverandørens favør ikke kommer til anvendelse. 

Et annet eksempel som er mer i grenseland, vil være tilfeller hvor ytelsens karakter endres. Eksempelvis kan det tenkes at partene har en kontrakt hvor leverandøren jobber på sine egne kontorer med videreutvikling av en løsning som benyttes på et sykehus. Fra kundens side er det ønskelig at leverandøren i større grad arbeider ute på sykehuset, for å snakke og ha kontakt med brukerne av tjenesten. En slik løsning vil kunne tenkes å innebære en vesentlig endring dersom det ikke finnes anvendelige prismekanismer, og leverandøren krever mer betalt for slikt arbeid, og hvor økningen i vederlag er av en viss størrelse. Her ser man igjen et eksempel på at om man hadde vært forutseende allerede ved inngåelse av avtalen kunne man ha avtalt priser for arbeid på sykehuset.

Et ønske om å endre kontrakten i mer relasjonell karakter, må derfor vurderes konkret. Endringer i samarbeidsform vil normalt være uproblematisk. Endringer i innholdet i ytelsen, det å legge til nye ytelser som det ikke finnes prismekanismer mv., vil derimot kunne være mer problematisk.​​​​​​​

Kort om forholdet mellom rammeavtaler og alminnelige kontrakter

En relasjonskontrakt vil ofte ha innebygget fleksibilitet. En utfordring med for stor fleksibilitet, er imidlertid at det kan føre til at avtalen rettslig sett må karakteriseres som en rammeavtale, hvor særlig begrensningen om at rammeavtaler normalt ikke kan ha en varighet utover fire år vil være problematisk.

En rammeavtale er i forskriften § 4-1 bokstav i definert som en «avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår med en eller flere leverandører, og som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontrakter som oppdragsgiveren skal inngå i løpet av en bestemt periode, særlig om pris og mengde».

Det finnes generelt lite praksis knyttet til grensen mellom rammeavtaler og alminnelige avtaler. Et av få eksempler er KOFAs avgjørelse i sak 2015/17, som er omtalt ovenfor. Saken gjaldt som nevnt anskaffelse av operasjonslamper. Det var ikke angitt et spesifikt antall lamper, men gitt et cirka-overslag.

I vurderingen av om det forelå en rammeavtale, uttalte KOFA kort at klager ikke hadde begrunnet nærmere hvorfor det var tale om en rammeavtale, og at avtalen ikke hadde kjennetegnene til en rammeavtale.

Normalt vil det være relativt kurant å skulle vurdere hvorvidt det er tale om en rammeavtale eller en alminnelig kontrakt. Det finnes imidlertid flere kontraktstyper som kan være vanskelige å klassifisere. For eksempel kan en i utgangspunktet alminnelig kontrakt inneholde en rekke opsjoner i tillegg til en hovedleveranse. Hvis hovedleveransen er liten og opsjonene relativt mye større, er det vanskelig å se at dette skiller seg mye fra en rammeavtale. Eksempelvis kan dette være tilfellet hvor en kontrakt inneholder en begrenset fast del av en leveranse, mens oppdragsgiveren har mulighet til å kjøpe konsulenter på timer, og at dette skal kunne skje i et stort omfang.