Journalundersøkelsen gjennomføres av GTT-team bestående av to sykepleiere og én lege. To ganger i måneden gjennom hele året undersøker teamet minst 10 tilfeldig utvalgte journaler fra avsluttede sykehusopphold, totalt 240 journaler per år. Lengden på det somatiske oppholdet må være minst 24 timer og pasienten må være 18 år eller eldre. Skader som har oppstått i forbindelse med behandling utenfor spesialisthelsetjenesten inngår i rapporteringen.
Journalundersøkelsen baserer seg på en liste med kriterier, såkalte triggere, for å identifisere mulige pasientskader. GTT-metoden inneholder totalt 57 triggere: 27 gjelder alle somatiske pasienter, 4 er forbeholdt intensivpasienter, 14 for kirurgiske pasienter, 10 for fødselsomsorg, og 2 for akuttmedisin.
Identifisering av en trigger innebærer ikke automatisk at det foreligger en pasientskade, men indikerer et mulig holdepunkt for skade. Ved triggerfunn gjennomgås andre relevante deler av journalen for å vurdere om én eller flere pasientskader har oppstått. Dersom GTT-teamet finner pasientskader, skal disse klassifiseres etter alvorlighetsgrad og skadetype.