Kapittel 5.2 Planleggingsfase

Når beslutningen om å starte en implementeringsprosess er tatt, vil virksomheten gå inn i planleggingsfasen av implementeringen.

Etablere et implementeringsteam

Det kan være hensiktsmessig å etablere et implementeringsteam med hovedansvar for planlegging og gjennomføring av implementeringen. Det bør vurderes om et nytt team skal opprettes, eller om eksisterende strukturer eller team kan benyttes.

Når man skal sette sammen et team, kan det være nyttig å inkludere representanter fra relevante grupper som blir berørt av implementeringen, og spesielt medarbeidere og eventuelt leder som skal utøve den nye praksisen. Medarbeidere med kompetanse innen implementeringsarbeid og fagfeltet det er snakk om, bør også inkluderes. Det kan også være nyttig å inkludere noen «uformelle meningsledere». Disse bør være fra relevante avdelinger/enheter der det nasjonale kravet eller anbefalingen skal implementeres, da deres lokale kunnskap om arbeidskultur, avdelingen og kollegaene kan være viktig. Videre kan det være verdifullt å inkludere personer som er skeptiske til den nye praksisen. Deres innspill er viktige for å identifisere og adressere lokale barrierer og motstand (Fixsen et al., 2009; Meyers et al., 2012).

Det er ikke alltid nødvendig eller realistisk å inkludere alle berørte parter i teamet, men det er viktig at de informeres og får mulighet til å bli hørt (RNAO, 2025).

Definere klare målsettinger

For å kunne vurdere om en implementeringsprosess er vellykket og samtidig opprettholde motivasjonen, er det avgjørende å formulere mål som er tydelige, konkrete og oppnåelige. Målene bør beskrive hvordan arbeidet ønskes utført når implementeringen er gjennomført, og bør så langt som mulig spesifiseres med hensyn til hvem som gjør hva, hvor, når, hvor ofte og i samarbeid med hvem. I tillegg til kvantitative indikatorer kan også kvalitative mål være viktige, for eksempel ansattes, brukeres eller pasienters opplevelser og erfaringer (RNAO, 2025). Se avsnittet ”Evaluere” (kapittel 5.3) for nærmere beskrivelse av hvordan man kan evaluere måloppnåelse, særlig i forbindelse med defineringen av M-en i SMART-prinsippet.

Tilpass til lokale forhold

Nasjonale krav og anbefalinger er normerende og retningsgivende, men må ofte tilpasses de lokale forholdene de skal implementeres i (Graham et al., 2006; RNAO, 2025). Tilpasningen øker relevansen til kravet eller anbefalingen i den spesifikke konteksten og gir de involverte en følelse av eierskap. Lokal tilpasning må alltid gjennomføres med utgangspunkt i kunnskapsgrunnlaget til kravet eller anbefalingen, slik at nødvendige endringer kan gjøres uten at det går på bekostning av kunnskapsgrunnlaget. Det sentrale innholdet og de kjernefunksjonene som gjør at anbefalingen virker etter hensikten, skal ikke endres, fordi dette kan redusere effekten av anbefalingen (Engell, 2025b, RNAO, 2025).

Behovet for tilpasninger kan for eksempel oppstå på grunn av variasjoner i målgruppe, infrastruktur eller sammensetningen av faggrupper. Slike tilpasninger kan være enkle, for eksempel å klargjøre hvilke faggrupper som skal gjennomføre den nye praksisen. De kan også være mer omfattende, som nye samarbeidsformer eller oppgaveglidning (Damschroder et al., 2022; Graham et al., 2006; Flottorp et al., 2013).

Når implementeringsteamet vurderer behovet for tilpasning, er det viktig å ha god kjennskap til lokale forhold og kultur. Å involvere medarbeidere og andre interessenter bidrar til at kravet eller anbefalingen blir mest mulig relevant lokalt. Det er nyttig å vurdere følgende:

• praksisen som planlegges endret
• praksisen som skal videreføres uendret
• praksisen som eventuelt bør avvikles

Planlegge for opprettholdelse av ny praksis

Opprettholdelse av ny kunnskap er en av de viktigste suksessfaktorene i en implementeringsprosess (Chambers et al., 2013). En varig forbedring foreligger først når nye arbeidsmetoder har blitt en naturlig del av standardpraksis, og når prosesser, systemer, tankesett og holdninger er endret som følge av innføringen (Silver et al., 2016). Hvis den nye praksisen blir godt tilpasset til de lokale for holdene, er det større sjanse for at den blir opprettholdt over tid. En ny praksis må derfor kontinuerlig tilpasses og forbedres slik at den passer i virksomhetens hverdag. Allerede fra starten av bør det derfor planlegges hvordan opprettholdelsen skal sikres, slik at de nye løsningene blir en integrert del av både drift og kultur (Chambers et al., 2013).

Tabell 1 viser mulige tiltak virksomheten kan gjøre for å sikre opprettholdelse av den nye praksisen (Chambers et al., 2013; Malone et al., 2021). Noen tiltak for opprettholdelse overlapper med implementeringstiltakene i tabell 3, ettersom alle tiltakene i praksis har samme formål; å etablere og sikre varig ny praksis i virksomheten.

Kartlegging av faktorer som kan påvirke implementeringen

I denne fasen kartlegges hva som kreves for å gjennomføre implementeringen og nå målsetningene. Det innebærer å vurdere behovene til både ansatte og ledere, samt hva som må til for å endre praksis og oppnå ønskede resultater. Det er viktig å vurdere både faktorer som kan fremme implementeringen og faktorer som kan være barrierer for å få ny praksis implementert. Kartleggingen kan måtte gjentas gjennom implementeringsprosessen, da nye behov kan oppstå, for eksempel ved endringer i lokale forhold eller ved involvering av nye interessenter. Det er også viktig å vurdere faktorene fra ulike perspektiver, ettersom det som oppleves som en hindring for én person, kan være en motivasjonsfaktor for en annen.

Tabell 2 viser faktorer som kan påvirke implementering og måloppnåelse, inndelt i kompetanse, motivasjon og mulighet, i tråd med Mitchie et al. sin COM-B modell (2011). Dette er en atferdsmodell som forklarer hva som må til for at mennesker skal endre atferd. Modellen fremhever at for at en atferd skal skje, må alle tre elementer være til stede.

Dette er ikke en uttømmende liste, men en kilde til inspirasjon. Andre faktorer eller behov kan være mer relevante avhengig av virksomhetens mål (Augustsson et al., 2021; Centrum för epidemiologi och samhällsmedicin region Stockholm; Graham et al., 2006; Greenhalgh et al., 2004; Michie et al., 2011).

Praktiske verktøy og maler i planleggingsfasen

• Faktorer og tiltak for å opprettholdelse av ny praksis
• Faktorer som kan påvirke implementeringen
• Etablere et implementeringsteam
• Definere klare målsetninger
• Tilpass til lokale forhold