Resten av denne temaboken tar for seg hvordan en oppdragsgiver går frem for å avgjøre om en relasjonskontrakt er egnet for anskaffelsen, og deretter de konkrete tiltakene knyttet til utarbeidelse av konkurransegrunnlaget, gjennomføring av oppfølging og etterfølgende kontraktsstyring samt oppfølging av relasjonen mellom oppdragsgiveren og leverandøren. Men først er det viktig å belyse en rekke kritiske faktorer for at anskaffelser basert på denne kontraktsmodellen skal lykkes. Det er faktorer som gjelder både oppdragsgiver og leverandørene som deltar i anskaffelsesprosessen.
Tydelig forankring fra interessenter i lederstillinger og en felles forståelse av hva en relasjonskontrakt er
En av de viktigste suksessfaktorene for relasjonskontrakter er at både oppdragsgiver og leverandør har sterk forankring hos ledende interessenter. Både de som tar strategiske beslutninger, og de som jobber med kontrakten på operasjonelt nivå, må være helt overens om at det handler om en relasjonskontrakt. Alle som er involvert i anskaffelsesprosessen, fra toppledelsen til de som tar seg av det daglige arbeidet, må forstå at det handler om å etablere et langsiktig partnerskap der begge parter jobber mot et felles sett med mål, og ikke bare om å oppfylle kontraktsvilkår.
Institusjonell evne
God institusjonell kapasitet er avgjørende for å lykkes med relasjonskontrakter, og handler om organisasjonens evne til å administrere langsiktige samarbeidsrelasjoner. Dette gjelder selvfølgelig både for oppdragsgiver og leverandør. Det omfatter strukturer, prosesser og kompetanse som sikrer at avtalene ikke bare følges rent juridisk, men også aktivt styres og utvikles. Oppdragsgiver må ha tydelige ansvarsroller, fungerende beslutningsstrukturer og en kultur som fremmer samarbeid og tillit. Evnen til å håndtere komplekse relasjoner krever også at organisasjonen kan balansere formelle kontraktskrav med fleksibilitet og pragmatikk. Uten denne evnen risikerer relasjonskontrakten å bli redusert til en tradisjonell transaksjonsbasert kontrakt, der samarbeidet begrenses til formaliserte møter. Ved manglende institusjonell kapasitet kan kontrakten føre til usikkerhet, ineffektivitet og redusert måloppnåelse. Derfor bør det gjøres en analyse av organisasjonens kapabilitet før man inngår en relasjonskontrakt. Om nødvendig kan denne styrkes gjennom kompetanseutvikling og endrede styringsmodeller.
Kompetanse på relasjonskontrakter hos de som er ansvarlige for anskaffelsen
For å lykkes med en relasjonskontrakt er det også avgjørende at de som er ansvarlige for anskaffelsen – både hos oppdragsgiver og leverandør – har tilstrekkelig kompetanse på denne kontraktsformen. Relasjonskontrakter krever til dels en annen type kompetanse enn tradisjonelle kontrakter, og det er viktig at de som jobber med anskaffelsen, forstår den spesifikke dynamikken som kreves for at en slik kontrakt skal fungere effektivt. Det handler ikke bare om å forvalte en kontrakt, men snarere om å aktivt bygge og utvikle et partnerskap som kan skape langsiktig verdi for begge parter.
Anvend en relasjonsbasert tilnærming
En kritisk suksessfaktor er at begge parter genuint omfavner den relasjonsbaserte tilnærmingen gjennom hele anskaffelsesprosessen (og selvsagt også etterpå), der fokuset ligger på å jobbe sammen mot felles mål i henhold til de veiledende prinsippene. Dette innebærer at både oppdragsgiver og leverandør ser på hverandre som likeverdige partnere, noe som krever gjensidig respekt og samarbeid. Det handler om å forstå at selve relasjonen er like viktig som tjenestene som tilbys, og at begge parter har en felles interesse i å skape verdi over tid. Med denne tilnærmingen kan man få et partnerskap som er mer fleksibelt, bærekraftig og fremgangsrikt på lang sikt.
Sett av nok ressurser og tid
Om man ikke har erfaring med bruk av relasjonskontrakter, er det viktig å tenke gjennom ressursbruken som kreves ved bruk av denne kontraktsformen. Ofte trengs det flere ressurser for å fullføre anskaffelsen og følge opp kontrakten og relasjonen, i hvert fall i starten. Ettersom relasjonskontrakter i hovedsak er bedre egnet for avtaler av en viss størrelse, vil dette kanskje ikke være et problem, men det er viktig at begge parter setter av nok ressurser og tid til å fullføre prosjektet på en god måte.