4. Metoder og verktøy for systematisk kvalitetsforbedring for helhetlige og koordinerte tjenester
Kvalitetsdefinisjonen som legges til grunn for kvalitetsforbedring i hele helse- og omsorgstjenesten ble introdusert gjennom den nasjonale kvalitetsstrategien «Og bedre skal det bli» i 2005, og har seks dimensjoner. Om disse punktene etterleves i oppfølgingen av personer med store og sammensatte behov, har man sannsynligvis også sikret grunnlaget for gode tjenester til alle.
For helse- og omsorgstjenestene innebærer god kvalitet at tjenestene:
- er virkningsfulle
- er trygge og sikre
- involverer brukere og gir dem innflytelse
- er samordnet og preget av kontinuitet
- utnytter ressursene på en god måte
- er tilgjengelige og rettferdig fordelt
De samme dimensjonene legges også til grunn i det nasjonale kvalitetsindikatorsystemet.
Virksomhetene skal arbeide systematisk med kvalitetsforbedring
Kommuner og helseforetak skal arbeide systematisk med kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, jfr helse- og omsorgstjenesteloven § 4-2 og spesialisthelsetjenesteloven § 3-4 a. Bestemmelsen er utdypet i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten og i egen veileder til denne forskriften. Systematisk kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeid er et ansvar for ledere på alle nivåer i tjenestene. Systematikk i kompetanseplanlegging er beskrevet i eget kapittel.
Det bør anvendes systematisk forbedringsmetodikk i arbeidet med kvalitetsutvikling
I regi av I trygge hender 24-7 presenteres "forbedringsmodellen – en modell for gjennomføring av systematisk forbedringsarbeid". Der finner du kunnskap, tips og anbefalte verktøy.
Sentralt i arbeidet med å forbedre kvaliteten i tjenesten er å måle nå-situasjonen. Vi har i Norge flere forskjellige innfallsvinkler til kunnskap om kvaliteten i helse- og omsorgstjenestene. Den mest overordnede oversikten finnes i regjeringens årlige stortingsmelding om kvalitet og pasientsikkerhet. Her finnes internasjonale sammenligninger, samt oppsummeringer av årsrapporter fra blant andre Helsetilsynet, meldeordningen for uønskede hendelser, Norsk pasientskadeerstatning, pasient- og brukerombudene og det nasjonale kvalitetsindikatorsystemet.
Det må sikres nødvendig rapportering slik at ledere kan følge med på utøvende tjenester
Det følger av kravene til styringssystem at ledelsen kontinuerlig må følge med på virksomheten og gjøre nødvendige endringer. I dette ligger også å sikre at pasienter og brukere får nødvendige tjenester i samsvar med den enkeltes behov. I styringssystemet må det innarbeides rapporteringsrutiner som sikrer at overordnet ledelse regelmessig får informasjon fra de utøvende tjenestene på en måte som gjør dem i stand til å følge med på kvaliteten på brukernivå.
Innhold i slik rapportering bør i størst mulig grad kunne hentes ut fra ordinær dokumentasjon av klinisk virksomhet. Å sikre god og effektiv dokumentasjon i den løpende tjenesteytingen er derfor svært viktig.
Eksempler på sentrale temaer å følge med på er
- om pasienter, brukere og pårørende sine erfaringer med tjenestene - opplevd kvalitet
- om pasienter/brukere med omfattende behov for tjenester er sikret en tverrfaglig utredning med utgangspunkt i personens ønsker og mål
- om pasient/bruker har fått oppnevnt koordinator
- om det er etablert et tverrfaglig oppfølgingsteam
- om pasient/bruker har individuell plan
- om pasienter, brukere og eventuelt pårørende har fått tilstrekkelig informasjon og opplæring
- om ivaretakelse av mindreårige barn til foreldre med psykisk sykdom, rusmiddelavhengighet eller alvorlig somatisk sykdom eller skade
- om bruk av tolk ved behov
- ...
Det bør tilstrebes å få frem kunnskap om kvalitet gjennom både struktur-, prosess og resultatindikatorer
I systematisk forbedringsarbeid bør en følge indikatorer på flere områder. For pasienter og brukere med omfattende behov og hvor kvaliteten ofte avhenger av mange ulike faktorer, er det viktig å få frem kunnskap både om arbeidsprosessene og sluttresultatet. Indikatorer skal gi informasjon om kvaliteten på tjenestene, og kan inndeles i struktur-, prosess- og resultatindikatorer:
- Strukturindikatorer sier noe om for eksempel antall leger eller sykepleiere.
- Prosessindikatorer sier noe om man er på rett vei i prosesser som leder frem til resultatene. For eksempel hvorvidt man har gjennomført en prosess i tråd med en sjekkliste.
- Resultatindikatorer sier noe om sluttresultatet.
Helsedirektoratet utvikler og publiserer nasjonale kvalitetsindikatorer for helse- og omsorgstjenesten. Indikatorene utvikles i samarbeid med helsefaglig ekspertise fra tjenestene.
Om kvalitetsindikatorer
Ofte kan det være meningsfullt å følge indikatorer på flere områder samtidig for å sjekke at tiltakene på ett område ikke går ut over andre deler av tjenesten. Det som måles får oppmerksomhet og blir viktig. Det må derfor vektlegges å måle det som er viktig, og ikke nødvendigvis det som er enklest å måle. Når prosessen man måler er stabil, kan man ofte gå over til kun å følge med på resultatindikatorene, og dersom disse endrer seg, bør man igjen måle prosessen for å finne ut hva som har endret seg.
I tillegg til kvantitative målinger må det innhentes kunnskap om brukernes opplevelse av tjenestene, jfr forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 g. Kvantitative målinger kan gjerne suppleres med kvalitative undersøkelser som eksempelvis fokusgruppeintervju, pasientfortellinger, eller filmatisering av pasienter og brukeres «reise» gjennom systemet. Slike brukerfortellinger har vist seg å være nyttige for å bedre tjenestene.
- Nasjonale kvalitetsindikatorer
- Rammeverk for nasjonalt kvalitetsindikatorsystem for helse- og omsorgstjenesten
Kjennetegn ved lærende organisasjoner
«I en avhandling ved London School of Economics, har Phil Rosengarten gjort en sammenstilling av forskningen innen dette området, og kommet frem til følgende ti karakteristika ved lærende organisasjoner:
- Team-arbeid og team-læring
- Systemisk tenkning og mentale modeller
- Fri flyt av informasjon vertikalt og horisontalt
- Opplæring og trening av hele arbeidsstokken
- Belønningssystem for læring
- Kontinuerlig forbedring
- Fleksibilitet i virksomhetens strategi og blant ansatte
- Desentraliserte hierarki og deltakende ledelse
- Lærende laboratorier og kontinuerlig eksperimentering
- Støttende, lærende bedriftskultur
En lærende organisasjon kjennetegnes av at den er i stand til å lære av erfaringer uten å bli fanget av dem, og kan overføre dette til markedet. Det strebes etter å gjøre læring til en sentral aktivitet i organisasjonen, isteden for at det er en tilfeldig hendelse som går tapt. Det overordnede målet er å skape å skape en lærende organisasjonskultur med gode læringsystemer som gjør såvel at organisasjonsmedlemmene lærer av sine feil og suksesser, og som bruker denne lærdommen til å komme opp med nye ideer, løse problemer og effektivisere eksisterende forretningsprosesser.» (e-studie.no)
Erfaringer fra de som bruker tjenestene og pårørende er en sentral kilde til informasjon i kvalitetsforbedringsarbeidet. Det må sikres et system for involvering og medvirkning både på individ- og systemnivå. Det er viktig å inkludere alle brukergrupper, herunder barn og unge. Personer med nedsatt evne til å formidle egne erfaringer, trenger bistand fra pårørende eller øvrige nærpersoner til å sette ord på sine opplevelser i møte med tjenestene.
Det bør legges vekt på at slike undersøkelser knyttes tett opp til tjenesteytingen og at de gjennomføres systematisk og regelmessig. Det kan være nødvendig å benytte ulike metoder for å få innspill fra hele bredden av målgrupper. Eksempler er spørreskjema, dialogmøter, fokusgrupper, individuelle samtaler osv. Innspill fra etablerte pasient- og brukerråd, ungdomsråd, pårørendegrupper og tilsvarende er også viktig.
«Brukeropplevd kvalitet inkluderer brukernes vurdering av prosesser og strukturer knyttet til ikke-medisinske faktorer (pasientrapporterte erfaringer), effekt av behandling (pasientrapporterte resultater) og pasientsikkerhet". (Kunnskapssenteret for helsetjenesten, FHI)
Kontinuerlig og systematisk forbedringsarbeid fordrer ferske data. De viktigste kildene til slike data er tjenestenes egne fagsystemer. Dette må kombineres og sammenstilles med tilgjengelige data fra andre kilder som nasjonal statistikk og rapporter fra undersøkelser.
I analysearbeidet anbefales bruk av analysefaglig kompetanse. Se kapitlet om kompetanseplanlegging.
IPLOS i Kommunalt pasient- og brukerregister (KPR)
Kommunalt pasient- og brukerregister skal inneholde data fra alle tjenester som er regulert i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.
IPLOS-opplysningene er en del av KPR og består av standardiserte data som er av betydning for vurdering av bistands- og tjenestebehov. Registeret gir landsdekkende statistikk.
Statistikk fra IPLOS-opplysningene danner grunnlag for blant annet å følge med på tjenestene gjennom bruk av sumrapporter. Rapportene viser hvem brukerne er (alder, diagnoser etc.), hvilke tjenester kommunen tilbyr og hvilke behov brukeren har. Rapportene kan brukes til å sammenlikne tjenestene innad i kommunen og på tvers av kommunegrensene. Det er utviklet 14 sumrapporter, som til en viss grad er implementert i kommunenes elektroniske pasientjournal (EPJ). Kommunen kan ta ut rapporter etter eget ønske og behov. God kvalitet på sumrapportene forutsetter god kvalitet på de dataene som registreres.
Statistikken kan benyttes til å:
- vurdere kvalitet på tjenestene
- vurdere ressursbruk og sikre likeverdige og virkningsfulle tjenester
- prioritere/planlegge for den videre utvikling
- følge med på hvordan ulike brukergrupper og tjenestene endrer seg ved gjennomføring av ulike handlingsplaner og reformer
- sammenligne med nasjonal statistikk og andre kommuner
Hvordan kommunene kan benytte IPLOS-opplysningene, utfordringene med sumrapportene og alternative måter å bruke opplysningene på er beskrevet i rapporten «Økt nytteverdi av IPLOS-opplysningene».
SAMDATA kommune
Styringsdata fra SAMDATA kommune har som mål å gi mer kunnskap om kommunal variasjon i helse- og omsorgstjenester og understøtte kommunenes eget forbedringsarbeid. SAMDATA kommune beskriver utvikling og variasjon i kommunale helse- og omsorgstjenester.
SAMDATA kommune inneholder tall for bruk av fastleger og andre kommunale helse- og omsorgstjenester i alle landets kommuner. Her finnes også tall på kostnader til helse- og omsorgstjenester, årsverkstall og data på omfanget av utskrivningsklare pasienter. De mest sentrale datakildene for SAMDATA kommune er IPLOS-registeret, KOSTRA og KUHR-databasen.
SAMDATA spesialisthelsetjenesten
SAMDATA spesialisthelsetjenesten er årlig rapport om utviklingen i ressursinnsats til spesialisthelsetjenesten, bruk av tjenestene og utnytting av ressursene for både somatisk behandling, psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Dataene er hovedsaklig hentet fra Norsk pasientregister (NPR).
BrukerPLAN
BrukerPlan er et verktøy for å kartlegge omfanget og karakteren av rus- og psykiske helseproblemer blant brukerne av kommunens helse-, omsorgs- og velferdstjenester. BrukerPlan kartlegger tjenestemottakerens funksjon på flere områder, som bruk av rusmidler, fysisk og psykisk helse og sosiale forhold som bolig, arbeid, nettverk og aktivitet. Verktøyet kan brukes til kartlegging, kvalitetssikring, utvikling og planlegging av tjenester.
At kommunene benytter BrukerPlan er også nyttig for at spesialisthelsetjenesten kan dimensjonere sine tjenester riktig i samarbeid med kommunen («Sammen om mestring», Helsedirektoratet, 2014, IS-2076).
Ungdata
Ungdata er et kvalitetssikret og standardisert system for lokale spørreskjemaundersøkelser. Undersøkelsen innebærer at skoleelever på ungdomstrinnet og i videregående opplæring svarer på spørsmål om ulike sider ved livet sitt. Undersøkelsene foregår i skoletiden og gjennomføres elektronisk.
Ungdata dekker helheten i ungdoms liv og omfatter et bredt spekter av temaområder (foreldre og venner, skole, lokalmiljø, fritidsaktiviteter, helse og trivsel, rusmiddelbruk, risikoatferd og vold)
Velferdsforskningsinstituttet NOVA ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har ansvar for gjennomføringen av ungdataundersøkelsene i samarbeid med landets sju regionale kompetansesentre innen rusfeltet: KoRus Vest Bergen, KoRus Vest Stavanger, KoRus Midt-Norge, KoRus Øst, KoRus Sør, KoRus Nord, KoRus Oslo.
Folkehelseprofiler FHI
Kommunens ansvar for å ha oversikt over og følge med på helsetilstanden i befolkningen er styrket gjennom folkehelseloven. Oversikten skal gi grunnlag for det brede sektorovergripende folkehelsearbeidet og kan være en sentral kilde i arbeidet med kommunal planlegging.
I forarbeidene til folkehelseloven sies det at
«Oversikten kan også inngå som et av flere grunnlag for styring og prioritering av helse- og omsorgstjenestens arbeid, herunder planlegging og evaluering. Videre vil en løpende oppdatert oversikt være grunnlag for revidering av kommunens mål, strategier, handlingsprogram mv.» (Prop. 90L (2010-2011) Lov om folkehelsearbeid, side 108)
For å understøtte arbeidet har Folkehelseinstituttet utarbeidet Kommunehelsa statistikkbank. Her kan kommunene hente ut data om innbyggernes helsetilstand. Statistikken utgjør grunnlaget for folkehelseprofilene i kommuner og fylker.
Statistikken omfatter befolkning og levekår, miljø, skole, levevaner, helse og sykdom.
Ressursportalen
Ressursportalen har som formål å bidra til at kommunene og fylkeskommunene tar i bruk faktabasert kunnskap på tvers av mange fagfelt. Her er det samlet statistikk, analyser, analysemetoder, forskning og annen relevant informasjon på ett sted. Den primære målgruppen er personer som direkte eller indirekte arbeider med kommunal og regional planlegging og styring.
Ressursportalen er utviklet av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Nord-Trøndelag fylkeskommune og KS Nord-Trøndelag.
Læringsnettverk er et verktøy for forbedringsarbeid i helse- og omsorgstjenesten. Hensikten er å bedre kvaliteten på tjenestene gjennom å dele kompetanse på tvers av ulike områder. Kjernen i læringsnettverk er felles kompetanseutvikling på tvers av profesjon, avdeling og organisasjon. Det erfares som viktig at både spesialisthelsetjenesten og kommunene deltar. Kunnskapssenteret for helsetjenesten, FHI, legger til grunn følgende krav til et læringsnettverk og skiller det dermed fra andre typer felles kompetanse- og kvalitetsutvikling:
- Deltakerne i et læringsnettverk har et felles område de vil forbedre.
- Samlingene, opplevelsen av fellesskap og utviklingen av en «vi- følelse» legger grunnlag for å dele ideer, stille spørsmål, inspirere og lære av hverandre.
- Deltakerne utvikler en faglig plattform - en kunnskapsdatabase, gjennom foredrag om relevante tema, felles opplevelser, verktøy, og tilnærminger til utfordringer på eget fagfelt. Det kreves at nettverket fungerer over en lengre tidsperiode.
Forskning viser til noen suksesskriterier som må ivaretas hvis læringsnettverk skal bidra til kvalitetsforbedring. Det er
- leder- og medarbeiderforankring
- organisasjonskultur som fremmer forbedringsarbeid
- tilgang til nøyaktige og komplette data om egne tjenester
Eksempler på læringsnettverk
- Erfaringer fra læringsnettverk i regi av KS i samarbeid med Kunnskapssenteret i FHI støtter opp om disse suksesskriteriene. Læringsnettverk for gode pasientforløp for eldre og kronisk syke strekker seg over 18 måneder og omhandler forbedring av pasientforløp for multisyke eldre som har lange og komplekse forløp. Satsingen bygger på Helhetlige pasientforløp i hjemmet i Trondheim og Orkdalsregionen. KS og Kunnskapssenteret i Folkehelseinstituttet har på oppdrag for HOD gjennomført to læringsnettverk fra 2013–2015 og har påbegynt to av åtte nye regionale læringsnettverk for 2016–2019. Det er også læringsnettverk om barn og unge.
Målene for satsingen er å utvikle helhetlige pasientforløp i kommunene, styrke brukerens opplevelse av mestring og involvering i eget pasientforløp, ta i bruk metoder og verktøy for gode pasientforløp, styrke forbedringskompetansen hos ledere og medarbeidere og redusere «unødvendige» sykehusinnleggelser.
Det er indikasjoner på at læringsnettverk har bidratt til en retningsendring i tjenestene ved at kommunene i større grad gir tjenester ut fra en helsefremmende tilnærming med fokus på det som er viktigst for pasienten. En forsterker for denne retningsendringen er oppmerksomheten på spørsmålet «Hva er viktig for deg». Her benyttes kartleggingsverktøyet PSFS (patient spesific functioning scale) som et «Hva-er-viktig-for-deg-skjema». Her finner man hva som er viktig for brukeren, skårer funksjonsevne i forhold til dette, for så å skåre igjen fire uker senere. Etter hvert som også helseforetakene har blitt med i læringsnettverk, har en erfart at det er svært viktig at nettverkene er felles for helseforetak og kommuner.
- Oppsummering av forskning om effekt av læringsnettverk som verktøy i kvalitetsforbedring, Kunnskapssenteret for helsetjenesten, FHI.
- I regi av Senter for kvalitet i legekontor (SKIL) arbeides det systematisk for kvalitetsforbedring i legekontor.
Verktøy for helseinnovasjon gir helse- og omsorgssektoren et helhetlig prosessverktøy i fag- og tjenesteutviklingsarbeidet. Verktøyet gir felles språk, metode og prosessbeskrivelser for utviklingsarbeidet på tvers av fag, nivåer og sektorer. Verktøyet dekker hele prosessen fra før arbeidet starter, gjennom utviklingsfasen og frem til løsningene er implementert og gevinster realisert.
I alt utviklings- og innovasjonsarbeid er det viktig at det etableres en innovasjonskultur i organisasjonen. Dette er et lederansvar. Å gi rom for og anerkjennelse av medarbeideres initiativ og idéer er viktig. Verktøy for helseinnovasjon har både tips til hvordan ledere kan etablere en endrings- og innovasjonskultur og veiledning for de som har en idé.
Sist faglig oppdatert: 01. februar 2018