Det bør lages en plan for god kontraktsoppfølging for å ivareta ernæringshensyn i offentlig anskaffelse av mat- og drikkeprodukter og måltider
I planlegging av konkurransen bør dere lage en plan for hvordan dere skal følge opp leverandøren(e) i avtaleperioden. Planen bør ha milepæler for ny kontraktsperiode og navngitte kontaktpersoner hos leverandør(er) og oppdragsgiver. Dere bør avtalefeste i kontrakten hvor ofte dere skal ha statusmøter og hvilke temaer som bør inngå i disse. Aktuelle temaer kan være krav/kriterier for anskaffelsen og nye nøkkelhullprodukter på markedet, se eksempel på kontraktsvilkår for dette under.
Ved anskaffelser bør dere lage en plan for hvordan dere skal følge opp brukerstedene som bestiller produkter/måltider på avtalen. Det kan være hensiktsmessig å inkludere kontraktsvilkår om jevnlig å få oversikt over hvilke produkter/måltider hvert brukersted i avtalen har bestilt. En slik oversikt kan brukes til å kartlegge om de produktene/måltidene som det var stilt krav til å ha med i sortimentet (for eksempel nøkkelhullprodukter) faktisk blir bestilt av virksomhetene som inngår i avtalen. Dette vil også være nyttig i planleggingen av ny konkurranse når rammeavtalen utløper.
I anskaffelser hvor det er satt krav om at en høy andel produkter skal være i tråd med Nøkkelhullsforskriften, kan det være aktuelt å ta med i kontraktsvilkårene at: «Nye produkter som kommer på markedet i avtaleperioden og som er omfattet av Nøkkelhullsforskriften, skal tas inn i sortimentet fortløpende».
Det kan være ønskelig at tilbyder oppgir enhetsvekt av enkelte produkter, som vekt per fiskekake i en forpakning med flere fiskekaker, eller antall påleggsskiver per 100 g. Det kan også være aktuelt å be om å få oppgitt vekt på hver enkelt matvare i sammensatte produkter, som ost, skinke, grønnsaker og baguette i ferdigsmurte brødvarer. Ved produktanskaffelser kan det som for måltidsanskaffelser, kreves rutiner for matsvinn. I kriterieveiviseren er dette formulert som et kontraktsvilkår.
Det er en fordel om mat- og/eller ernæringsfaglig personell deltar i anskaffelsesprosessen og i kontraktsoppfølgingen.
Produkter fra ikke-profesjonelle leverandører
Oppdragsgivere kan ønske å forbeholde seg retten til å kunne motta mat og drikke som gave fra ikke-profesjonelle leverandører, uavhengig av produktene som avtalen omfatter. Dette kan være for eksempel selvfisket fisk, grønnsaker og frukt fra hage. Et slikt forbehold kan inngå i kontraktsvilkår.
Mulighet for å kjøpe lokalprodusert mat
Mange ønsker å kjøpe mat produsert i nærområdet og fra lokale produsenter. Det er da viktig å legge til rette for at de lokale produsentene kan delta i konkurransen, som ved å dele opp konkurransen i flere delkontrakter eller ved å skille ut enkelte varer i egne konkurranser. Se mer informasjon hos anskaffelser.no.
Sist faglig oppdatert: 01. desember 2020 Se tidligere versjoner
Helsedirektoratet (2020). Det bør lages en plan for god kontraktsoppfølging for å ivareta ernæringshensyn i offentlig anskaffelse av mat- og drikkeprodukter og måltider [nettdokument]. Oslo: Helsedirektoratet (sist faglig oppdatert 01. desember 2020, lest 28. mars 2023). Tilgjengelig fra https://www.helsedirektoratet.no/veiledere/ernaeringshensyn-i-offentlige-anskaffelser-av-mat-og-drikkeprodukter-og-maltider/anbefalinger-for-a-ta-ernaeringshensyn-i-offentlige-anskaffelser-av-mat-og-drikkeprodukter-og-maltider/det-bor-lages-en-plan-for-god-kontraktsoppfolging-for-a-ivareta-ernaeringshensyn-i-offentlig-anskaffelse-av-mat-og-drikkeprodukter-og-maltider