Standardvilkårene er gyldig fra 06.10.2026
Standardvilkårene gjelder for alle tilskuddsmottakere, uavhengig av tilskuddsordning.
1 Innledning / virkeområde
Standardvilkårene gjelder for alle som mottar tilskudd fra Helsedirektoratet, med mindre annet følger av tilskuddsbrevet, særskilt tilskuddsregelverk eller lover og forskrifter. Standardvilkårene fastsetter et felles krav til bruk av tilskudd, rapportering, regnskapsføring, dokumentasjon, kontroll og reaksjoner ved mislighold og misligheter.
2 Generelle vilkår og presiseringer
Tilskuddet skal brukes i samsvar med vilkårene i tilskuddsbrevet, tilskuddsregelverket, standardvilkårene for tilskudd og andre regelverk som har betydning for tilskuddsmottakeren. Andre regelverk er forvaltningsloven, reglement for økonomistyring i staten, bestemmelser om økonomistyring i staten, bokføringsloven, bokføringsforskriften, lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter, samt EØS-regelverket om offentlig støtte og støtteprosessloven der dette er relevant.
Tilskuddet skal brukes effektivt og i samsvar med formålet som er fastsatt i tilskuddsbrevet og tilskuddsregelverket. Etisk adferd, integritet og forsvarlig internkontroll skal ivaretas i alle ledd av tilskuddsaktiviteten. Dette gjelder ved planlegging, gjennomføring, regnskapsføring og rapportering.
Tilskuddet skal brukes til de aktivitetene som det er innvilget til. Det kreves skriftlig forhåndsgodkjenning fra Helsedirektoratet dersom tilskuddsmottakeren har behov for å bruke tilskuddet til annen aktivitet eller gjøre vesentlige endringer i aktiviteten, budsjettet, tidsplanen, organiseringen eller gjennomføringen. Kostnader til juridisk bistand og konsulenter kan kun dekkes av tilskuddsmidler i samsvar med aktivitetsplanen som er godkjent av Helsedirektoratet. Slike kostnader må spesifiseres i budsjettet og komme frem i regnskapet.
Tilskuddet skal som hovedregel brukes til aktiviteter som gjennomføres i Norge, og skal ikke brukes til aktiviteter i andre land uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra Helsedirektoratet, med mindre dette følger uttrykkelig av tilskuddsbrevet eller tilskuddsregelverket.
Bruken av tilskuddsmidler, ubrukte midler og avvik fra budsjett skal rapporteres i samsvar med tilskuddsbrevet og tilskuddsregelverket. Rapporteringen skal være sporbar og kunne avstemmes mot regnskap og underliggende dokumentasjon.
Innvilgelse av tilskudd forutsetter at tilskuddsordningen gis bevilgning fra Stortinget. Dersom bevilgningen eller vilkårene for denne endres, kan regelverket for tilskuddsordningen året etter bli endret.
3 Habilitet, interessekonflikter og nærstående parter
Tilskuddsmottakeren skal sørge for at habilitet og uavhengighet ivaretas i planlegging, gjennomføring, regnskapsføring og rapportering av tilskuddsaktiviteten. Eventuelle interessekonflikter skal identifiseres, vurderes og håndteres på en måte som sikrer tillit til at tilskuddsmidlene forvaltes i samsvar med tilskuddets formål.
Transaksjoner med nærstående parter skal identifiseres, dokumenteres og omtales særskilt i søknad, regnskap og rapportering.
Med nærstående parter menes personer eller virksomheter som har en nær tilknytning til tilskuddsmottakeren eller tilskuddsaktiviteten. Dette kan blant annet være familie, samboer, nære venner, ansatte, styremedlemmer eller personer og virksomheter med økonomiske eller andre interesser som kan påvirke, eller oppfattes å påvirke, objektiviteten og uavhengigheten i beslutninger og disposisjoner knyttet til tilskuddet.
Tilskuddsmottakeren skal ha rutiner for å identifisere og håndtere interessekonflikter. Personer i ledende stillinger eller med beslutningsmyndighet, herunder styremedlemmer, styreleder, daglig leder og andre med tilsvarende roller, skal opplyse om verv, eierinteresser, ansettelsesforhold eller andre tilknytninger som kan medføre eller gi inntrykk av interessekonflikter ved disponering av tilskuddsmidlene. Transaksjoner eller avtaler med nærstående parter skal kunne dokumenteres.
Transaksjoner med nærstående parter skal skje på markedsmessige vilkår og kunne dokumenteres. Transaksjonene skal være sporbare og etterprøvbare.
Tilskuddsmidler skal ikke benyttes på en måte som gir direkte eller indirekte økonomiske fordeler til tilskuddsmottakeren eller nærstående parter utover det som følger av tilskuddets formål. Dette omfatter også tilfeller der midlene dekker kostnader, reduserer tap eller styrker den økonomiske stillingen til nærstående parter.
4 Utstyr og investeringer
Tilskuddet skal ikke dekke utstyr eller investeringer av varig karakter med mindre dette uttrykkelig er tillatt i tilskuddsbrevet eller tilskuddsregelverket. Dersom utstyr eller investeringer finansieres helt eller delvis av tilskuddet, skal mottaker føre særskilt oversikt over anskaffelse, avskrivning, eventuell restverdi og avhending. Etter gjeldende regnskaps- og skatteregler har utstyr og investeringer varig karakter dersom kostnaden er over 30 000 kroner og har en levetid på over 3 år. Se også skattelovens kap. 14.
Om utstyr og investeringer dekkes av tilskuddet, anses disse som statens eiendom. Ved salg eller avhending kan derfor Helsedirektoratet kreve at tilskuddsmottakeren betaler restverdien tilbake.
Tilskuddsmottakeren skal informere Helsedirektoratet dersom salg eller avhending finner sted under tilskuddsperioden eller innen 12 måneder etter avsluttet tilskuddsperiode.
Tilskuddet kan brukes til avskrivninger, eller en andel av avskrivninger, som er relevant for tilskuddsaktiviteten. Dette må synliggjøres i budsjettet.
5 Lønnsmidler og reisekostnader
Lønn, honorar og annen godtgjørelse som finansieres fra tilskuddet, skal være rimelig, dokumentert og etterprøvbart.
For å bruke tilskuddsmidler til reise-, kost- og bevertningsutgifter, skal de være nødvendig for måloppnåelsen i tråd med tilskuddsregelverket. Slike utgifter skal være dokumenterte, og holdes på et nøkternt nivå, i tråd med statens reiseregulativ og følge satsene og prinsippene i Statens personalhåndbok, kapittel 12 (bevertning og representasjon).
6 Bruk av tilskudd og håndtering av ubrukte midler
Tilskuddet skal benyttes innenfor tilskuddsåret det er innvilget for. Midler som ikke er brukt ved utløpet av tilskuddsåret, regnes som ubrukte tilskuddsmidler. Ubrukte tilskuddsmidler kan betales tilbake eller søkes overført.
Dersom tilskuddsmottakeren søker om tilskudd for året etter til samme tiltak, skal eventuelle ubrukte tilskuddsmidler oppgis i søknaden. Dersom tilskuddsmottakeren ikke søker om nytt tilskudd til samme tiltak, må det sendes egen søknad om overføring. Tilskuddsmottaker kan ta kontakt med Helsedirektoratet for veiledning.
Søknaden om overføring skal begrunne mindreforbruket, og redegjøre for hvordan tilskuddsmottakeren planlegger å benytte de ubrukte midlene.
Helsedirektoratet avgjør, på grunnlag av søknaden, om ubrukt tilskudd kan overføres til året etter eller skal tilbakebetales. Tilskuddsmottakeren kan ikke disponere eller overføre ubrukte tilskuddsmidler til et senere år uten godkjenning fra Helsedirektoratet.
Det kan som hovedregel kun innvilges overføring av ubrukte tilskuddsmidler én gang, fra ett år til det påfølgende året.
Med mindre annet følger av regelverket for tilskuddsordningen, holdes gaver og donasjoner til tilskuddsmottakeren utenfor beregningen av ubrukt tilskudd. Dette forutsetter at gavene og donasjonene er inntektsførte og kan dokumenteres.
7 Rapportering
Tilskuddsmottakeren skal levere rapport over oppnådde resultater, effekter og regnskapsrapport etter kravene i tilskuddsbrevet og tilskuddsregelverket. Rapporteringen skal gjøre det mulig for Helsedirektoratet å kontrollere at midlene er brukt i samsvar med søknaden, tilskuddsbrevet, tilskuddsregelverket og standardvilkårene.
Opplysningene som gis i søknaden og rapporten over oppnådde resultater, skal være riktige, fullstendige og etterprøvbare. Helsedirektoratet kan kreve bilag, kontospesifikasjoner, avtaler, timelister, bankutskrifter, avstemminger og annen dokumentasjon som er nødvendig for kontroll.
8 Særlige krav til regnskapsrapportering
Tilskuddsmottakeren skal føre regnskap for den tilskuddsfinansierte aktiviteten på en måte som gjør det mulig å dokumentere og etterprøve hvordan tilskuddsmidlene er disponert, herunder eventuelle ubrukte midler og tilbakebetalinger.
Tilskuddsmidlene skal oppbevares på konto i bank eller forvaltes i samsvar med mottakerens ordinære økonomiforvaltning. Tilskuddsmidlene kan ikke plasseres i fond, aksjer eller andre finansielle instrumenter med investeringsformål, med mindre dette er særskilt godkjent av Helsedirektoratet.
For kommuner og fylkeskommuner kan tilskuddsmidlene forvaltes og regnskapsføres etter kommunale regnskapsregler. Dette fritar ikke mottakeren fra kravet om å kunne dokumentere bruken av tilskuddsmidlene og eventuelle ubrukte midler.
Tilskuddsåret følger som hovedregel kalenderåret, med mindre annet framgår av tilskuddsbrevet. Kostnader og inntekter som knytter seg til tilskuddsaktiviteten, skal periodiseres og regnskapsføres i tildelingsperioden, i samsvar med gjeldende regnskapsregler og fastsatte rapporteringskrav.
Når regelverket for tilskuddsordningen krever prosjektregnskap, skal det rapporterte regnskapet være et særskilt delregnskap eller prosjektregnskap. Regnskapet skal kunne spores til identifiserbare transaksjoner i tilskuddsmottakerens bokførte regnskap, for eksempel ved bruk av eget prosjektnummer, kostnadssted, produktkode eller tilsvarende.
Regnskapsrapporten skal som minimum vise:
- tildelt tilskudd, mottatte utbetalinger og tilbakeføringer,
- bokførte kostnader fordelt på relevante kategorier i hovedbok, eventuelt gruppert på hovedkategorier av aktivitet eller formål,
- inntekter, medfinansiering og annen finansiering knyttet til aktiviteten,
- budsjett, regnskap og forklaring på vesentlige avvik,
- ubrukte midler, bundne midler,
- transaksjoner med nærstående parter der dette er relevant, og
- eventuelle avvik fra vilkårene i tilskuddsbrevet, standardvilkårene eller tilskuddsregelverket.
Alle rapporterte kostnader skal kunne dokumenteres med bilag eller annen tilfredsstillende underliggende dokumentasjon.
Dersom regnskapsrapporten inneholder inntekter eller kostnader som ikke er betalte eller bokførte, må de forklares og spesifiseres i egne noter. Det må fremgå hvilke regnskapsprinsipper regnskapet er bokført og satt opp etter. Det må beskrives og begrunnes dersom det er avvik i regnskapsprinsippene mellom tilskuddsmottakerens lovpålagte regnskapskrav og det tilsendte regnskapet.
Regnskapsrapporten skal sendes inn av ansvarlig leder eller annen person med dokumentert fullmakt. Innsending av rapporten innebærer en bekreftelse om at opplysningene er korrekte og fullstendige.
Der det følger av tilskuddsbrevet eller regelverket for tilskuddsordningen, skal regnskapsrapporten også bekreftes av revisor.
Regnskapsrapporten skal leveres innen fristen som er fastsatt i tilskuddsbrevet eller tilskuddsregelverket. Dersom en frist ikke er fastsatt, skal rapporten leveres senest tre måneder etter utløpet av tilskuddsåret eller prosjektperioden.
Regnskapsmateriale og dokumentasjon knyttet til tilskuddet skal oppbevares i samsvar med bokføringsregelverket og eventuelle særskilte krav i støtteprosessloven eller tilskuddsregelverket.
9 Momskompensasjon til frivillige organisasjoner
Tilskudd fra momskompensasjonsordningen for frivillige organisasjoner skal holdes utenom regnskapet som innrapporteres for tilskuddsaktiviteten, med mindre tilskuddsregelverket for den aktuelle ordningen fastsetter noe annet. Alternativt skal momskompensasjonen merkes tydelig i regnskapet og rapporteringen, slik at det ikke oppstår feil ved beregning av eventuelt overskudd, avkortning eller tilbakebetaling.
10 Etterlevelse av anskaffelsesregelverket
Virksomheter som mottar tilskudd fra Helsedirektoratet, skal selv avklare om anskaffelsesregelverket kommer til anvendelse. Der tilskuddsmottakeren er omfattet av anskaffelsesregelverket, skal anskaffelser som helt eller delvis finansieres av tilskuddet, gjennomføres i samsvar med lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter.
11 Etterlevelse av statsstøtteregelverket
Norge er gjennom EØS-avtalen bundet av regelverket om offentlig støtte (statsstøtteregelverket). Regelverket kan komme til anvendelse dersom tilskuddsmottakeren driver økonomisk aktivitet ved å tilby varer eller tjenester i et marked i konkurranse med andre aktører.
Dersom tilskuddet utgjør eller kan utgjøre offentlig støtte etter EØS-avtalens regler, skal tilskuddsmottakeren gi de opplysninger og den dokumentasjonen som er nødvendig for at Helsedirektoratet skal kunne vurdere støttegrunnlag, rapporterings- og registreringsplikter samt øvrige krav etter statsstøtteregelverket.
Tilskudd skal ikke direkte eller indirekte benyttes til økonomisk aktivitet som kan vri konkurransen eller gi andre uberettigede fordeler til tilskuddsmottakeren. Tilskuddet skal ikke brukes til å bygge opp egenkapital.
Tilskuddsmottakere som driver økonomisk aktivitet, skal sikre at den aktiviteten som er finansiert av tilskuddet holdes atskilt fra den øvrige økonomiske aktiviteten, for å unngå kryssubsidiering.
Regnskapsrapporteringen skal omfatte alle inntekter knyttet til aktiviteten som er finansiert av tilskuddet. Det forutsettes at eventuelle priser på varer og tjenester begrenses til et nivå som gjør at disse inntektene ikke blir å anse som økonomisk aktivitet, jf. statsstøtteregelverket. Tilskuddsmottaker er ansvarlig for å etterleve statsstøtteregelverket.
12 Kontroll av tilskuddsmottakere
Helsedirektoratet kan gjennomføre kontroller av tilskuddsmottakere, herunder stedlig kontroll, dokumentkontroll og etterkontroll, jf. reglement for økonomistyring i staten § 15. Direktoratet kan gi myndighet til en annen virksomhet for å gjennomføre kontrollen. Tilskuddsmottakeren har plikt til å medvirke ved kontroll og uten ugrunnet opphold gi de opplysninger, regnskaper, bilag, kontospesifikasjoner, avstemminger og annen dokumentasjon som kreves.
13 Andre tilsyn og kontroller
Dersom det er gjennomført offentlig tilsyn eller kontroll hos tilskuddsmottakeren som gjelder tilskuddsaktiviteten, skal tilskuddsmottakeren oversende kontrollrapport og relevante vedtak til Helsedirektoratet umiddelbart etter at de er mottatt.
14 Oppbevaring av dokumentasjon
Regnskapsdata og dokumentasjon av opplysninger som ligger til grunn for søknad eller rapportering, skal oppbevares for kontroll i minimum 10 år etter at tilskuddet ble mottatt. Det vises her til lov om nasjonale saksbehandlingsregler i saker om offentlig støtte (støtteprosessloven) § 8 (lovdata.no)
15 Nulltoleranse for mislighold og misligheter
Helsedirektoratet har nulltoleranse for mislighold og misligheter av tilskudd, og kan stoppe utbetaling av tilskudd ved mistanke om dette.
Med mislighold menes at vilkårene for tilskuddet ikke etterleves, herunder feil bruk av midler, mangelfull rapportering, manglende dokumentasjon eller andre avvik fra tilskuddsbrevet, tilskuddsregelverket eller standardvilkårene.
Med misligheter menes bevisste og uærlige handlinger, herunder uriktige opplysninger gitt med viten og vilje, underslag, bedrageri, dokumentforfalskning, manipulasjon av regnskap eller annen tilsiktet urettmessig bruk av tilskuddsmidler.
Helsedirektoratet kan holde tilbake utbetaling, stanse videre utbetaling, korrigere utbetaling, kreve tilbakebetaling eller iverksette andre reaksjoner ved mislighold og misligheter. Ved misligheter kan saken i tillegg oversendes relevante kontroll- og påtalemyndigheter.
Tilskuddsmottakers mislighold og misligheter kan bli vektlagt i fremtidige søknader om tilskudd.