Bemanningsbehov i jordmortjenesten på helsestasjon

Det er gjort noen mindre endringer i verktøyet 26. juni 2023. Last ned ny versjon før utfylling.

Bakgrunn

Helsedirektoratet har utarbeidet et verktøy for beregning av årsverk for jordmortjenesten i helsestasjon. Verktøyet tar utgangspunkt i oppgaver som er pålagt gjennom lov, forskrift og nasjonale faglige retningslinjer for svangerskaps- og barselomsorgen.

Verktøyet kan benyttes nasjonalt, i kommunen, bydel, helsestasjon eller for et distrikt.

Formål og muligheter ved bruk av verktøyet

Formålet med verktøyet er:

• å bidra til bedre planlegging av jordmortjenesten
• synliggjøre oppgavene omfattet av Nasjonal faglig retningslinje for svangerskapsomsorgen og Nasjonal faglig retningslinje for barselomsorgen
• skape større bevissthet om hva tjenesten bruker tiden sin på

Verktøyet viser anbefalt tidsbruk på ulike oppgaver, og kan brukes til å vise hva tjenesten bruker tid på per i dag. I tillegg kan det være hensiktsmessig å lage en versjon for å beregne tidsbruk på oppgaver som ikke blir gjort, men som ønskes gjennomført. Tjenesten kan laste ned så mange kopier av verktøyet det ønsker for å skissere ulike situasjoner.

Grunnlag for beregningene i verktøyet er antall gravide som følges av tjenesten og antall fødte barn i kommunen. Helsedirektoratet har i samarbeid med tjenesten estimert et gjennomsnittlig tidsbruk ved de anbefalte konsultasjoner i basisprogrammet inkludert hjemmebesøk etter fødsel samt behov for ekstra oppfølging. Den enkelte tjeneste må likevel vurdere hvordan oppgavene ivaretas best hos seg, og legge inn tidsestimat som gjenspeiler kommunens befolkningssammensetning og geografiske forskjeller best mulig. Det kan være en fordel at leder og jordmor samarbeider om utfylling av verktøyet.

Kilder til beregningsgrunnlag

Kilder til innsamling av data om antall gravide, nyfødte og barselkvinner kan være i tjenestens egne journalsystemer eller Statistisk sentralbyrå (SSB):

• antall innskrevne gravide som har møtt til svangerskapskontroll
• hjemmebesøk av jordmor (Kommune stat rapportering (KOSTRA) og kommunalt pasient- og brukerregister (KPR)
• totalt antall fødte i løpet av året i kommune/bydel som tilhører helsestasjon

Antall innskrevne gravide kan være både høyrere og lavere enn antall fødte barn. Årsakene kan være flerfødsler, tilflytting/utflytting, dødfødsler og oppfølging av gravide som aborterer. Antall fødte barn vil ivareta flerfødsler og ekstra tidsbehov.

Det er lagt til grunn at ett årsverk med arbeidsuker på 37,5 timer for jordmor og kontorfaglig personell utgjør 1688 timer totalt. Denne beregningen er basert på tall fra SSB og tar høyde for ferie og helligdager.

Kontorfaglig personell

Kontorfaglig personell er ofte autorisert helsesekretær eller har annen kontorfaglig bakgrunn. Når tjenestens tallgrunnlag er satt inn, vil verktøyet beregne et behov for kontorfaglig personell. Hvert jordmorårsverk gir grunnlag for 0,20 årsverk kontorfaglig personell

Relevante arbeidsoppgaver er for eksempel:

• bemanne resepsjonen
• brukerstøtte for IKT
• oppfølging av journalsystem og digital kommunikasjon (Digi-helsestasjon m.m.)
• økonomioppgaver
• laboratorietjenester

Der det mangler kontorfaglig personell, må tjenesten beregne økt ressurs hos jordmor for å dekke inn behovet.

Hva verktøyet ikke omfatter

• Tidsbruk til fag- og lederoppgaver.
• Fravær ved for eksempel sykdom, ekstra ferie og permisjoner. Tjenesten må selv vurdere om fraværet hos de ansatte påvirker tilbudet til målgruppen og gjennomføring av de lovpålagte og anbefalte oppgavene.
• Oppgaver som for eksempel følgetjeneste med vaktberedskap, helsestasjon for ungdom (HFU) og deltagelse i prosjekter. Hvis jordmor for eksempel jobber på HFU, skal tidsbruken beregnes utenom verktøyet.

Hvordan fyller du ut verktøyet?

Last ned verktøy for beregning av bemanning i jordmortjenesten (xlsx)

Trykk på lenken, last ned skjema på egen maskin og aktiver redigering. Lagre deretter dokumentet på egen maskin, og gjerne med dato for kunne å følge med på historikk.

Informasjonen under har samme inndeling og rekkefølge som verktøyet, og gir forklaringer om hvordan det skal fylles ut.

Beregning av egen tidsbruk

Tjenesten fyller ut egen tid og antall konsultasjoner i blå kolonner. Egen tidsbruk på konsultasjoner og antall gjennomførte konsultasjoner kan baseres på gjennomsnittsberegninger både når det gjelder tidsbruk på konsultasjoner og hvor mange konsultasjoner som blir gjennomført i egen tjeneste.

Beregningsgrunnlag (1)

1.2 Antall innskrevne gravide som følges helt eller delvis av jordmor

I verktøyet fylles det ut antall gravide som følges på helsestasjonen. Den gravide kan selv velge oppfølging, enten hos jordmor, fastlege eller begge. Antall gravide som følges på helsestasjonen blir derfor en andel av totalantallet gravide i kommunen/bydelen. Ved planlegging av drift kan antall gravide justeres dersom tjenesten forventer økning eller nedgang sammenlignet med tidligere år. Verktøyet kan også brukes til å beregne bemanningsbehov ved en økning av andel gravide som kan følges på helsestasjonen.

1.3 Totalt antall fødte

Antall fødte barn (inkluderer flerfødsler) legges inn i verktøyet og er beregningsgrunnlaget for hjemmebesøk av jordmor. Hjemmebesøk av jordmor skal tilbys alle bosatte i kommunen som har født. For at verktøyet skal ivareta ekstra tidsbruk ved hjemmebesøk på flerfødsler, må antall fødte barn legges i inn i kolonne 1.3.

Basisprogrammet (2)

2.2 Helsedirektoratets tidsberegning

Helsedirektoratets gjennomsnittsberegninger av tidsbruk per konsultasjon er beregnet i samarbeid med fagmiljøene. Det er viktig å merke seg at den anbefalte tidsberegningen inkluderer tidsbruk til selve konsultasjonene, og tid til for- og etterarbeid som inkluderer dokumentasjon, praktisk tilrettelegging, finne frem utstyr, rydde klargjøre mm.

Verktøyet har følgende tidsberegninger for de ulike konsultasjonene som inkluderer for- og etterarbeid:

Førstekonsultasjon

Til den gravides første konsultasjon på helsestasjonen beregnes det 75 minutter, 60 minutter konsultasjon og 15 minutter til for- og etterarbeid. Det skal settes av 75 minutter som registreres som en førstekonsultasjon uavhengig av i hvilken svangerskapsuke den gravide kommer til helsestasjonen for første gang.

Standardkonsultasjon

Standardkonsultasjon: 40 minutter = 30 minutter konsultasjon, og 10 min til for- og etterarbeid / dokumentasjon.

Faste temaer

Alle gravide skal få veiledning om tre faste temaer; fødselsforberedelse, amming og foreldrerollen. Det er satt av 15 minutter til hvert av temaene, til sammen 45 minutter. Denne tiden er en fast verdi til alle som får oppfølging av jordmor.

Hjemmebesøk

Hjemmebesøk: 150 minutter = 60 minutter til konsultasjon i hjemmet, 30 min til for- og etterarbeid, og 60 minutter til reise tur/retur. Verktøyet beregner at alle fødte barn i en kommune får hjemmebesøk fordi det er en anbefalt oppgave.

2.3 Eget gjennomsnittstidsbruk per konsultasjon inkludert for og etterarbeid

Husk å vurdere følgende faktorers betydning ved egen tidsberegning:

• sosioøkonomisk befolkningssammensetning i kommune/bydel
• geografiske forhold som for eksempel lang reisevei til hjemmebesøk
• liten tilgang til kommunale støtteressurser

Ekstrabehov (3)

3.1 Type ekstra konsultasjon

Ekstrakonsultasjoner basert på individuelle behov

I svangerskaps- og barseltid kan gravide ha behov for ekstra oppfølging. I verktøyet kan man fylle ut hvor mange ekstrakonsultasjoner som gjennomføres i tjenesten i løpet av et år. Verktøyet beregner 40 minutter per ekstrakonsultasjon, inkludert for- og etterarbeid.

• Ved behov for dobbeltkonsultasjoner bør disse registreres som en standard konsultasjon og i tillegg en ekstrakonsultasjon. Det vil gjøre det lettere å hente ut data på antall ekstrakonsultasjoner av alle gravide som følges av jordmor.
• Telefonkonsultasjoner med råd og veiledning bør registreres som en uplanlagt/ekstra konsultasjon i journal, og telles som ekstra konsultasjon i verktøyet.
• Noen familier kan ha behov for ekstra hjemmebesøk. For å ivareta tidsberegningen for disse, kan de legges inn i blå kolonne (2.3) for antall gjennomførte hjemmebesøk. For noen kommuner kan det føre til at de har mer enn 100% utførte hjemmebesøk. Verktøyet ivaretar uansett dette antallet i beregningene.

Bruk av tolk

Når det er nødvendig for å sikre at gravide og familier med annet språk eller nedsatt hørsel får den oppfølgingen de har krav på, skal det benyttes tolk i konsultasjonene.

Samtale med tolk tar lengre tid enn en samtale uten tolk. Sett derfor av lengre tid og bestill tolk for hele denne tiden. Tolken skal være med fra start til slutt. Ved bruk av tolk er det beregnet 60 minutter ekstra per konsultasjon. Tidsberegningen for tolkebruk er et gjennomsnitt av alle konsultasjonene i basisprogrammet, ettersom konsultasjonstidene varierer. Denne tiden ivaretar ekstra tidsbruk under konsultasjonen, ekstra tid til forarbeid som bestilling av tolk mm.

Tjenesten legger inn et gjennomsnittlig antall tolkesamtaler per år. Dette kan beregnes ut fra enten andel gravide eller familier med tolkebehov, eller antall gjennomførte samtaler de siste årene.

Innsetting av langtidsvirkende reversible prevensjonsmidler (LARC) på etterkontroll

Ved innsetting av LARC, må det beregnes ekstra tid i tillegg til vanlig tidsbruk på etterkontroll etter fødsel. Prosedyren ved innsetting er estimert til 30 minutter. Gjennomsnittlig antall som får LARC på etterkontrollen legges inn i verktøyet.

Andre anbefalte oppgaver (4)

Lovverket gir tydelig krav om en faglig forsvarlig tjeneste som medfører at det bør settes av tid til kompetanseheving, befolkningsrettet arbeid og andre administrative oppgaver.

Tabellen under viser hvilken stillingsandel som anbefales til oppgavene kompetanseheving, befolkningsrettet arbeid og administrative oppgaver. I tillegg viser den hvor mange timer dette utgjør i 100 prosent og 50 prosent stilling.

Tidsbruk til disse oppgavene kan variere i perioder. Det kan derfor være lurt å vurdere gjennomsnittlig bruk av tid i løpet av halvt eller et helt år. Ved bruk av mer eller mindre tid enn den anbefalte tidsbruken kan den faktiske prosentandelen skrives i kolonne 4.3.

Kompetanseheving

Det inngår i kommunens styringssystem å ha oversikt over medarbeidernes kompetanse og sørge for at de har nødvendig kunnskap og kompetanse i det aktuelle fagfeltet jfr. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6 og 7 (lovdata.no). Det er derfor nødvendig å sette av tid til at de ansatte kan tilegne seg ny kunnskap og opprettholde kompetanse, for eksempel gjennom kurs eller veiledning, samt veiledning av studenter i praksis.

Eksempler på kompetanseheving

• tid til faglig oppdatering, fagmøter
• utarbeide og oppdatere fagprosedyrer
• veiledning, kollegaveiledning
• kurs, videreutdanning, spesialisering
• erfaring- og kunnskapsoverføring
• prosjekter
• studentveiledning

Befolkningsrettet arbeid

Forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjenesten pålegger oppgaver av mer befolkningsrettet karakter (lovdata.no) og helsestasjonen er en del av kommunens helsefremmende og forebyggende tjenester og tilbyr universelle tilbud til befolkningen. Typen oppgaver som inngår i kategorien «befolkningsrettet arbeid» vil kunne variere fra helsestasjon til helsestasjon.

Eksempler på befolkningsrettet arbeid

• tilgjengelig og synlig tjeneste, eks «åpent tilbud til befolkningen»
• systemsamarbeid med andre aktører som fastlege, andre kommunale tjenester, frivillig tilbud, spesialisthelsetjenesten, NAV og barnevern m.m.
• informasjon om tjenesten på ulike arenaer, forvalte nettsider
• tiltak for å sikre brukermedvirkning

Administrative oppgaver

Det er behov for å sette av tid til å gjøre ulike administrative oppgaver for alle de ansatte på helsestasjonen. Administrative oppgaver kan både inkludere tradisjonell kontortid, og tid til interne møter. Helsestasjonen må vurdere hvilke oppgaver alle de ansatte bidrar inn i, og beregne hvor stor andel av stillingene som bør settes av for den enkelte. For eksempel vil en ansatt med HMS-ansvar eller tillitsverv kunne ha behov for en større prosentandel til administrative oppgaver.

Eksempler på administrative oppgaver

• henvisninger, registrering av nye gravide, oppfølging av prøvesvar og epikriser, melde og følge opp avvik m.m.
• skrive barnevernsmeldinger, informasjonsskriv, attester og søknader
• organisering av tverrfaglig samarbeid ved oppfølging av gravide med sammensatte og særskilte behov
• sterilisering, laboratoriearbeid
• intern møtevirksomhet
• følge opp studenter

Resultat (5)

En 100 prosent stilling vises som 1.0 årsverk, og 0.9 årsverk tilsvarer 90 prosent stilling i tabellen.

Resultatet er veiledende. Helsedirektoratets anbefalinger er basert på et gjennomsnitt og gir en anbefaling på bemanningsbehov for å kunne ivareta oppgaver gitt i nasjonal faglig retningslinje for svangerskaps- og barselomsorgen.

Tjenesten må selv gjøre egne vurderinger av om det helhetlige helsetilbudet er tilstrekkelig, faglig forsvarlig gitt kommunens geografi, organisering av tjenestene, innbyggernes ressurser, utfordringer og behov og i tråd med nasjonale anbefalinger.

Utregninger i verktøyet

5.2 Bemanningsbehov basert på Helsedirektoratets anbefalinger

Her vises ressursbehovet for jordmor basert på hvor mange gravide tjenesten følger opp. Verktøyet beregner at alle gravide som følges opp i tjenesten får 45 minutter til faste temaer og at første konsultasjon er på 75 minutter. Beregningen tar videre utgangspunkt i at alle fødte tilbys hjemmebesøk av jordmor. Tjenesten egne tall på ekstrakonsultasjoner, antall gravide med behov for tolk, antall etterkontroller og Larc blir inkludert i Helsedirektoratets anbefalte bemanningsbehov.

Kontorfaglig personell regnes utfra jordmorbehovet. Det er anbefalt 20 prosent kontorfagligpersonell per 100 prosent jordmorstilling.

5.3 Bemanningsbehov basert på tjenestens tall/tjenestens ressursbruk

Utregningen av ressursbehov i tjenesten som er fylt ut i blå kolonne, er kun basert på egen tall fra tjenesten.

Ulike muligheter med verktøyet

Det kan lages flere versjon av verktøyet for å beregne ressursbehov ved økt fødselstall, tilflytting og oppgaver som ikke blir gjort per i dag, men som man ønsker å gjøre.

Kontakt

Har du spørsmål, ta kontakt med kristine.hartvedt@helsedir.no eller edle.fuglset.buer@helsedir.no