Gode rutiner for samarbeid med frivilligheten bidrar til forutsigbarhet og trygghet for alle parter. Når helse- og omsorgstjenesten samarbeider med frivilligheten om tilbud til pasienter og brukere, bør tjenesten derfor ha rutiner for å sikre at:
- frivillige tilbud gis som et supplement til nødvendige tjenester, ikke som en erstatning
- frivillige tilbud er innrettet på en forsvarlig måte
- pasienter og brukere har mulighet til å takke nei til frivillige tilbud og arrangementer
- nærmeste pårørende blir involvert hvis pasienten eller brukeren har en kognitiv svekkelse som påvirker vurderingsevnen
- pasienter eller brukere som mottar et tilbud der de er alene med en frivillig, forstår at de samhandler med en frivillig og er i stand til å formidle sine ønsker, opplevelser og behov
- helse- og omsorgspersonell ikke deler taushetsbelagt informasjon med frivillige uten at det foreligger samtykke eller et annet unntak fra taushetsplikten
- frivillige underskriver taushetsavtaler
- frivillige får nødvendig opplæring og veiledning
- ansatte får nødvendig opplæring og veiledning om samhandling med frivillige
- det er system for tilbakemelding og evaluering av samhandling med frivillige
Den aktuelle virksomheten bør utarbeide en samarbeidsavtale for samarbeidet med frivilligheten om tilbud til pasienter, brukere og ev. pårørende. Avtalen bør klargjøre roller, tidsbruk, konkretisering av tilbudet som skal gis, økonomi, oppfølging og forankring i kommunen, sykehuset eller institusjonen, samt rutiner for varsling, evalueringer og veiledning. Samarbeidsavtalen bør evalueres av begge parter etter en avtalt periode. Punkter i avtalen kan være:
- kontaktpersoner i virksomheten og den frivillige organisasjonen
- ansvarlig for rekruttering, opplæring og oppfølging av frivillige
- melding og oppfølging av avvik og klager
- eventuelle behov for forsikring. se: Forsikring for frivillige organisasjoner (Frivillighetnorge.no).
- rutiner for ev. utgiftsdekning
Hvis helse- og omsorgstjenesten ikke samarbeider med en frivillig organisasjon, men rekrutterer frivillige direkte selv, bør de også ha rutiner som sikrer opplæring, egnethetsvurdering, taushetsavtaler og annet selv.