I motsetning til ved helsehjelp, er det ikke noe nedfelt krav om at en pasient eller bruker har samtykkekompetanse for å takke ja eller si nei til et frivillig tilbud. Det er likevel viktig å undersøke om pasient eller bruker selv ønsker å ta imot eller delta på et frivillig tilbud. Når helse- og omsorgstjenesten inviterer frivillige til å delta i aktiviteter på sykehjem eller i omsorgsbolig, er det viktig at virksomheten vurderer om deltakelse er forsvarlig for hver enkelt. Målet er å sikre at alle deltakere får en positiv og trygg opplevelse.
Når en pasient eller bruker har nedsatt kognitiv funksjon som påvirker evnen til å vurdere eller uttrykke sine ønsker, er det viktig å involvere nærmeste pårørende for å sikre at pasientens eller brukerens interesser ivaretas. Ved gjentakende aktiviteter er det vanligvis ikke behov for å involvere pårørende hver gang, med mindre det skjer endringer i pasientens eller brukerens tilstand. Ved slike endringer bør tjenesten vurdere deltakelsen på nytt og eventuelt involvere pårørende for å sikre at deltakelsen fortsatt er til det beste for pasienten eller brukeren.
Hvis de frivillige er til stede i virksomhetens fellesarealer og beveger seg blant pasienter, brukere og pårørende, bør det gis generell informasjon om det, for eksempel i et informasjonsskriv. Nærmere avklaringer med pårørende er ikke nødvendig hvis det ikke skal arrangeres bestemte tilbud eller aktiviteter for den enkelte, med mindre de frivillige gis tilgang til opplysninger omfattet av taushetsplikt.
I institusjoner bør det så langt som mulig legges til rette for at personer som ikke ønsker å delta på fellesarrangementer med frivillige har mulighet til å skjerme seg uten å måtte være på rommet.