Når det fattes vedtak om tvungen observasjon eller tvungent psykisk helsevern, skal kontrollkommisjonen underrettes med kopi av vedtakene og underlagsdokumentene. Med underlagsdokumenter siktes det til henvisning til og eventuell begjæring om tvungen observasjon eller tvungent vern, jf. psykisk helsevernloven § 3-8 første ledd og forskriften § 57, og journalnotater med begrunnelsen for vedtaket, dersom begrunnelsen ikke fremgår av selve vedtaket.
Den enkelte kontrollkommisjon kan inngå avtaler med institusjonen om de nærmere rutiner for overleveringen av dokumentene. For eksempel kan det, dersom kommisjonen holder jevnlige og hyppige møter ved institusjonen, være mest hensiktsmessig at dokumentene mottas i denne forbindelse istedenfor at de sendes pr. post. Det kan også gjøres ved at kommisjonen gis tilgang til dokumentene i elektronisk pasientjournal ved institusjonen, se Tilgang til og innhenting av opplysninger.
På bakgrunn av dokumentene skal kontrollkommisjonen så snart som mulig kontrollere at lovens krav til fremgangsmåte ved etablering av tvungen observasjon eller tvungent psykisk helsevern er fulgt, og at de grunnleggende vilkårene for etablering er vurdert.
I tilfeller der det først etableres tvungen observasjon og deretter tvungent psykisk helsevern for en pasient, skal kontrollkommisjonen foreta dokumentkontroll for begge vedtak.
Kommisjonen skal derimot ikke kontrollere
- vedtak om ikke å etablere tvungen observasjon eller tvungent psykisk helsevern
- vedtak om opphør av tvungen observasjon og tvungent psykisk helsevern, jf. psykisk helsevernloven § 3-7
Kommisjonen må kontrollere om det foreligger uttalelse fra uavhengig lege, jf. psykisk helsevernloven § 3-1 og eventuelt begjæring om tvungent psykisk helsevern, jf. psykisk helsevernloven § 3-6. Det må videre kontrolleres om det er foretatt ny legeundersøkelse på institusjonen, og om pasienten og eventuelt andre er gitt anledning til å uttale seg, jf. psykisk helsevernloven § 3-9.
Kommisjonen skal også forvisse seg om at den faglig ansvarlige legen har foretatt en vurdering av om vilkårene for tvungent psykisk helsevern er oppfylt, dvs. om frivillig behandling er forsøkt eller vurdert formålsløst, om grunnvilkår og tilleggsvilkår er oppfylt, om samtykkekompetanse er vurdert, at det er gjort en helhetsvurdering mv. Det er ikke tilstrekkelig at det er krysset av i et vedtaksskjema for at vilkårene er oppfylt - det må også foreligge en begrunnelse som viser hvilken vurdering som er gjort.
Sivilombudets torturforebyggingsenhet har i flere av sine besøksrapporter til psykiatriske avdelinger kritisert mangelfulle etableringsrutiner og begrunnelser for vedtak om tvungent vern. Særlig har ombudsmannen påpekt manglende informasjon til pasient og pårørende om at det er fattet vedtak og manglende informasjon om begrunnelsen. Ombudsmannen har også hatt bemerkninger til vurdering av etableringsvilkårene, herunder gjentatte vedtak om tvungent vern på grunnlag en midlertidig diagnose, samt manglende redegjørelse for om og hvordan forsøk med frivillig behandling er gjort.
Dersom det foreligger mangler (innholdsmangler eller tilblivelsesmangler) ved et etableringsvedtak, kan det kjennes ugyldig. Dette fremgår også av psykisk helsevernforskriften § 57, der det heter at vedtaket kan kjennes ugyldig dersom det inneholder alvorlige formelle eller materielle feil.
Innholdsmangler kan for eksempel være at vedtaket bygger på uriktig faktum eller utenforliggende hensyn. Slike feil vil ofte medføre ugyldighet.
Eksempler på mangler som kan føre til ugyldighet, er at vedtak om tvungent psykisk helsevern er truffet i strid med konverteringsforbudet, jf. psykisk helsevernloven § 3-4 eller at det foreligger betydelige mangler ved undersøkelsen gjort av uavhengig lege, jf. psykisk helsevernloven § 3-1.
Tilblivelsesmangler knytter seg til saksbehandlingen. Ikke enhver tilblivelsesmangel vil medføre ugyldighet. Det vises til forvaltningsloven § 41 som sier at vedtak «likevel er gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold.» Mindre formelle feil som manglende underskrift eller uriktig paragrafhenvisning er eksempel på slike feil, som bør tas opp med faglig ansvarlig og rettes opp i dialog med denne. Ved mangelfull begrunnelse bør kommisjonen avklare med faglig ansvarlig om det er nedtegnelsen som er mangelfull eller om det er vurderingen av vilkårene i seg selv som er mangelfull.
Dersom kontrollkommisjonen kommer til at vedtaket må kjennes ugyldig, blir konsekvensen at det tvungne vernet opphører. Mal for vedtak finnes HER. Etter kontrollkommisjonens vedtak om opphør pga. ugyldighet, må tvungent vern må eventuelt etableres på nytt av institusjonen.
Det fremgår av ordlyden i § 57 annet ledd at dokumentkontrollen foretas på bakgrunn av de fremlagte dokumenter, og at det ikke er forventet at kommisjonen selv skal ta kontakt med pasienten. Kommisjonen bør imidlertid ta kontakt med pasienten og gi vedkommende anledning til å uttale seg før et vedtak kjennes ugyldig, med mindre dette er åpenbart unødvendig.
Opphørsvedtak skal være skriftlig og begrunnet. Pasienten og faglig ansvarlig, samt den som eventuelt handler på pasientens vegne, skal så snart som mulig ha kopi av vedtaket.
Det er ikke krav om at dokumentkontrollen foretas av fulltallig kommisjon i møte. Leder beslutter hvem som foretar kontrollen og om det skjer i eller utenfor møte. Tvilssaker må drøftes. Vedtak om å kjenne etableringsvedtak ugyldig treffes av leder, som beslutter om flere medlemmer skal involveres.