Når kontrollkommisjonen behandler en sak som gjelder en konkret pasient, skal pasienten informeres om dette og om sine rettigheter i denne forbindelse
Melding til pasienten skal være skriftlig, jf. forvaltningsloven §§ 16 og 27. Meldinger kan sendes elektronisk såfremt pasienten har samtykket til det og det er benyttet en betryggende metode for å sikre konfidensialitet. Epost må anonymiseres, dvs. ikke inneholde navn fødselsnummer og institusjonsnavn. Kontrollkommisjonen må forsikre seg om at eposten har nådd pasienten, og bør derfor be pasienten om å bekrefte at den er mottatt.
Kommisjonen bør forvisse seg om at pasienten forstår meldingens innhold. I tilfeller der det er grunn til å tro at det er behov for det, bør kommisjonen sørge for at pasienten gis en nærmere forklaring av innholdet og konsekvensene av det. Forklaringen bør gis av kommisjonens leder eller pasientens advokat. Det kan være uheldig dersom slik forklaring gis av institusjonen, da dette kan svekke pasientens tillit til kommisjonen som et uavhengig organ.
En del pasienter vil ha problemer med å forstå skriftlige og/eller norskspråklige meldinger. Kontrollkommisjonens veiledningsplikt, jf. forvaltningsloven § 11, og plikt til å opplyse saken så godt som mulig, jf. forvaltningsloven § 17, innebærer at pasienten må få veiledning om innholdet på en måte som gjør at vedkommende kan forstå innholdet og hvilke rettigheter og plikter som følger av det, om nødvendig ved hjelp av tolk. Se for øvrig Tolketjenester i helse- og omsorgstjenesten. Bruk av tolk i klagesaksmøter er omtalt under Fri rettshjelp og informasjon om adgangen til rettslig prøving.