Virksomheter i helse- og omsorgstjenesten bør utarbeide egne retningslinjer, rutiner og informasjonsmateriell. Retningslinjer og rutiner bør bygge på dette rundskrivet, og være tilpasset behovene i den enkelte virksomhet. Målet med retningslinjer og rutinene bør være at helsepersonell og andre ansatte i størst mulig grad opplever trygghet i sin arbeidshverdag, samtidig som de i nødvendig utstrekning tilrettelegger for at pasienters, brukeres, pårørendes og omgivelsenes ønsker og behov blir forsvarlig ivaretatt. Rutinene bør sikre forsvarlig beslutningstaking, herunder på hvilket nivå og på hvilken måte ulike beslutninger skal tas.
Lokale rutiner og retningslinjer må være rettslig forankret i kravet til forsvarlig drift, herunder taushetsplikten, det helserettslige forsvarlighetskravet og/eller retten til et forsvarlig arbeidsmiljø slik dette rundskrivet beskriver.
Det bør utarbeides informasjon om virksomhetens publikumsrettede føringer om fotografering, filming og lydopptak i lokalene i form av godt synlige oppslag, foldere mv., samt informasjon på virksomhetens nettsider. Informasjonen bør også inneholde en kort begrunnelse.