5.1 Problemstilling 1: Er mottakernes organisering, retningslinjer, kapasitet og systemer tilstrekkelige til å oppfylle økonomireglementets krav?
Oppfølging av tilskuddet
Kontrollen viste at tilskuddsordningens årshjul ligger til grunn for oppfølgingen av tilskuddet. Organisasjonene skriver og sender inn søknad innen søknadsfristen (vanligvis 1. desember). Deretter venter organisasjonene på vedtak i årets første måneder. For mange av organisasjonene var det mye usikkerhet frem til Helsedirektoratets vedtak.
Organisasjonene opplyste at de tilpasser budsjettpostene etter bevilgningen fra Helsedirektoratet, da de som regel får mindre enn det de har søkt om. Aktiviteten og bruken av tilskuddsmidler blir fulgt opp gjennom året ved å gå tilbake til søknaden og vurdere fremdriften opp mot tiltaksplanen.
Videre opplyste organisasjonene at de har de tekniske verktøyene de trenger for å følge opp tilskuddene. Den administrative kapasiteten i organisasjonene var likevel gjennomgående beskrevet som presset.
Sårbarhet ved langvarig fravær av nøkkelpersoner
Mange av organisasjonene opplyste at de er sårbare hvis sentrale nøkkelpersoner skulle bli borte over tid, noe som ville gå ut over driften av organisasjonen og oppfølging av tilskuddet. Organisasjonene hadde gjennomgående ikke skriftlige rutiner for hvordan de ville møte en slik situasjon.
5.2 Problemstilling 2: Sørger tilskuddsmottaker for at tilskuddsmidlene brukes i samsvar med formålet for ordningen og egen søknad?
Manglende og mangelfull skriftliggjøring av internkontrollen
Kontrollen viste at mottakerne i varierende grad hadde utarbeidet og tatt i bruk skriftlige retningslinjer om hvilke krav som stilles til bruk og oppfølging av tilskuddet. Dette gjelder blant annet retningslinjer for
- saksgangen i søknadsprosessen og rapporteringen av tilskudd
Organisasjonene hadde i liten grad utarbeidet skriftlige interne retningslinjer for å søke og rapportere på tilskuddet. En slik retningslinje, der krav tydeliggjøres, kan bidra til større etterlevelse av regelverk og likere praksis i organisasjonen.
- krav til habilitet
Organisasjonene hadde i varierende grad skriftliggjort og vurdert krav knyttet til habilitet i organisasjonen. Krav til habilitet skal bidra til at det ikke foreligger omstendigheter som er med på å svekke organisasjonens/sentrale personers upartiskhet i en bestemt sak.
- økonomihåndtering
Flere organisasjoner hadde mangelfull skriftliggjøring av hvilke rutiner som gjelder for å sikre god økonomiforvaltning og drift. Dette omfattet bl.a. mangelfulle skriftlige retningslinjer for rolledeling når det gjelder godkjenning og utbetaling av fakturerer.
- manglende skriftlige retningslinjer for innkjøp
Enkelte organisasjoner hadde ikke skriftliggjort retningslinjer for innkjøp. Noen organisasjoner hadde de imidlertid en praksis at innkjøp over en viss sum måtte behandles av styret. Flere av organisasjonene var av mindre størrelse, som ikke kjøpte større tjenester.
- varsling
Organisasjonene hadde i varierende grad skriftlige retningslinjer for varsling. Flere organisasjoner hadde retningslinjer for varsling for ansatte, men varsling for frivillige og brukere var hos flere av tilskuddsmottakerne ikke skriftliggjort, eventuelt ikke tilgjengeliggjort, f.eks. på nettsider eller i håndbøker.
Svakheter i rolledelingen knyttet til økonomi
Det var i flere organisasjoner betydelig personavhengighet i nøkkelroller. I enkelte organisasjoner var det én eller få personer som hadde sentrale roller, også når det gjaldt regnskap/økonomi. Rollene var dermed i liten grad fordelt mellom flere personer.
Utilfredsstillende fordeling av felleskostnader/administrative kostnader
Flere av organisasjonene mottok tilskuddsmidler fra andre tilskuddsforvaltere enn Helsedirektoratet, og hadde andre inntekter. Kontrollen viste at enkelte organisasjoner i stor grad belastet administrative kostnader (f.eks. husleie, telefon og kantine) på Helsedirektoratets tilskudd, til tross for at de burde vært splittet opp / kostnadsført på andre prosjekter. I de tilfellene der kostnadene ble
fordelt på flere prosjekt, var det i liten grad dokumentert hvordan fordelingen var gjort, f.eks. ved å benytte en fordelingsnøkkel.
Regnskap som ikke er i tråd med rapporteringskravene
Noen av organisasjonene etterlever ikke regelverkets krav om å levere et prosjektregnskap. Dette er imidlertid ikke i tråd med rapporteringskravene, da det ikke er mulig å følge kostnadene.
5.3 Problemstilling 3: Hvordan sørger tilskuddsmottaker for at rapportering på midlene er i samsvar med Helsedirektoratets krav?
Organisasjonene opplyste gjennomgående at de opplevde at rapporteringskravene var tydelige.
Flere organisasjoner opplyste at aktiviteten og bruken av tilskuddsmidler følges opp gjennom året ved å gå tilbake til søknaden og se på tiltaksplanen. Gjennom tilskuddsåret lages det et regnskap som til slutt går til revisor for gjennomgang. Rapporten til Helsedirektoratet skrives ut fra aktivitetene som er gjennomført og midler anvendt i løpet av året.