Anbefalingene tar utgangspunkt i gjennomgående funn i kontrollen. Organisasjonene anbefales å få på plass
- retningslinje(r) for å styrke internkontrollen
Formålet er å tydeliggjøre krav i organisasjonen knyttet til å søke og rapportere på tilskuddet. Retningslinjene kan bidra til mer lik saksbehandling internt i organisasjoner av en viss størrelse. Å få på plass en retningslinje vil kunne gjøre det lettere for en tredjeperson (ny medarbeider) å sette seg inn i arbeidet. Dette vil redusere sårbarheten hvis en nøkkelperson blir langvarig borte.
- skriftlig plan for å opprettholde aktivitet ved uplanlagt fravær av nøkkelpersoner
Organisasjonene bør sørge for en skriftlig plan for å opprettholde aktivitet ved uplanlagt fravær av nøkkelpersoner. Dette vil redusere sårbarhet og sikre fremdrift. Dette vil bli særlig viktig dersom det skulle bli nødvendig for noen å tre inn i en rolle på kort varsel.
- retningslinje for vurderinger av habilitet
Formålet med en slik retningslinje er å bidra til at det ikke foreligger omstendigheter som er med på å svekke organisasjonens etterlevelse av kravene om likebehandling og upartiskhet i en bestemt sak. Dette kan eksempelvis gjelde kjøp fra nærstående personer eller ved ansettelser.
- retningslinje for økonomihåndtering og innkjøp
Formålet med en slik retningslinje er å tydeliggjøre fordelingen av roller og ansvar. F.eks. bør utbetalinger over en viss størrelse gjøres av to personer, ved en funksjonsdeling. Dette vil redusere sårbarhet for eventuelt mislighold av midler ved at ikke en person kan utføre utbetalinger alene. En funksjonsdeling vil også redusere sårbarhet for eventuelle trusler utenfra organisasjonen.
- fordeling av felleskostnader (administrative kostnader)
Fordelingen av felleskostnader/administrative kostnader må kunne dokumenteres. Beregningen som ligger til grunn for fordelingen bør ligge som bilag i regnskapet, eller på annen hensiktsmessig måte. Tilskuddsmottaker skal kun rapportere inn den aktiviteten som er direkte knyttet til Helsedirektoratets tilskudd.
- regnskap levert i tråd med rapporteringskrav
Organisasjonene må opprette tilfredsstillende regnskapsrutiner for å sikre korrekt rapportering av regnskapet. Dette innebærer å føre et eget prosjektregnskap og ha etterprøvbare prinsipper for fordeling av kostnader. Det anbefales å ha en dialog med revisor for etablering av dette.
Tiltakene som iverksettes må tilpasses virksomhetens størrelse og egenart, og være praktisk gjennomførbare.