En rekke instanser er involvert gjennom året. Arbeidet starter gjerne i første kvartal, og avsluttes med votering i Europaparlamentet mot slutten av året, slik at ny arbeidsplan er klar for implementering fra og med januar.
Det er Kommisjonen som er sekretariat og forslagsstiller, og som tilrettelegger innspillsmøter. Kommisjonen har etablert flere ekspertgrupper som konsulteres og gir råd. Innen folkehelse deltar ministeriene i ekspertgruppen Public Health Expert Group, som også har egne undergrupper som jobber med blant annet ikke-smittsomme sykdommer, kreft, vaksinasjon og mentale helse. For e-helse er eHealth Network etablert som en høynivågruppe med en rekke tilhørende tekniske arbeidsgrupper. Gruppen er en arena for gjensidig orientering, og frivillig samarbeid, og utvikler bl.a. retningslinjer. Her deltar landenes ministerier. For helsesystemer og personellområdet er det etablert en faglig ekspertgruppe kalt Health System Performance Assessment. Gruppen er mindre formell enn de to øvrige, men har deltakelse både fra ministerier, direktorater og akademia. Disse ekspertgruppene fungerer som informasjonskanal for Kommisjonen, som legger frem arbeid med ny policy, status for programgjennomføring på respektive områder, og fremmer diskusjon om særskilte tema. Kommisjonen bruker ekspertgruppene til å innhente landenes synspunkter, både i form av spørreundersøkelser og direkte kommentarer i møtene. Medlemslandene, på sin side, har mulighet til å stille spørsmål og fremme forslag, bl.a. forslag til nye innsatsområder for helseprogrammet. Ekspertgruppene møtes med ulik frekvens, men som minimum to ganger årlig.
Tegningen under er en forenklet illustrasjon av arbeidet med å utvikle de årlige arbeidsplanene for EU4Health. I arbeidsplanen beskrives politisk kontekst, prioriteringer og strategisk innretting for utlysningene som kommer gjennom året.
Omtrent midt i året gjennomfører Kommisjonen en åpen høring om EU4Health. Både enkeltindivider og organisasjoner kan svare, uavhengig av sektortilhørighet.
Diskusjonen med og mellom medlemslandene foregår i styringsgruppen for EU4Health, som møtes om lag tre ganger årlig. Helse- og omsorgsdepartementet er norsk representant, og Helsedirektoratet bisitter. I møtene gjennomgås status på programgjennomføringen, og Kommisjonen legger frem forslag til nye arbeidsplaner til diskusjon. Utkast sendes så videre til Programkomiteen, der Helse- og omsorgsdepartementet representerer Norge som observatør med talerett. Det er programkomiteen som stemmer over endelig forslag til arbeidsplan, før det besluttes av Kommisjonen.
Når arbeidsplanen er vedtatt, er det EU-byrået European Health and Digital Executive Agency (HaDEA) som forvalter årets budsjett, behandler utlysninger og søknader og foretar utbetalinger og overser aktivitet på helseprogrammet. Midlene fordeles og aktivitet foregår som tidligere nevnt som myndighetssamarbeid, åpne prosjektutlysninger og anbudskonkurranser. Disse samarbeidene er i seg selv en viktig kilde til nye prosjektforslag. En fast leveranse i EU-samarbeidene er arbeidspakken Sustainability som skal peke fremover, på hvordan resultater kan videreføres og integreres i nasjonal og EU-politikk. Det er ikke uvanlig å her peke på behov for å videreføre samarbeidet gjennom nye utlysninger.
Dersom Norge skal søke påvirkning av de årlige arbeidsplanene for EU4Health, er instansene i tegningen over viktige kanaler.[15] Det er i den forbindelse sentralt å merke seg at selv om Norge er et EØS-land, deltar vi i alle de mørkeblå boksene på tegningen, dvs. at vi er til stede og har mulighet til å fremme forslag på langt de fleste arenaer for EU4Health.
[16] Merk at dette ikke er en komplett illustrasjon. På enkelte satsingsområder er det etablert egne grupper, som f.eks. har HERA et eget "styre", der Kommisjonen legger frem forslag til budsjett innen EU4Health, og konsulterer medlemslandene.