Beredskapsøvelse – brann og evakuering fra kommunal institusjon

Diskusjonsøvelse – brann og evakuering fra kommunal institusjon

Øvelsen tar utgangspunkt i en brann som oppstår i et bemannet helsetun/omsorgssenter i kommunen. Hendelsen innebærer behov for rask evakuering av sårbare beboere, samtidig som den får store konsekvenser for den videre driften av helse‑ og omsorgstjenestene.

Scenarioet er lagt opp for å gi deltakerne anledning til å diskutere akutt håndtering, evakuering, samhandling mellom kriseledelse, virksomhet ledere og nødetater, informasjon til pårørende, midlertidig innkvartering og kommunal kriseledelse, samt konsekvenser av at institusjonen helt eller delvis settes ut av drift over tid.

Scenario

Kommunen har ett eller flere helsetun eller omsorgssentre med døgnbemanning. Byggene er seksjonert av hensyn til brannsikkerhet, og det gjennomføres jevnlige branntilsyn og årlige brannøvelser. Enkelte bygninger er helsprinklet. Beboerne er i hovedsak eldre og pleietrengende med begrenset evne til å evakuere på egen hånd.

Del 1: Første seks timer

En ettermiddag oppstår det brann ved et kommunalt helsetun eller et omsorgssenter. Brannalarmen utløses, og ansatte starter evakuering av beboere i henhold til gjeldende rutiner. Nødetatene er på vei.

Da kommunens ledelse varsles, er ikke alle beboere evakuert. Flere har behov for bistand under evakuering. Brannen er ikke under kontroll og røyk sprer seg inne i bygget. Pårørende tar kontakt med institusjonen og kommunen.

Spørsmål til diskusjon. Bruk disse i alle fasene i øvelsen:

Gode råd – del 1

• Avklar hvordan evakueringen skal skje og hvem som har ansvar lokalt på stedet.
• Prioriter tiltak for å sikre at kommunen er i stand til å håndtere akutte helsehendelser i fasen med evakuering.
• Etabler tidlig kontakt mellom institusjon, innsatsleder og kommuneledelse.
• Sikre tydelig ansvarsfordeling.
• Sørg for tidlig informasjon til egne ansatte, beboere, pårørende og media.
• Dokumenter erfaringer.

Del 2: Eskalering (6–12 timer)

Brannen blir slukket, men det blir raskt klart at deler av bygget ikke kan tas i bruk før videre undersøkelser er gjennomført. Flere beboere må derfor være evakuert over tid.

Beboerne blir midlertidig plassert på andre helsetun eller omsorgssentre i kommunen. Dette gir press på kapasiteten på disse institusjonene. Legekontor og legevakt som er i samme bygg som institusjonen der det var brann, må få nye lokaler og har redusert kapasitet i forbindelse med flytting.

Pårørende er urolige og etterspør informasjon om helsetilstanden til sine slektninger og planene videre.

Gode råd – del 2

• Avklar hvordan dere organiserer midlertidig innkvartering og oppfølging av evakuerte beboere?
• Planlegg tidlig for langvarig evakuering.
• Avklar hvordan kommunen kan opprettholde fastlege- og legevakttilbudet og hva kan dere gjøre for å sikre at kapasiteten blir brukt på det som ikke kan vente. Finnes det alternative ressurser som kan bistå legekontoret og legevakten med vurdering av pasientene som ønsker time?
• Prioriter kontinuitet i pleie og medisinsk oppfølging.
• Etabler kontaktpunkter for pårørende og informer aktivt om disse.
• Lytt til beboere, pårørende og egne ansatte og innbyggere. Gi oppdatert informasjon og konkrete råd.
• Samordne informasjon internt og eksternt.
• Dokumenter erfaringer.

Del 3: Samtidighetsproblematikk og ressursbelastning

Evakueringen får betydelige ringvirkninger. Kommunen opplever press på personell, og kapasiteten i helse‑ og omsorgstjenestene er redusert. Det blir vanskeligere å ta imot utskrivningsklare pasienter fra sykehus.

Samtidig må kommunen håndtere drift av legekontor og legevakt med midlertidige løsninger. Media stiller spørsmål om beredskap, brannsikkerhet og kapasitet.

Gode råd – del 3

• Avklar hvordan kommunen prioriterer ressurser når kapasiteten er redusert over tid.
• Avklar hvordan kommunen samhandler med spesialisthelsetjenesten og andre i denne situasjonen.
• Drøft hvordan dere støtter ansatte og ledere i slike situasjoner.
• Avklar når og hvordan bør dere involvere statsforvalteren.
• Vurder om det er andre ressurser i kommunen eller i nabokommuner som kan benyttes og spør spesialisthelsetjenesten om hva de kan bidra med.
• Dokumenter erfaringer. 

Del 4: Normalisering

Situasjonen er avklart, og dere legger planer for å flytte pasienter tilbake eller andre varige løsninger. Samtidig er det klart at hendelsen vil ha konsekvenser for kommunen over tid, både økonomisk og organisatorisk.

Gode råd – del 4

• Involverte ansatte bør ha systematisk psykososial oppfølging.
• Drøft hvordan kommunen kan og bør samarbeide med pårørende ved slike hendelser.

Avslutning, evaluering og forbedring

Vi håper dere nå har hatt noen spennende og oppklarende diskusjoner og at øvelsen var nyttig. 

Etter diskusjonsøvelsen anbefaler vi å gjøre en evaluering.

Bruk enkle spørsmål:

• Hva har vi lært? Hva er vi gode på? Hva kan vi bli bedre på? 

• Hva trenger vi å gjøre om på, eller få på plass?

• Er det noe vi trenger å diskutere og avklare nærmere internt hos oss eller sammen med andre?

Følg opp øvelsen:

• Hva skal vi prioritere å gjøre? Hva er viktigst? Hvem følger opp? Når?

• Bør vi, for eksempel:
  • Endre på risiko- og sårbarhetsanalysene våre?
  • Gjøre om på noe i beredskapsplanene, tiltakskort eller rutiner?
  • Gjøre noe for å styrke vår kapasitet og kompetanse?

• Bør vi dele våre erfaringer med andre i og utenfor egen organisasjon, og bør vi eventuelt gjennomgå hvordan vi samhandler med andre før og under slike hendelser?

Hvis du har tilbakemeldinger på øvelsen, gode diskusjonsøvelser du ønsker å dele med oss, eller innspill til andre temaer som vi bør lage øvelser for, ta gjerne kontakt med Helsedirektoratet på: beredskapsverktoy@helsedir.no