Om øvelsen
Type øvelse: Diskusjonsøvelse
Tidsbruk: 2 timer
Passer for: Kommunale virksomheter
Målgrupper: Kommunens kriseledelse, beredskapsledere og -koordinatorer, kommuneoverleger og ledere i helse- og omsorgstjenesten, herunder ledere for allmennlegetjenesten og legevakt, relevante ansatte i virksomhetene.
Diskusjonsøvelse - bortfall av elektronisk pasientjournal
Øvelsen tar utgangspunkt i en situasjon der kommunens elektroniske pasientjournalsystem (EPJ) blir utilgjengelig over tid. Hendelsen skaper betydelige utfordringer for kommunens helse- og omsorgstjenester, særlig knyttet til pasientsikkerhet, dokumentasjon, medikamenthåndtering, samhandling og informasjonsdeling.
Scenarioet er lagt opp med tanke på at deltakerne skal diskutere tidlige beslutninger, ansvar, prioriteringer og informasjon ved svikt i kritiske digitale systemer.
Scenario
Kommunen drifter sitt EPJ-system i samarbeid med ekstern leverandør. De siste årene har helse- og omsorgstjenestene blitt effektivisert ved hjelp av digital hjemmeoppfølging og økt bruk av velferdsteknologi. Helse- og omsorgstjenestene fungerer som normalt, og kommunen er i stabil drift.
Del 1
Tirsdag morgen melder ansatte i hjemmesykepleien at de ikke får logget inn i EPJ-systemet via nettbrettene sine. Kort tid etter rapporterer også sykehjem, legevakt og tildelingskontor om tilsvarende problemer. Fastlegen(e) i kommunen har en annen EPJ-leverandør og rapporterer om at deres EPJ-system fungerer som normalt.
IKT-avdelingen bekrefter at kommunens EPJ-system er utilgjengelig, inkludert tilgang til pasientjournaler, legemiddellister, pleieplaner, og vedtak. Årsaken er foreløpig ukjent. Det er usikkert hvor lang tid gjenoppretting vil ta.
Helse- og omsorgstjenestene må gå over på manuelle løsninger.
Spørsmål til diskusjon. Bruk disse i alle fasene i øvelsen:
- Hvordan påvirker denne hendelsen oss? Hva kan konsekvensene bli?
- Hva er vår rolle og vårt ansvar i denne situasjonen?
- Hvilke tiltak skal vi sette inn?
- Hvilke ressurser er tilgjengelige internt? Hvem andre kan vi be om bistand fra?
- Hvilke oppgaver må vi fortsette å gjøre? Hvilke oppgaver kan vi prioritere ned?
- Hvem har myndighet til å beslutte hva vi skal gjøre, hva vi skal prioritere og hva vi ikke skal prioritere?
- Hvem trenger vi å samarbeide med og samordne oss med?
- Hvordan fanger vi opp hva innbyggerne, egne ansatte og andre målgrupper trenger av informasjon? Hvordan når vi ut med informasjon? Hva er innholdet i informasjonen?
- Hvordan identifiserer og ivaretar vi særskilt utsatte grupper?
Gode råd – del 1
- Sørg for rask overgang til kjente manuelle rutiner.
- Søk støtte fra leverandør(er) og Helse- og kommuneCERT tidlig.
- Vurder behov for å skjerme informasjon om hendelsen for innsyn.
- Dokumenter beslutninger og avvik fortløpende.
- Dokumenter erfaringer.
Del 2
Utover dagen blir det klart at EPJ-systemet ikke vil være tilgjengelig før tidligst neste dag. Kommunen har begrenset tilgang til opplysninger om pasienter, legemiddelhåndtering og vedtak. Blant de viktigste manglene er informasjon om pasientenes diagnoser, pleiebehov, pårørende, hjemmeboende sine adresser og kontaktinformasjon.
Ansatte i tjenestene rapporterer om økt tidsbruk, fare for feil og usikkerhet rundt hvem som har ansvar for hvilke pasienter. Det oppstår spørsmål om hvordan endringer i helsetilstand skal dokumenteres, hvordan medisinutdeling skal håndteres og hvordan informasjon skal deles mellom tjenester.
Rykter på sosiale medier antyder at kommunen kan være utsatt for dataangrep. Media tar kontakt og ber om kommentarer.
Gode råd – del 2
- Prioriter tjenester og pasientgrupper med høyest risiko.
- Gi tydelige føringer for manuell journalføring og informasjonsdeling.
- Kartlegg tidlig om kritisk pasientinformasjon og medikamentoversikt kan deles fra andre som ikke er berørt av hendelsen, for eksempel fastleger og apotek.
- Ha tidlig dialog med leverandør, statsforvalter og eventuelt nasjonale myndigheter. Vurder behov for å skjerme informasjon for innsyn.
- Varsle Datatilsynet og berørte.
- Lytt til innbyggere, brukere, pårørende og egne ansatte. Gi oppdatert informasjon og konkrete råd.
- Dokumenter erfaringer.
Avslutning, evaluering og forbedring
Vi håper dere nå har hatt noen spennende og oppklarende diskusjoner, og at øvelsen var nyttig.
Etter diskusjonsøvelsen anbefaler vi å gjøre en evaluering.
Bruk enkle spørsmål:
- Hva har vi lært? Hva er vi gode på? Hva kan vi bli bedre på?
- Hva trenger vi å gjøre om på, eller få på plass?
- Er det noe vi trenger å diskutere og avklare nærmere internt hos oss eller sammen med andre?
Følg opp øvelsen:
- Hva skal vi prioritere å gjøre? Hva er viktigst? Hvem følger opp? Når?
- Bør vi, for eksempel:
- Endre på risiko- og sårbarhetsanalysene våre?
- Gjøre om på noe i beredskapsplanene, tiltakskort eller rutiner?
- Gjøre noe for å styrke vår kapasitet og kompetanse?
- Bør vi dele våre erfaringer med andre i og utenfor egen organisasjon, og bør vi eventuelt gjennomgå hvordan vi samhandler med andre før og under slike hendelser?
Hvis du har tilbakemeldinger på øvelsen, gode diskusjonsøvelser du ønsker å dele med oss, eller innspill til andre temaer som vi bør lage øvelser for, ta gjerne kontakt med Helsedirektoratet på: beredskapsverktoy@helsedir.no