Beredskapsøvelse – akutt bemanningssvikt i helse- og omsorgstjenesten

Diskusjonsøvelse – akutt bemanningssvikt

Øvelsen tar utgangspunkt i en situasjon der kommunen rammes av omfattende og rask bemanningssvikt i helse‑ og omsorgstjenesten. Samtidig øker etterspørselen etter helse‑ og omsorgstjenester betydelig. Årsaken er en intens influensaepidemi.

Scenarioet er lagt opp for å gi deltakerne anledning til å diskutere prioriteringer, styring, samhandling, kommunikasjon og etiske dilemmaer når personellmangel truer forsvarlig tjenesteyting.

Øvelsen vil vise nytten av å ha planer for økt kapasitet i fastlegetjenesten, legevakt, i hjemmetjenesten og på sykehjem. Øvelsen vil også vise nytten av å ha beskrevet og øvd på prioritering.

Scenario

Det er midt i januar. Influensasesongen har vært uvanlig kraftig, og helsemyndighetene rapporterer om mange syke i hele regionen. Kommunen har allerede hatt høyere sykefravær hos ansatte enn normalt de siste ukene.

Del 1

Det er onsdag morgen. I løpet av de siste 48 timene har sykefraværet i helse‑ og omsorgstjenesten økt kraftig. Fastlegekontorene melder om betydelig økning i pasienthenvendelser, legevakten rapporterer om sprengt kapasitet og sykehuset varsler om press på sengeplasser.

Situasjonen forsterkes av høyt fravær i andre kommunale tjenester og hos private leverandører.

Spørsmål til diskusjon. Bruk disse i alle fasene i øvelsen:

Gode råd – del 1

• Sørg for god rutine for å innhente informasjon som er nødvendig for å få oversikt.
• Etabler felles situasjonsforståelse og vurder tiltak basert på informasjon:
  • press på tjenestene
  • tilgjengelige ressurser
  • samarbeid med helseforetak, nabokommuner, frivillige organisasjoner og statsforvalteren
  • behov for prioriteringer
• Avklar roller, ansvar og beslutningsmyndighet. Støtt dere på beredskapsplanene.
• Lytt til innbyggere, brukere, pårørende og egne ansatte. Gi oppdatert informasjon og konkrete råd.
• Tenk både på kortsiktige og langsiktige konsekvenser.
• Dokumenter erfaringer. 

Del 2: Eskalering dag 2

Torsdag morgen viser oversikten over bemanning:

• Om lag 40 % sykefravær i hjemmetjenesten og ved enkelte sykehjem.
• Betydelig sykefravær i natt‑ og helgebemanning i helsetjenesten.
• Legen som skulle hatt legevakt, er syk.
• 25 % av fastlegene er syke.
• Begrenset tilgang på vikarer, også via bemanningsbyråer.
• Flere enhetsledere er syke.

Samtidig øker behovet for tjenester:

• Flere hjemmeboende eldre er syke og trenger ekstra oppfølging.
• Økning i antall utskrivningsklare pasienter fra sykehus.
• Økende mengde spørsmål og henvendelser fra pårørende og bekymringsmeldinger.

Gode råd – del 2

• Gi tydelige råd om smittevern, både til befolkningen og til de som arbeider i tjenesten.
• Prioriter tiltak for å sikre at kommunen ivaretar akutte hendelser og tjenester som ikke kan vente. Bruk det som finnes av beslutningsstøtte for prioritering.
• Vurder hvilke tjenester som kan reduseres og hvem som kan omdisponeres. Dokumenter begrunnelsen i logg eller egne dokumenter.
• Bruk beredskapsplanen. Bruk samarbeidsavtaler. Bruk kommunens plan for mobilisering av helsepersonell.
• Informer om endringer i tjenestetilbud.
• Ta vare på personell som står i ekstraordinær belastning.
• Dokumenter erfaringer. 

Del 3: Kritisk fase (dag 3–4)

Situasjonen forverres ytterligere:

• Dere klarer ikke å dekke vakante vakter.
• Bruk av overtid og utvidede vakter øker.
• Det er økende slitasje og uro blant ansatte.
• Sykehjemmene vurderer å stenge plasser og samle pasienter.
• Hjemmetjenesten varsler at de reduserer tjenester til laveste forsvarlige nivå.

Kommunens administrasjon mottar mange henvendelser fra:

• Enhetsledere som etterspør tydelige føringer.
• Pårørende og media som stiller spørsmål ved forsvarlighet.
• Ansatte som etterspør støtte og avklaringer.

Gode råd – del 3

• Vær tydelig og samordnet i informasjon til innbyggerne og egne ansatte, tenk på hvilke grupper det er spesielt viktig å nå, og hvordan dere når dem.
• Sikre lederstøtte og avlastning der mulig.
• Vurder muligheten for å be Statsforvalteren om bistand.
• Vurder om det har oppstått noen etiske dilemmaer knyttet til prioritering av tjenester.
• Dokumenter erfaringer.

Del 4: Langvarig krise - dag 5 og videre

Influensaaktiviteten avtar ikke vesentlig. Sykefraværet er fortsatt høyt, og kommunen må planlegge for videre drift under ekstraordinære forhold.

Mulige konsekvenser dere bør vurdere:

• Risiko for svikt i grunnleggende pleie.
• Redusert oppfølging av utsatte pasientgrupper. 
• Økt belastning på pårørende og frivillige.

Gode råd – del 4

• Gjennomgå beredskapsplanene regelmessig. Prioriter tiltak som kan sikre utholdenhet over tid.
• Identifiser tiltak som kan bidra til normalisering og begrense ytterligere eskalering.

Avslutning, evaluering og forbedring

Vi håper dere nå har hatt noen spennende og oppklarende diskusjoner, og at øvelsen var nyttig. 

Etter diskusjonsøvelsen anbefaler vi å gjøre en evaluering.

Bruk enkle spørsmål:

• Hva har vi lært? Hva er vi gode på? Hva kan vi bli bedre på? 

• Hva trenger vi å gjøre om på, eller få på plass?

• Er det noe vi trenger å diskutere og avklare nærmere internt hos oss eller sammen med andre?

Følg opp øvelsen:

• Hva skal vi prioritere å gjøre? Hva er viktigst? Hvem følger opp? Når?

• Bør vi, for eksempel:
  • Endre på risiko- og sårbarhetsanalysene våre?
  • Gjøre om på noe i beredskapsplanene, tiltakskort eller rutiner?
  • Gjøre noe for å styrke vår kapasitet og kompetanse?

• Bør vi dele våre erfaringer med andre i og utenfor egen organisasjon, og bør vi eventuelt gjennomgå hvordan vi samhandler med andre før og under slike hendelser?

Hvis du har tilbakemeldinger på øvelsen, gode diskusjonsøvelser du ønsker å dele med oss, eller innspill til andre temaer som vi bør lage øvelser for, ta gjerne kontakt med Helsedirektoratet på: beredskapsverktoy@helsedir.no